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采购流程标准化操作手册全面指导版

一、手册概述与适用范围

本手册旨在规范企业采购全流程操作，保证采购活动合规、高效、透明，适用于企业各部门日常采购业务、专项采购项目及新员工采购岗位培训。涵盖从需求提报到付款结算的全环节，为采购参与人员（需求部门、采购部、财务部、仓库等）提供统一操作指引，保障采购物资/服务满足生产经营需求，同时控制采购成本与风险。

二、采购全流程操作步骤说明

（一）需求发起与确认

操作主体：需求部门经办人、部门负责人、采购专员

操作内容：

需求提报：需求部门根据实际工作需要（如生产物料、办公用品、设备采购等），填写《采购需求申请表》（详见模板一），明确物资名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算金额、用途、期望到货日期等信息。

需求初审：部门负责人对需求的合理性、必要性及预算匹配性进行审核，确认无误后签字批准，提交至采购部。

需求复核：采购专员对接需求部门，对需求细节（如技术参数是否清晰、数量是否合理、预算是否符合公司标准）进行复核，必要时组织需求部门、技术部门（如需）召开需求沟通会，明确采购标准。

输出物：《采购需求申请表》（部门负责人签字版）

（二）采购审批流程

操作主体：需求部门、采购部、财务部、相关分管领导

操作内容：

审批路径确定：根据采购金额及物资类型，按公司权限分级审批（示例，具体以公司制度为准）：

金额≤5000元：需求部门负责人→采购专员→采购经理*

5000元＜金额≤50000元：需求部门负责人→采购专员→采购经理→财务部→分管副总

金额＞50000元：需求部门负责人→采购专员→采购经理→财务部→分管副总→总经理*

审批执行：审批人需在《采购需求申请表》签署明确意见（“同意”“驳回补充说明”“不同意”），驳回时需注明原因，由需求部门修改后重新提报。

审批存档：采购专员收集完整审批流程的《采购需求申请表》，扫描存档电子版，原件交采购部档案管理员留存。

输出物：完成全部审批流程的《采购需求申请表》

（三）供应商选择与管理

操作主体：采购专员、采购经理*、供应商评估小组（可选）

操作内容：

供应商寻源：采购专员根据采购需求，通过公司合格供应商库、公开招标、行业推荐、电商平台等渠道筛选潜在供应商，优先选择长期合作信誉良好的供应商。

供应商资质审核：对潜在供应商的营业执照、相关资质证书（如行业许可证、ISO认证等）、生产能力、质量体系、供货周期、售后服务等进行审核，填写《供应商资质评估表》（详见模板二）。

比价/议价：对于金额≥10000元的采购项目，至少邀请3家合格供应商提供报价，通过货比价（同等质量比价格、同等价格比服务、同等服务比信誉）确定候选供应商，必要时组织现场考察。

供应商确定：采购专员汇总比价结果、资质审核意见，形成《供应商选择报告》，按审批权限报采购经理*、分管领导审批后，确定最终合作供应商。

输出物：《供应商资质评估表》《供应商选择报告》

（四）订单执行与跟踪

操作主体：采购专员、供应商

操作内容：

订单制作：采购专员根据审批通过的《采购需求申请表》及确定的供应商信息，制作《采购订单》（详见模板三），明确订单编号、供应商信息、物资名称规格型号、数量、单价、总价、交货日期、交货地点、付款方式、质量标准、违约责任等条款，经采购经理*审核后盖章生效。

订单下达：采购专员将盖章后的《采购订单》扫描件发送至供应商，并电话确认供应商收到订单及理解条款要求，要求供应商在规定时间内回复订单确认函。

订单跟踪：采购专员定期（如每周/每3天）与供应商沟通订单生产/备货进度，确认是否能按期交货；如遇可能延期情况，供应商需提前3个工作日书面通知，采购专员及时与需求部门沟通，协商解决方案（如调整交期、更换供应商等）。

输出物：《采购订单》（盖章版）、供应商订单确认函

（五）到货验收与入库

操作主体：需求部门、仓库管理员、采购专员、质量检验员（如需）

操作内容

到货通知：供应商按订单约定送达物资后，采购专员提前1个工作日通知需求部门、仓库及质检部门（如需）做好验收准备。

现场验收：

数量核对：仓库管理员核对送货单数量与《采购订单》数量是否一致，如不符，当场与送货人员确认并记录差异。

质量检验：需求部门（或质检部门）按订单约定的质量标准对物资进行检验（如外观、功能、参数等），必要时可送第三方检测机构检测，填写《物资验收单》（详见模板四），明确“合格”“不合格”或“让步接收”意见。

问题处理：如验收不合格，采购专员需在2个工作日内联系供应商协商退/换货事宜，明确责任及处理时限；如“让步接收”，需需求部门负责人书面签字确认。

入库登记：验收合格后，仓库管理员在《物资验收单》签字确认，及时办理入库手续，更新库存台账，并将入库信息同步至财务部及需求部门。

输出物：《物资验收单》（合格签字版）、供应商送货单

（六）付