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采购申请与审批流程模板便捷高效版

一、适用范围与应用场景

二、流程操作步骤详解

第一步：需求发起与申请单填写

发起人：采购需求部门员工（如行政专员、生产主管等）。

操作内容：

登录企业采购管理系统或填写纸质《采购申请单》，明确以下核心信息：

采购物品/服务名称、规格型号、数量、技术参数（如适用）；

预估单价、总价及预算科目（如“办公费”“设备购置费”）；

采购用途、期望交付时间、供应商偏好（如指定品牌或要求比价）；

附件：如报价单、需求说明、技术图纸等（大额采购需提供至少3家供应商比价表）。

确认信息无误后，提交至部门负责人审核。

第二步：部门负责人初审

审核人：需求部门负责人（如部门经理）。

审核重点：

采购需求的合理性（是否为工作必需，是否存在替代方案）；

预算是否在部门年度预算范围内，是否需调整预算分配；

采购规格、数量是否符合实际工作需求，避免过度采购。

操作结果：审核通过后流转至财务部门；驳回时需注明原因，发起人修改后重新提交。

第三步：财务部门预算与合规性审核

审核人：财务主管或预算专员。

审核重点：

预算余额是否充足，是否需启动预算调整流程；

采购内容是否符合企业财务制度（如是否属于固定资产、是否需税务合规）；

大额采购（如超过5000元）需复核比价附件的完整性与价格合理性。

操作结果：审核通过后流转至分管领导；预算不足或合规性问题时驳回，并反馈调整建议。

第四步：分管领导终审（按金额分级审批）

审批人：根据采购金额分级确定，例如：

金额≤5000元：部门负责人+财务主管双审即可；

5000元＜金额≤20000元：分管副总审批；

金额＞20000元：总经理审批。

审批重点：

采购事项的战略匹配度（如是否支持年度工作目标）；

大额投资的必要性与风险控制（如设备采购需评估利用率）。

操作结果：审批通过后采购任务，流转至采购部门；驳回时需明确书面意见。

第五步：采购执行与进度跟踪

执行部门：采购部（或行政部，根据企业架构）。

操作内容：

根据审批通过的申请单，联系供应商确认订单细节（交货期、付款方式、售后条款等）；

紧急采购（如48小时内需交付）可优先处理，同步保留审批记录；

采购完成后，将订单号、供应商信息、预计交付时间反馈至需求部门。

第六步：验收与结果反馈

验收人：需求部门员工+采购部共同参与。

操作内容：

物品/服务送达后，需求部门对照申请单核对规格、数量、质量，填写《验收单》；

验收合格后，采购部整理发票（合规票据）、验收单、审批单等资料，提交财务部门付款；

验收不合格时，采购部负责与供应商协商退换货，流程重新启动。

三、采购申请单模板

基本信息

采购详情

审批流程

备注

申请单号：______________

物品/服务名称：______________

部门审核人：______________

附件清单：____________

申请日期：______年__月__日

规格型号/技术参数：__________

审核意见：________________

申请人：*__________

数量：______________________

签字：____________________

需求部门：*__________

预估单价（元）：_____________

财务审核人：______________

联系方式：*__________

预估总价（元）：_____________

审核意见：________________

紧急程度（□一般□紧急）：

预算科目：__________________

签字：____________________

采购用途：__________________

分管领导审批人：__________

供应商信息（可选）：_________

审批意见：________________

期望交付时间：______________

签字：____________________

四、使用提示与注意事项

信息准确性：申请单中采购名称、规格、数量等信息需与实际需求一致，避免因信息错误导致采购延误或资源浪费；预估金额需尽可能贴近实际，偏差超过10%时需重新说明原因。

预算控制：发起前需确认部门预算余额，超预算采购需提前提交《预算调整申请》，避免流程中断。

审批时限：各环节审核人需在2个工作日内完成审批（紧急采购可缩短至24小时），逾期未反馈视为默认通过。

附件规范：金额≥3000元的采购需提供供应商报价单，≥10000元需提供至少3家比价记录，服务类采购需附需求说明书或合同草案。

特殊情况处理：

紧急采购（如生产突发故障需立即更换设备）：可先口头沟通采购部，后24小时内补全审批流程；

重复采购（如月度办公用品）：可按月度汇总申请，简化单次审批环节，提高效率。

流程追溯：所有审批记录、验收单、