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企业客户资料收集与维护模板

一、适用业务场景

销售初期客户信息采集：通过初次接洽、商务谈判等场景，系统化收集客户基础信息与需求背景，为合作建立基础档案；

日常客户关系维护：定期更新客户动态信息，如组织架构调整、业务需求变化、关键联系人变动等，保证客户数据的时效性；

业务合作深化支持：为产品定制、服务升级、续约谈判等场景提供客户历史数据与需求洞察，提升合作精准度；

客户分层与价值分析：基于资料中的业务规模、合作深度、增长潜力等维度，对客户进行分级管理，优化资源配置。

二、标准化操作流程

（一）前期准备：明确收集范围与责任分工

定义核心字段：根据业务类型（如B2B产品销售、服务外包、解决方案提供等），明确必须收集的客户信息维度（基础信息、联系人、业务合作、组织架构等），避免信息冗余或缺失；

准备收集工具：配置标准化信息表（见第三部分）、客户关系管理（CRM）系统或在线协作表单，保证信息录入结构化；

分配角色职责：

销售代表：负责初次客户信息采集与基础资料填写；

客户成功经理：负责合作期间客户动态更新与需求记录；

数据管理员：负责信息审核、归档与权限管理。

（二）客户资料收集：分阶段精准采集

初次收集（合作意向阶段）：

渠道：通过客户拜访、商务洽谈、行业展会、推荐介绍等场景获取；

内容：重点采集企业基础信息（名称、统一社会信用代码、所属行业、注册地址等）、关键联系人信息（姓名、职位、部门、联系方式（仅限内部工作账号，如企业/钉钉账号））、初步需求（意向合作产品/服务、预算范围、期望合作周期等）；

要求：保证信息来源可追溯（如注明“客户自述”“官网公开信息”），关键信息（如企业名称、信用代码）需与营业执照等证明文件核对一致。

补充收集（合作洽谈/签约阶段）：

渠道：通过需求调研问卷、合同信息同步、内部业务评审会等场景获取；

内容：补充业务合作细节（具体合作项目/产品、服务标准、合同金额、付款方式、服务对接人）、客户组织架构（决策链、各部门负责人、审批流程）、特殊需求（如定制化功能、交付时效要求等）；

要求：与客户方指定对接人（如采购经理、项目负责人）确认信息准确性，避免因理解偏差导致资料失真。

（三）信息录入与审核：保证数据标准化

规范录入格式：

文本类信息：统一使用中文简体，避免错别字（如“有限公司”不能简写为“有限”）；

日期类信息：采用“YYYY-MM-DD”格式（如“2023-10-01”）；

行业分类：参照国家统计局《国民经济行业分类》（GB/T4754）标准填写；

联系人角色：明确标注“决策人（如总经理）”“影响人（如技术主管）”“采购人（如采购经理）”等。

多级审核机制：

一审：信息录入人自查，保证必填项无遗漏、关键信息逻辑自洽（如“成立时间”早于“合作起始时间”）；

二审：部门负责人（如销售总监）复核，重点核对客户需求与业务匹配度；

三审：数据管理员终审，检查格式规范性、信息完整性，并通过CRM系统标记“已审核”状态。

（四）定期维护与动态更新：保障数据时效性

维护周期：

活跃客户：每月更新一次（重点更新合作进展、需求变化、联系人变动）；

沉默客户：每季度更新一次（尝试通过电话、邮件等方式获取最新动态）；

长期未合作客户：每半年更新一次（核实企业存续状态、经营状况）。

更新触发条件：

客户主动反馈：如更换对接人、调整业务需求、组织架构调整等；

内部业务节点：如合同续签、项目交付、售后问题处理等；

外部信息监测：通过企业信用信息公示系统、行业新闻等渠道发觉客户重大变动（如股权变更、司法诉讼等）。

更新记录要求：

在CRM系统中记录“更新时间”“更新内容”“信息来源”（如“客户成功经理*于2023-11-01通过电话更新对接人信息”）；

对涉及关键信息变更（如统一社会信用代码、法人代表）的，需留存客户提供的变更证明材料扫描件（如新的营业执照）。

（五）异常情况处理：建立问题响应机制

信息缺失：若客户资料中存在必填项空白（如“注册资本”“联系人职位”），需在3个工作日内通过客户沟通或公开渠道补充，逾期未补充的标记为“待完善”；

信息冲突：若不同来源信息存在矛盾（如官网地址与客户提供的注册地址不一致），需以客户最新书面确认信息为准，并在系统中备注冲突原因及核实过程；

客户流失：若确认客户终止合作，需在系统中更新“合作状态”为“终止”，并记录终止原因（如“合同到期未续约”“竞争对手替代”），保留该客户档案至少2年用于业务复盘。

三、企业客户资料信息表

信息类别

信息项

填写规范

示例

基础信息

客户全称

与营业执照一致，包含“有限公司”等后缀

科技有限公司

统一社会信用代码

18位字符，字母大写所属行业

参照GB/T4754标准，二级分类

软件和信息技术服务业

成立时间

YYYY-MM-DD格式

2015