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行政工作计划书撰写指南标准流程化制作手册

一、引言

行政工作计划书是行政部门明确目标、统筹资源、协调推进工作的重要工具，其撰写质量直接影响行政效率与执行效果。本手册旨在通过标准化流程化指导，帮助行政人员快速掌握计划书撰写方法，保证计划内容全面、逻辑清晰、可操作性强，为行政工作的有序开展提供规范支撑。

二、应用场景

本手册适用于各类组织（企业、事业单位、机关等）行政部门的日常计划撰写，具体场景包括但不限于：

年度/季度/月度工作计划：如年度行政重点工作规划、季度后勤保障计划、月度办公环境维护计划；

专项工作计划：如大型会议组织方案、办公设备采购与安装计划、企业文化活动执行方案；

临时性任务计划：如突发公共卫生事件应急响应计划、办公区域临时改造方案；

部门协同计划：与人力资源、财务、业务部门联合制定的跨部门行政支持计划（如员工入职行政流程优化计划）。

三、标准撰写流程

（一）前期准备：明确需求与基础信息

调研与需求收集

与上级领导沟通，确认行政工作的核心目标（如“提升办公效率”“降低行政成本”“优化员工体验”）；

与各业务部门对接，收集行政支持需求（如会议室使用频次、办公用品采购清单、员工对后勤服务的反馈）；

分析历史数据（如过去半年会议组织耗时、办公用品消耗量、投诉热点问题），识别改进方向。

确定计划周期与范围

明确计划时间跨度（年度计划需分解为季度目标，月度计划需细化至周任务）；

-界定工作范围（如“2024年Q3行政后勤计划”涵盖办公环境维护、会务服务、固定资产管理三大模块）。

组建撰写小组

由行政部负责人*担任组长，统筹计划方向；

核心执行人员（如会务专员、后勤主管、资产管理员）参与，保证任务可落地；

必要时邀请财务部、人力资源部人员协同，保障资源需求合理。

（二）目标设定：遵循SMART原则

目标需具体、可衡量、可实现、相关性、时限性，避免模糊表述（如“加强会议管理”）。

示例：

原目标：“优化会议服务”；

SMART目标：“2024年Q3内，将平均会议准备时长从2小时缩短至1.5小时，会议设备故障率从5%降至2%，员工会议服务满意度survey评分达到90分以上”。

（三）任务分解：逐级拆解至可执行动作

将整体目标拆解为具体任务，明确“做什么、谁来做、怎么做”。

操作步骤：

按工作模块分类（如会务服务、后勤保障、资产管理）；

每个模块拆解核心任务（如会务服务分解为“会议室预约管理”“设备调试”“茶水供应”）；

细化任务动作（如“设备调试”需明确“会前1小时检查投影仪、麦克风电源，测试网络连接”）；

分配责任人（如“会议室预约管理”由会务专员负责，“设备调试”由后勤主管负责）。

（四）资源配置：保障人力、物力、财力到位

根据任务需求，合理配置资源，避免计划“纸上谈兵”。

人力资源：列出任务所需人员及分工（如“大型会议需2名会务专员负责签到，1名后勤人员负责茶歇”）；

物力资源：明确物资清单（如“办公设备采购计划需列出打印机型号、数量，及供应商名称”）；

财力资源：编制预算明细（如“Q3行政预算：会议服务5万元，办公用品2万元，设备维护1.5万元”），需符合财务制度要求。

（五）时间规划：制定进度节点与交付物

通过时间轴明确任务起止时间及关键交付成果，保证进度可控。

常用工具：甘特图、周/月度时间表。

示例（月度计划部分）：

任务名称

负责人

起止时间

交付物

关键节点

办公用品清点

资产管理员*

9月1日-9月5日

办公用品库存清单

完成库存盘点

中秋活动策划

文化专员*

9月10日-9月15日

活动方案（含流程、预算）

方案提交行政部负责人*审批

办公区绿植维护

后勤主管*

9月每周五

绿植养护记录

每月提交存活率报告

（六）风险评估：预判问题与制定应对措施

识别执行过程中可能存在的风险，提前制定预案，降低不确定性影响。

示例：

风险点

可能性（高/中/低）

影响程度（高/中/低）

应对措施

责任人

会议室设备突发故障

中

高

备用设备（投影仪、麦克风）存放于前台，每周检查1次

后勤主管*

办公用品供应商延迟供货

低

中

提前15天下单，同步备选供应商名单

采购专员*

（七）审核修订：保证计划严谨性与可行性

内部审核：撰写小组内部交叉检查，重点核对目标一致性、资源匹配度、时间合理性；

上级审批：提交行政部负责人*审核，确认是否符合部门年度目标及公司战略；

修订完善：根据审核意见调整内容（如预算超标需压缩非必要支出，任务分工不明确需细化责任人），最终形成定稿。

四、参考模板

行政工作计划书（模板）

一、基本信息

计划名称

2024年Q3行政工作计划

编制部门

行政部

计划周期

2024年7月1日-2024年9月30日

负责人

*（行政部经理）

编制日期

2024年6月25日

审核人

*（分管副总经理）

二、目标概述