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文档编写规范及格式排版标准工具模板
一、规范应用范围与典型场景
本规范适用于企业内部各类正式文档的编写与排版，包括但不限于技术文档（如系统设计说明书、API接口文档）、项目文档（如立项报告、结项报告）、管理文档（如SOP流程手册、会议纪要）、培训材料（如用户手册、操作指南）等。
典型应用场景包括：
跨部门协作时统一文档格式，保证信息传递一致性；
项目交付时提供标准化文档，提升专业度与可读性；
企业知识库建设时规范文档结构，便于长期检索与复用；
新员工入职培训时明确文档编写要求，缩短上手周期。
二、文档编写全流程操作指南
（一）明确文档类型与核心目标
确定文档类型：根据文档用途（如技术说明、流程指引、成果汇报）选择对应的模板框架（参考“三、标准化文档结构模板”）。
梳理核心目标：清晰定义文档需解决的问题（如“指导新用户完成系统配置”或“汇报Q3项目成果”），保证内容始终围绕核心目标展开，避免信息冗余。
识别受众群体：明确文档读者（如技术人员、业务人员、管理层），调整内容深度与表达方式（例如技术文档需包含详细参数，管理文档侧重结论与建议）。
（二）搭建文档结构框架
参考标准模板：根据文档类型选择对应模板（如技术文档采用“引言-主体-附录”结构，会议纪要采用“基本信息-议程-讨论内容-行动项”结构），保证逻辑层级清晰。
划分章节层级：使用“章-节-条-款”四级编号体系（如“1→1.1→1.1.1→1.1.1.1”），避免层级过深（建议不超过四级）。
定义章节内容：明确各章节核心内容（例如“引言”需包含背景、目的、范围；“主体”需按模块/流程分节说明），保证章节间逻辑连贯（如“问题-分析-解决方案”递进结构）。
（三）内容撰写规范
数据与事实准确性：
数据需标注来源（如“根据2023年Q3销售数据统计”），避免模糊表述（如“约”“左右”）；
技术参数、流程步骤等关键信息需经复核，保证无歧义（如“’保存’按钮（路径：系统设置→基础配置）而非“保存按钮”）。
语言表达规范：
使用书面语，避免口语化、情绪化表达（如用“建议”替代“我觉得”，用“导致”替代“搞得”）；
术语统一：全文专业术语需保持一致（如“用户端”不混用“客户端”，“接口”不混用“通道”），首次出现时标注英文全称（如“轻量级目录访问协议（LDAP）”）。
图表与公式规范：
图表需有编号（如图1、表1）和标题（“图1系统架构图”“表1用户权限配置表”），图表内文字清晰可辨（建议宋体五号）；
公式需用公式编辑器录入，编号右对齐（如“(1)”），公式中变量需在章节开头统一说明。
（四）格式排版标准
页面设置：
页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（便于装订）；
页眉页脚：页眉左侧写文档名称（如“系统操作手册”），右侧写章节标题（如“1系统概述”），页脚居中插入页码（格式“-X-”）。
字体与段落：
章标题（黑体三号加粗，居中）、节标题（黑体四号加粗，左对齐）、条标题（楷体_GB2312四号加粗，左对齐）；
宋体小四，1.5倍行距，首行缩进2字符，段前段后间距0.5行；
代码/命令：等线Consolas小五，单倍行距，背景色浅灰（便于区分）。
特殊元素格式：
列表：有序列表用“1.→（1）→①”格式，无序列表用“●→○→□”格式，列表项文字左对齐，首行缩进一致；
超：文档内用蓝色字体加下划线，标注明确名称（如“详见3.2章节”），避免使用“这里”等模糊表述。
（五）审核与修订
三级审核流程：
初稿自审：编写人对照规范检查结构完整性、数据准确性、格式一致性；
交叉复核：由项目负责人或领域专家审核内容逻辑与技术细节（如技术文档需经技术负责人*工复核）；
终审确认：由部门负责人审核文档合规性与适用性（如管理文档需经部门经理*工签字确认）。
版本控制：
文档命名规则：“文档类型-项目名称-版本号-日期”（如“技术说明书-系统-V2.0）；
修订记录：在文档末尾添加“修订历史表”，记录版本号、修订日期、修订人、修订内容（示例见表3）。
三、标准化文档结构模板与格式参数表
（一）通用文档结构模板（以技术说明书为例）
章节编号
章节名称
内容说明
格式要求
示例
1
引言
文档背景、目的、适用范围、术语定义
章标题黑体三号居中
1引言
1.1
文档背景
系统开发背景、解决的问题、行业现状
节标题黑体四号左对齐
1.1文档背景：本系统旨在解决业务中数据分散、效率低下的痛点
1.2
术语定义
全文专业术语解释（中英文对照）
宋体小四
1.2术语定义：API（ApplicationProgrammingInterface，应用程序接口）
2
系统概述
系统功能目标、架构图、技术栈
架构图需带编号与标题
2系统概述
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