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公司固定资产管理与核算规范

第一章适用范围与职责分工

一、适用范围

本规范适用于公司所有固定资产的全生命周期管理，包括但不限于机器设备、办公设备、运输工具、房屋建筑物、电子设备等（单位价值在2000元以上且使用年限超过1年的资产）。资产管理部门、财务部门、使用部门及公司管理层均需遵循本规范执行。

二、职责分工

行政部门：负责固定资产的采购统筹、实物登记、标签管理、日常维护协调、盘点组织及处置申请发起。

财务部门：负责固定资产的会计核算、原值确认、折旧计提、价值评估、台账数据核对及处置财务核销。

使用部门：负责本部门资产的日常保管、合理使用、维护保养、转移报备及报废申请提交。

管理层：负责重大资产购置（单笔超10万元）、处置（账面净值超5万元）的审批，监督规范执行情况。

第二章固定资产全生命周期管理流程

一、资产购置与入账阶段

步骤1：需求提出

使用部门根据业务需求填写《固定资产购置申请表》，注明资产名称、规格、数量、预估单价、用途及预算来源，部门负责人*签字确认后提交行政部门。

步骤2：预算与审批

行政部门汇总各部门需求，核对年度预算，报财务部门审核预算合规性；单笔购置金额超5万元的，需由总经理审批；超10万元的，需提交董事会审批。

步骤3：采购执行

行政部门根据审批结果实施采购：

通用办公设备（如电脑、打印机）可通过集中采购平台招标；

专用设备需组织技术部门*进行参数审核，采用定向采购或竞争性谈判；

采购合同需明确质保期、售后服务及资产权属条款。

步骤4：验收入库

资产到货后，由行政部门牵头，组织使用部门、技术部门*（如涉及）共同验收：

核对资产型号、数量、配置是否与合同一致；

检验设备功能，出具《固定资产验收单》；

验收合格后，行政部门粘贴资产标签（标签包含资产编号、名称、入库日期），登记《固定资产实物台账》。

步骤5：财务入账

财务部门收到《固定资产验收单》、采购发票及合同复印件后，在5个工作日内完成账务处理：

确认资产原值（含买价、运输费、安装费等合理支出）；

按类别确定折旧年限（如电子设备3年、机器设备5年、房屋建筑物20年）；

建立固定资产电子台账，同步更新至公司总账系统。

二、日常使用与维护阶段

步骤1：责任到人

使用部门需指定专人作为资产责任人，在《固定资产使用责任书》签字，明保证管责任；资产转移使用时（如部门内部调动或跨部门调拨），需提交《固定资产转移申请表》，经行政部门更新台账后生效。

步骤2：日常维护

资产责任人需定期清洁、检查，保证设备正常运行；出现故障时，及时联系行政部门协调维修，维修费用计入当期损益（单次维修费超资产原值20%的，需报财务部门备案）。

步骤3：状态管理

行政部门每月更新资产状态（“在用”“闲置”“维修中”“待处置”等），对闲置资产超过3个月的，协调内部调拨或出租（出租需签订租赁合同，收入计入其他业务收入）。

三、盘点与清查阶段

步骤1：制定计划

行政部门于每年12月编制《固定资产盘点计划》，明确盘点范围、时间、分组及人员（每组至少2人，1人盘点、1人复核），提前3个工作日通知各部门。

步骤2：实地盘点

各部门配合盘点组核对资产实物与台账：

逐项扫描资产标签，记录编号、名称、存放地点；

检查资产状态（如是否损坏、部件缺失）；

对账实不符的资产，填写《固定资产盘点差异表》，注明差异原因（如盘盈、盘亏、毁损）。

步骤3：差异处理

盘点结束后5个工作日内，行政部门汇总差异表，会同财务部门分析原因：

盘盈：需核查是否属外单位赠与、未入账资产，经总经理*审批后，按重置价值入账；

盘亏：由使用部门出具说明，行政部门核查责任，报管理层审批后，财务部门进行账务核销；

毁损：需技术部门*鉴定是否可修复，修复费用计入当期损益，无法修复的按处置流程处理。

步骤4：报告与更新

行政部门编制《固定资产盘点报告》，报管理层*审批后，更新《固定资产实物台账》及电子台账，保证账实、账账、账卡一致。

四、处置与核销阶段

步骤1：处置申请

资产达到使用年限、技术淘汰或毁损无法修复时，使用部门提交《固定资产处置申请表》，注明资产信息、处置原因、预估残值，部门负责人*签字。

步骤2：技术鉴定与评估

行政部门组织技术部门*、财务部门对资产进行鉴定：

对报废资产，确认是否完全丧失使用价值；

对拟转让资产，委托第三方评估机构*出具评估报告（单笔账面净值超2万元的需评估）。

步骤3：分级审批

根据处置价值履行审批程序：

账面净值≤2万元：由行政部门负责人、财务部门负责人联合审批；

2万元＜账面净值≤5万元：报总经理*审批；

账面净值＞5万元：提交董事会*审批。

步骤4：处置执行

审批通过后，行政部门按以下方式处置：

报废：交由合规回收机构处理，留存回收证明；

转让：通过公开拍卖、协议转让等方式，保证价格公允；

捐赠：需经总经理*