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销售合同评审及签订标准化流程工具

一、适用场景与触发条件

本工具适用于企业销售业务中各类合同的规范化管理，具体场景包括但不限于：

新客户首次合作：与未建立合作关系的客户签订销售合同时需通过完整评审流程保证条款合规；

老客户续签或订单增量：合作周期届满续签、或单笔订单金额超过预设阈值（如10万元）时，需重新评审合同关键条款；

特殊条款合同：涉及定制化产品、长周期交付、分期付款、知识产权归属等复杂条款的合同；

跨区域/事业部合作：由不同区域或事业部负责的销售合同，需协调多方评审意见；

客户主动提出的重大条款变更：如付款方式、交付时间、违约责任等核心条款与原约定不一致时。

二、标准化操作流程详解

阶段一：需求确认与合同发起

需求方提报

销售代表（销售代表姓名）与客户达成合作意向后，填写《合同需求提报表》（见模板1），明确客户信息、产品/服务明细、数量、单价、交付时间、付款方式等核心要素，并附客户资质文件（如营业执照复印件、法人授权委托书等）。

提报表需经销售部门负责人（销售负责人姓名）审批通过，确认需求符合公司销售策略及资源匹配情况。

合同模板选定

根据合作类型（如标准产品销售、定制化服务、框架协议等），从公司《合同模板库》中选取对应模板，禁止使用未经法务部门审核的自制模板。

若客户提供的合同文本需作为谈判基础，需提前提交法务部门（法务专员姓名）进行合规性初筛。

阶段二：合同起草与内部评审

合同起草

销售代表根据《合同需求提报表》及选定模板，填写合同，保证以下信息准确无误：

双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）；

产品/服务描述、规格型号、数量、单价、总金额（大小写一致）；

交付时间、地点、方式及验收标准；

付款节点（如预付款、到货款、尾款比例及支付时限）、账户信息；

违约责任、争议解决方式（优先约定公司所在地法院诉讼）、保密条款等。

起草完成后，销售代表需自查合同条款与需求一致性，保证无遗漏或矛盾。

内部多部门评审

销售代表将合同初稿及《合同需求提报表》提交至评审小组，评审成员包括：

法务部门：审核条款合法性、合规性，重点排查歧义条款、法律风险（如违约责任是否明确、知识产权归属是否清晰）；

财务部门：审核付款方式、信用政策、税务处理（如发票类型、税率）是否符合公司财务制度，评估客户信用风险；

业务部门：审核交付能力、技术参数、服务标准是否满足客户需求，确认资源匹配度；

供应链部门（如涉及产品交付）：审核生产周期、物流安排、库存情况是否支持合同交付时间。

各评审部门需在2个工作日内完成评审，填写《合同评审表》（见模板2），明确“同意”“修改后同意”或“不同意”的结论，并附具体修改意见。

意见汇总与修改

销售代表汇总各部门评审意见，与客户沟通修改合同条款，形成《合同修改记录》（见模板3），明确修改点、修改原因及双方确认结果。

若存在重大分歧（如客户坚持修改违约责任、付款条件等），需提交销售负责人（销售负责人姓名）及法务部门（法务负责人姓名）协调解决，必要时上报分管领导（分管领导姓名）决策。

阶段三：客户沟通与最终确认

合同文本定稿

内部评审意见全部落实后，销售代表向客户发送最终版合同文本，并附《合同评审表》及《合同修改记录》，说明合同已通过公司内部合规审核，请客户确认盖章。

客户签约与回传

客户完成合同盖章后，销售代表需在1个工作日内收回合同原件（至少一式两份，客户与公司各执一份），并通过公司OA系统扫描件，同步更新《合同台账》（见模板4）。

若客户为异地签约，可先获取盖章页扫描件确认，要求原件在5个工作日内寄达公司，避免因原件缺失影响后续执行。

阶段四：合同归档与执行跟踪

归档管理

销售代表将合同原件、附件（如订单、技术协议、评审记录等）提交至档案管理部门（档案管理员姓名），由档案员按“客户名称+合同编号+签订日期”规则编号归档，保证合同完整、可追溯。

执行跟踪

合同生效后，销售代表需同步更新《合同执行跟踪表》（见模板5），标注关键节点（如预付款到账时间、生产启动时间、发货时间、验收时间等），并定期与客户及内部相关部门（如供应链、财务）沟通进度，保证按约履行。

若出现履约异常（如客户延迟付款、交付延迟等），销售代表需及时上报部门负责人，启动风险应对流程，必要时通过法务部门协商解决。

三、核心工具模板清单

模板1：合同需求提报表

项目

内容

客户名称

统一社会信用代码

合作类型

□标准产品□定制服务□框架协议□其他

产品/服务明细

（名称、规格型号、数量、单价、总金额）

交付要求

时间：______地点：______方式：______验收标准：______

付款要求

□预付_%□到货付_%□验收后付____%□分期付款（说明节点）

客户特殊需求

（如定制化条款、保密要求、知识产权等）

销售代表