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供应商信息收集标准化工具使用指南
一、适用场景与目标
在企业采购管理、供应商准入评估、年度合作复盘等环节，需系统化收集供应商基础信息、资质文件、服务能力等关键数据，以保证供应商信息的完整性、准确性和规范性。本工具适用于采购部门、供应商管理团队及相关业务负责人，旨在通过标准化流程提升信息收集效率，降低合作风险，为后续供应商筛选、谈判及合作管理提供可靠依据。
二、标准化操作流程
（一）前期准备：明确需求与分工
确定收集范围：根据合作类型（如原材料采购、服务外包、工程合作等），明确需收集的信息模块（如基础资质、生产能力、财务状况、服务案例等），避免冗余或遗漏。
组建专项小组：由采购经理担任组长，成员包括质量专员、法务专员及需求部门对接人，分工明确（如质量专员负责资质文件审核，法务专员负责合规性检查）。
制定时间节点：设定信息收集截止日期（如“供应商需在收到通知后5个工作日内提交资料”），并同步至各相关方。
（二）信息收集：多渠道并行，保证全面
发放收集模板：通过企业内部系统或邮件向目标供应商发送标准化信息收集模板（见第三部分），明确填写要求（如“资质文件需加盖公章”“财务数据需为近三年审计报告”）。
补充资料提报：对于模板未覆盖但合作必需的信息（如特殊行业许可、定制化服务方案），要求供应商以附件形式补充，并注明“补充资料-X”。
进度跟踪：专项小组每周汇总提交进度，对未按时反馈的供应商，由采购专员*进行电话或邮件提醒，保证信息收集无遗漏。
（三）资料审核：分层核验，把控质量
形式审核：由采购专员*初步检查资料完整性（如是否填写所有必填项、文件是否盖章、日期是否在有效期内），对缺失项标记“需补充”并反馈给供应商。
实质审核：
资质文件：由质量专员*核验原件与扫描件一致性，检查营业执照、行业许可证等是否在有效期内，是否存在异常经营记录；
服务能力：由需求部门对接人*评估供应商过往案例、技术方案是否满足项目需求；
合规性：由法务专员*审查供应商是否存在法律纠纷、失信记录等风险。
审核结果反馈：审核通过后，由采购经理*签字确认；不通过的，明确整改意见并要求供应商在3个工作日内重新提交。
（四）信息录入与归档：标准化存储，便于调用
系统录入：将审核通过的信息录入企业供应商管理系统，字段与模板保持一致（如“统一社会信用代码”“法定代表人”等），保证数据结构统一。
分类归档：按“供应商类型-合作阶段-审核状态”分类存储电子资料（如“原材料供应商-准入审核-已通过”），纸质资料由档案管理员*统一存入供应商档案库，标注编号（如“GS-2024-001”）。
动态更新：对于合作期间变更的信息（如联系方式、资质更新），要求供应商提前30日提交书面说明，专项小组复核后更新档案，保证信息时效性。
三、供应商信息收集模板表格
模块
字段名称
填写要求
示例
基本信息
供应商全称
与营业执照一致，填写全称
科技有限公司
统一社会信用代码
18位信用代码，填写完整法定代表人
填写正确姓名，不可用“负责人”代替
注册地址
填写详细地址，精确到门牌号
北京市海淀区路号大厦5层
联系人及职务
明确对接人姓名及职务，保证可联系
/采购经理
联系方式/邮箱
填写常用联系方式，保证畅通
X/lisixx
资质文件
营业执照
霓加盖公章，扫描件清晰，有效期覆盖合作期
见附件1
行业特殊许可证（如适用）
如食品生产许可证、ISO9001认证等，需注明有效期
见附件2（有效期至2025年12月31日）
近三年审计报告
需经第三方审计机构出具，包含资产负债表、利润表
见附件3、4、5
产品/服务信息
主营产品/服务类型
列明核心业务，可补充说明优势领域
电子元器件研发与生产
年产能/服务能力
定量描述（如“年产电阻1000万只”“可同时承接3个项目”）
年产电容500万颗
质量认证体系
如ISO14001、IATF16949等，注明认证编号及有效期
ISO14001认证（编号：）
合作历史
主要合作客户（近三年）
列出3-5家知名客户，可附合作证明（如合同首页）
电子、通讯
合作项目案例
简述1-2个典型案例，说明项目规模、合作周期及成果
2023年为通讯提供电容组件，交付合格率99.9%
合作满意度评价（如有）
可附合作方书面反馈或内部评分
客户反馈：交付及时，质量稳定
财务状况
年营业额（近三年）
填写具体数值，单位为“万元人民币”
2022年：5000万；2023年：6500万
净利润率（近三年）
百分比形式，如“5.2%”
2023年：6.8%
银行资信等级
如AA级、AAA级，需附银行证明
中国农业银行AA级
其他说明
优势与不足
供应商自行填写核心竞争力及待改进方面
优势：研发能力强；不足：产能扩张中
特殊声明
如是否存在关联交易、诉讼记录等，需如实说
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