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企业采购审批流程与采购单模板工具

一、适用场景与业务背景

本工具适用于企业各类采购业务场景，涵盖日常运营物资采购（如办公用品、设备耗材）、项目专项采购（如研发材料、工程设备）、紧急采购补充（如生产突发故障所需零部件）等。通过标准化审批流程与统一模板，明确各环节职责，保证采购合规、高效，同时实现成本可控与流程可追溯，适用于中小型及大型企业的采购管理部门、需求部门及相关审批人员。

二、流程步骤详解

需求发起与申请单填写

操作主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部）

操作内容：

需求部门根据实际业务需求（如新员工入职需采购办公椅、生产车间需补充原材料），填写《企业采购申请单》（模板见第三部分），详细说明采购物品名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途及紧急程度（如“常规采购”“紧急采购”）。

附件需附上《采购需求说明》（含需求背景、技术参数要求等），若涉及固定资产采购，需附《固定资产采购评估表》（含使用年限、维护成本分析）。

输出物：《企业采购申请单》及附件材料。

部门负责人初审

操作主体：需求部门负责人（如行政部经理、生产部主管）

操作内容：

需求部门负责人审核采购需求的合理性（如是否为必要采购、数量是否匹配实际工作量）、预算是否符合部门年度预算额度。

审核通过后，在《企业采购申请单》“部门负责人审批意见”栏签字确认，并注明“同意初审”；若审核不通过，需注明驳回原因（如“超预算”“需求描述不清晰”），退回需求部门修改。

时效要求：常规采购需在1个工作日内完成审核，紧急采购需在4小时内完成。

财务部预算与合规性审核

操作主体：财务部专员及财务负责人

操作内容：

财务部专员核对采购申请单中的预算金额是否与财务系统预算科目匹配，检查是否有超预算情况（若超预算，需求部门需提交《预算调整申请表》附后）。

审核采购物品的税务处理方式（如是否涉及增值税专用发票）、付款条件是否符合企业财务制度（如预付款比例、账期）。

财务负责人确认无误后，在“财务部审核意见”栏签字，并加盖财务专用章；若发觉合规风险（如供应商资质不全、付款条款不合理），需提出修改意见并暂停流程。

输出物：审核通过的《企业采购申请单》（含财务审核意见）。

分级审批与最终签批

操作主体：根据采购金额划分审批权限（示例）：

金额≤5000元：部门负责人+财务负责人审批；

5000元＜金额≤50000元：部门负责人+财务负责人+分管副总审批；

金额＞50000元：部门负责人+财务负责人+分管副总+总经理审批。

操作内容：

审批人重点审核采购的必要性、成本效益及与企业战略的匹配性（如大宗采购是否影响现金流）。

审批通过后，在对应审批栏签字并注明“同意采购”；若审批驳回，需明确理由（如“非必需品”“成本过高”），流程终止并退回需求部门。

采购执行与供应商对接

操作主体：采购部

操作内容：

采购部收到审批通过的《企业采购申请单》后，根据需求部门的技术参数要求，从“合格供应商名录”中选择至少3家供应商进行比价（紧急采购可简化为1-2家比价），填写《供应商比价记录表》附后。

确定供应商后，与供应商签订《采购合同》（若金额≥10000元），明确交货时间、质量标准、验收方式、付款条款等，并将合同复印件交财务部备案。

通知供应商按时发货，并跟踪物流进度，保证物品按期送达。

物品验收与入库登记

操作主体：需求部门+仓库管理员

操作内容：

物品送达后，需求部门与仓库管理员共同开箱验收，核对物品名称、规格型号、数量是否与采购申请单一致，检查外观是否完好、功能是否符合技术参数要求。

验收合格后，填写《物品验收单》（需双方签字确认），并将物品办理入库手续，仓库管理员更新库存台账；若验收不合格（如数量短缺、质量问题），需在24小时内通知采购部联系供应商退换货，并记录《不合格品处理报告》。

付款结算与档案归档

操作主体：财务部+采购部

操作内容：

采购部凭审批通过的《企业采购申请单》《物品验收单》《采购合同》及供应商开具的合规付款凭证（如付款申请单、收据），向财务部申请付款。

财务部审核无误后，按合同约定安排付款（如银行转账、电汇），并在付款后3个工作日内将付款凭证复印件交采购部。

采购部将《企业采购申请单》《采购合同》《物品验收单》《供应商比价记录表》等资料整理归档，保存期限不少于3年，以备审计或追溯。

三、采购申请单模板说明

字段名称

填写要求

采购申请单号

自动（格式：CG-YYYYMMDD-X，如C001）

申请部门

需求部门全称（如“行政部”“生产一部”）

申请人

需求部门具体经办人姓名（用“”代替，如“张”）

联系方式

办公电话或内部通讯号（如“*”）

采购日期

申请提交的日期（格式：YYYY-MM-DD）

需求部门

与“申请部门”一致，若为跨部门需求，需注明主要需求部门

采购