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中小企业进销存管理系统需求文档

一、引言

1.1文档目的

本需求文档旨在清晰、准确地定义一套面向中小企业的进销存管理系统（以下简称“系统”）所需实现的各项功能与非功能需求。其目的是为系统的设计、开发、测试和验收提供依据，确保最终交付的系统能够满足企业日常运营中对采购、销售、库存及相关财务管理的核心诉求，提升运营效率，降低管理成本，并为企业决策提供数据支持。

1.2背景

在当前竞争日益激烈的市场环境下，中小企业面临着提升管理效率、优化资源配置的迫切需求。传统的手工记账或依赖简单电子表格的进销存管理方式，往往存在数据滞后、信息孤岛、统计困难、易出错等问题，难以适应业务快速发展的需要。一套功能实用、操作简便、成本适宜的进销存管理系统，能够帮助企业实现业务流程的规范化、数据的实时化和管理的精细化，从而增强企业的核心竞争力。

1.3目标用户

本系统的主要用户为中小企业内部与进销存业务相关的各类人员，包括但不限于：

*采购人员：负责采购计划、订单管理、供应商管理等。

*销售人员：负责客户管理、销售订单、发货管理等。

*仓库管理人员：负责库存商品的入库、出库、盘点、库存预警等。

*财务人员：负责与采购、销售相关的应收应付款管理、成本核算等（注：此处财务功能以进销存业务相关的基础财务处理为主，不涵盖复杂的财务总账体系）。

*企业管理人员：通过系统提供的报表数据，掌握企业运营状况，进行决策分析。

1.4项目范围

本系统聚焦于中小企业的核心进销存业务流程，主要包括：

*采购管理（含供应商管理）

*销售管理（含客户管理）

*库存管理

*基础数据管理（商品、客户、供应商等）

*统计报表与简单的数据分析

*系统管理（用户、权限、日志等）

系统暂不包含复杂的生产管理、MRP运算、全面预算管理等深度ERP功能。

二、总体业务流程

中小企业的进销存核心业务流程通常如下：

1.采购流程：根据销售需求或库存预警生成采购计划-向供应商下达采购订单-供应商发货-企业验收入库-财务付款。

2.销售流程：接收客户询价/订单-确认库存-下达销售订单-仓库发货-财务收款。

3.库存管理流程：商品入库登记-库存保管-商品出库登记-定期或不定期盘点-库存调整与预警。

系统需围绕以上核心流程，实现数据的顺畅流转和各环节的有效管控。

三、功能需求

3.1基础数据管理

基础数据是系统运行的基石，需保证其准确性和完整性。

3.1.1商品管理

*支持商品信息的新增、修改、查询、禁用/启用功能。

*商品信息应包含：商品编码（可手动或自动生成，支持条码/RFID关联）、商品名称、规格型号、计量单位、所属类别、默认供应商、采购单价、销售单价、成本计价方式（如移动加权平均）、最低库存预警、最高库存预警、商品图片等。

*支持商品分类管理，可多级分类。

*支持商品信息的导入导出功能。

3.1.2客户管理

*支持客户信息的新增、修改、查询、禁用功能。

*客户信息应包含：客户编码、客户名称、联系人、联系电话、电子邮箱、所属地区、详细地址、客户类型、结算方式、信用额度、欠款上限、备注等。

*支持客户的分级或分类管理。

*支持客户历史交易记录的快速查询。

3.1.3供应商管理

*支持供应商信息的新增、修改、查询、禁用功能。

*供应商信息应包含：供应商编码、供应商名称、联系人、联系电话、电子邮箱、所属地区、详细地址、供应商品类、结算方式、付款条件、信用等级、备注等。

*支持对供应商的评估信息进行记录（如交货及时性、产品质量等）。

3.1.4仓库管理

*支持多仓库/多货位管理模式（适用于有多个存储地点的企业）。

*仓库信息包含：仓库编码、仓库名称、负责人、联系电话、仓库地址、备注等。

*货位信息包含：所属仓库、货位编码、货位名称、货位类型等（若启用货位管理）。

3.1.5其他基础数据

*支持对计量单位（如个、件、箱）、结算方式（如现金、银行转账、承兑）、付款条件等基础数据的维护。

3.2采购管理

采购管理模块需实现从采购计划到入库付款的全流程跟踪。

3.2.1采购计划

*支持手动录入采购计划，或根据销售订单、库存预警自动生成采购建议。

*采购计划应包含：计划编号、计划日期、供应商（可多选或后续确定）、商品明细（商品、数量、预计单价、预计金额、预计到货日期）、计划状态（草稿、已审核、已执行、已取消）等。

*支持采购计划的审核流程。

*采购计划可转为采购订单。

3.2.2采购订单管理

*支持手动录入采购订单，或由采购计划生成。

*采购订单应包