会议记录与行动计划清单.docVIP

适用场景：哪些会议需要这份工具

无论是项目启动会、周例会、问题复盘会，还是跨部门协作会，只要会议需要形成明确的结论、分配具体任务并跟踪执行进度，这份“会议记录与行动计划清单”工具都能发挥作用。它尤其适用于以下场景：需要多人协作推进的任务、涉及多环节流程的决策、需要长期跟踪的待办事项，以及希望通过结构化记录避免信息遗漏或责任模糊的会议。

操作指南：从会前到会后的全流程

一、会前准备：让会议更有方向

明确会议目标：提前与主持人确认会议核心目的（如“确定项目里程碑”“解决问题”“明确下一阶段分工”），避免讨论偏离主题。

通知参会人员：通过会议通知同步目标、议程、所需材料（如数据报告、方案草案），提醒相关人员提前准备。

准备工具模板：提前打印或打开电子版“会议记录表”与“行动计划清单”，熟悉表格字段，方便会中快速填写。

二、会中记录：关键信息不遗漏

记录基础信息：在“会议记录表”中填写会议主题、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因），保证可追溯。

跟踪议程进展：按议程顺序记录讨论内容：重点标注各方观点分歧、共识点，关键数据（如“预算需控制在20万以内”“客户反馈问题解决率需达90%”），以及临时新增的议题。

提炼决议与待办：对会议结论（决议）逐条记录，明确“决议内容”“依据”（如“基于数据”“一致同意”）；对需执行的任务，同步记录在“待办事项”栏，初步标注“负责人”“截止时间”（如“完成产品原型设计—*小明—3月15日”）。

三、会后整理：让行动落地有保障

核对与补充记录：会后2小时内整理会议记录，重点核对决议与待办事项是否准确（如负责人姓名、截止时间是否与会中一致），补充模糊的讨论细节（如“需优化登录流程”补充为“简化登录验证步骤，支持手机号一键登录”）。

分配任务并明确标准：在“行动计划清单”中细化任务：填写“任务描述”（明确“做什么”）、“协作人”（如需）、“优先级”（高/中/低，按紧急/重要性排序）、“备注”（如“需技术部支持接口对接”）。

同步与归档：将会议记录与行动计划清单同步给所有参会人员，抄送相关干系人（如项目领导、协作部门），并通过邮件或共享文档归档，标题格式建议为“【会议记录】会议。

工具模板：会议记录表与行动计划清单

表1：会议记录表

会议主题

日期/时间

年月日时分—时分

地点

（如：会议室A/线上会议）

主持人

记录人

参会人员

（含姓名：、、*等）

缺席人员

（姓名及原因：*赵六—因公出差）

会议议程

1.议题一：项目进度汇报2.议题二：问题解决方案讨论3.议题三：下一阶段任务分工

核心讨论内容

议题一：-：当前开发完成60%，测试环节延期2天（因测试环境故障）-：需协调运维部3月12日前修复环境议题二：-争议点：是否采用A方案（成本低，周期长）或B方案（周期短，成本高）-共识：优先B方案，客户可接受10%成本溢价

会议决议

1.同意采用B方案解决问题，由负责3月13日前提交详细方案2.运维部需在3月12日前完成测试环境修复，负责跟进3.项目整体里程碑不变，但测试环节需压缩至3天内完成

待办事项（初步）

1.完成B方案详细方案——3月13日2.跟进测试环境修复——3月12日

下一步计划

3月14日召开方案评审会，确认B方案细节

附件

（如：项目进度表、A/B方案对比文档）

表2：行动计划清单

任务编号

任务名称

任务描述

关联会议/议题

负责人

协作人

截止日期

优先级

完成状态

实际完成时间

备注01

B方案详细方案制定

明确B方案实施步骤、资源需求、风险点

议题二

*

*赵六

2024-03-13

高

未开始

—

需包含成本明细02

测试环境故障修复跟进

确认环境修复进度，记录修复结果

议题一

*

*孙七

2024-03-12

高

进行中

—

修复后需发送测试报告03

测试环节计划调整

重新制定测试流程，保证3天内完成

议题一

*

*周八

2024-03-14

中

未开始

—

需协调测试人员加班支持

关键提醒：使用时需注意的细节

记录客观简洁：避免主观评价（如“*的方案不靠谱”），聚焦事实与结论，减少冗余描述，保证不同人员阅读后理解一致。

行动项“三明确”：每个任务必须明确“做什么”（任务描述具体，如“优化登录流程”而非“推进登录优化”）、“谁做”（避免“相关负责人”等模糊表述）、“何时做”（截止日期精确到日，必要时标注具体时间）。

及时同步与跟踪：会后24小时内务必分发记录与清单，避免信息滞后；可通过周会或每日站会同步任务进展，对逾期任务提前预警（如截止日前2天提醒负责人）。

定期回顾更新：每月或每项目阶段末，回顾行动计划清单完成情况，分析未完成原因（如资源