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采购步骤管理制度

一、总则

为提升企业采购效率，明确岗位职责，有效率降低采购成本，满足企业对优质资源需求，深入规范采购步骤，加强和各部门之间配合，特制订本制度。

1.物料采购部门归属划分：

（1）生产原材料、固定资产采购：由采购部门负责办理；

（2）日常办公用具和超市物品采购：由综合管理部负责办理；

（3）对于关键物品采购，必需时由总经理指派专员或指定部门办理采购。

2.采购工作应以降低成本为目标，规范进、出货步骤，做到人员合理分工和定位，经过标准化、简单化、专业化工作为企业提升经营效益。

二、采购业务步骤

采购业务步骤图：

三、申请采购

1.需求部门依据生产经营需要向采购部门提出物资需求，根据要求格式填写对应请购单。

2.请购单应该根据要求格式填写完整、清楚，由企业领导审核同意后报采购部。

3.按企业实际需求，请购单关键分为以下几类：

（1）《A类物品请购单》：关键用于采购固定资产（１０００元以上或同一物品累计金额为１０００元以上为固定资产）。具体包含：模具、加工设备、试验设备、量具、办公设备、家俱等。

（2）《B类物品请购单》：关键用于采购原材料及外协件。原材料具体包含：漆包线、高温线、绝缘漆、热缩管、绝缘套管、胶水等；外协件具体包含：定子铁芯、转子铁芯、骨架、包装盒、包装袋、缓冲包装盒等。

（3）《C类物品请购单》：关键用于采购易耗物品及工具。具体包含：注焊剂、锡块、融漆剂、防锈漆、工具、工作服等

（4）《D类物品请购单》：关键用于采购行政办公用具及超市用具等。

（5）《E类物品请购单》：可用于采购其它类特殊物品。

4.需求部门在请购单巡签完成后提报采购部，应要求采购部签字接收。需求部门留一份作为备份，以供查询查对。

5.遇紧急物资，企业领导不在情况下，能够采取邮件方法先行请示，取得同意后提报采购部。签字确定手续能够后补。

6.请购单接收注意事项：

（1）采购部门在接收请购单时应检验请购单填写是否根据要求填写完整清楚，检验请购单是否经过领导审批；

（2）接收请购单时应遵照无计划不采购，名称规格等不完整清楚不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压物资不采购标准；

（3）检验仓库该物资是否有库存；

（4）对于不符合要求和撤销请购物资应立即通知请购部门。

7.采购部门依据各部门上报需求计划进行汇总，平衡现有库存物资，统筹安排采购计划。

8.请购单更改和补充应以书面形式由企业领导签字后报采购部门。

9.对于提报采购应根据采购人员分工和岗位职责进行分工处理。

10.对于紧急请购项目应优先处理。

四、询价、比价及议价

1.询价时应认真审阅请购单名称、规格、数量等，了解图纸及其技术要求，碰到问题应立即和请购部门沟通。

2.属于相同类型或属性近似产品应整理、归类集中打包采购。

3.全部采购项目上必需向生产厂家或服务商直接询价，标准能不经过其代理或多种中介机构询价。

4.对于请购部门需求物资或设备如有成本较低替换品能够推荐采购替换品。

5.碰到关键物资、项目或预估单次采购金额大于10万采购情况，询价前应先向企业相关领导汇报拟邀请报价或投标单位基础情况。

6.询价时对于相同规格和技术要求应对不一样品牌进行询价。

7.除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目能够自行采购；单次采购金额或预算金额在1万元以上全部项目全部应要求有最少两家以上供给商参与比价；单次采购金额预算价格在10万元以上项目应由采购部组织招标，企业相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在100万元以上项目由企业领导决定是否委托第三方机构代理招标。

8.比价采购或招标采购所邀请单位均应含有一定资质和实力，含有提供或完成我企业所需物资和项目标能力。

9.比价采购或招标采购应确定完整询价表。

10.询价后填写《采购比价汇报单》，以书面或邮件方法报请企业领导指示。

11.对厂商供给能力，交货时间及产品或服务质量进行确定。

12.对于合格供给商价格水平进行市场分析，是否其价格最低，所报价格综合条件愈加突出。

13.收到供给单位第一次报价或进行开标后应向企业领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。

14.关键项目应经过一定方法对于目标单位实力，资质进行验证和审查，如经过进行实地考察了解供给商各方面实力等。

15.参考目标或理想中标价格和拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件深入谈判。

16.比价、议价汇总前应汇报企业相关领导，取得同意后方可汇总。

17.比价、议价结果汇总应完整列出报价、交货期、付款方法及其它价格条件、列出拟选择单位及选择理由，根据一定次序逐一审核。

18.如比价、议价结果未经过企业领导审核应进行修改或重新处理。

五、协议签署

1.协议是当事双方之间设置、变更、终止民事关系协议。依法成立协议，受法律保护。