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企业采购管理制度
前言
本制度旨在规范企业采购行为，保证采购活动的合规性、经济性与高效性，降低采购成本，防范采购风险，保障生产经营需求。本模板适用于各类中小型企业，涵盖日常办公用品、生产原料、设备采购、服务外包等全类型采购场景，企业可根据自身行业特点与规模进行调整细化。
第一章总则
1.1目的与依据
为加强企业采购管理，优化资源配置，保证采购过程公开、公平、公正，依据《中华人民共和国采购法》《企业内部控制基本规范》及公司实际情况，制定本制度。
1.2适用范围
本制度适用于公司所有部门（含分支机构）的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。
1.3基本原则
需求导向：以生产经营需求为出发点，保证采购物品/服务的适用性与及时性；
成本控制：通过合理比价、集中采购等方式降低采购成本；
合规优先：严格遵守国家法律法规及公司内部流程，杜绝违规操作；
责任到人：明确各环节职责，保证采购可追溯、可监督。
第二章采购管理职责
2.1采购部门职责
负责制定和完善采购管理制度及流程；
汇总各部门采购需求，编制采购计划；
组织供应商开发、评估与管理；
执行采购订单，跟踪交期与质量；
协调处理采购异常问题（如延期、质量不符等）。
2.2需求部门职责
提交准确的采购需求（包括规格、数量、用途、时间要求等）；
参与采购物品/服务的验收确认；
配合采购部门进行供应商使用情况反馈。
2.3财务部门职责
审核采购预算与支付申请；
参与采购价格审核与合同财务条款评审；
负责采购款项的支付与账务处理。
2.4审批职责
根据采购金额与物品类型，分级设定审批权限（详见第三章“采购流程管理”）。
第三章采购流程管理
3.1需求提出与审批
操作步骤：
需求提报：需求部门填写《采购申请单》（表3.1-1），明确采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途、到货时间等信息，部门负责人签字确认。
需求审核：采购部门对需求的合理性（如数量、规格是否匹配实际需求）进行审核，必要时与技术部门共同确认技术参数。
预算复核：财务部门审核采购项目是否在预算范围内，超预算需求需提交公司管理层审批。
分级审批：根据采购金额（如≤5000元由部门负责人审批；5000-50000元由分管副总审批；＞50000元由总经理审批）完成最终审批。
3.2供应商选择与管理
操作步骤：
供应商开发：采购部门通过公开招标、邀请招标、询价比价（至少3家供应商）、战略合作等方式确定候选供应商。
供应商评估：从资质（营业执照、相关行业许可证）、生产能力、质量体系、价格水平、供货能力、售后服务等维度进行综合评估，填写《供应商评估表》（表3.2-1），合格供应商纳入《合格供应商名录》。
供应商动态管理：每半年对合作供应商进行复评，淘汰不合格供应商；对表现优秀的供应商可纳入战略合作伙伴名录。
3.3采购执行与合同签订
操作步骤：
订单下达：审批通过后，采购部门根据《合格供应商名录》向供应商下达《采购订单》（表3.3-1），明确交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。
合同签订：单次采购金额≥10000元或涉及长期合作的，需签订《采购合同》（表3.3-2），合同文本由采购部门拟定，法务部门审核（必要时），经双方签字盖章后生效。
3.4验收与入库
操作步骤：
到货通知：供应商送货到指定地点后，采购部门通知需求部门与质检部门（或指定验收人）共同验收。
实物验收：验收人员对照《采购订单》核对物品名称、规格、数量、外观质量等，必要时进行功能测试；填写《验收单》（表3.4-1），验收合格签字确认，不合格物品则启动退货或换货流程。
入库登记：验收合格物品由仓库办理入库手续，登记《入库台账》，采购部门留存验收单复印件作为结算依据。
3.5付款结算
操作步骤：
发票核对：供应商开具合规发票，采购部门核对发票信息与订单、验收单是否一致。
付款申请：采购部门填写《付款申请表》（表3.5-1），附采购订单、验收单、发票等凭证，按审批权限报财务部门及管理层审批。
款项支付：财务部门审批通过后，通过银行转账等方式支付款项，付款凭证归档保存。
第四章供应商管理
4.1供应商准入
供应商需提交以下资料：营业执照副本、相关行业资质证书（如ISO9001认证、3C认证等）、法定代表人身份证明、产品说明书/服务方案等，采购部门审核资料无误后安排实地考察（必要时），评估通过后录入《合格供应商名录》。
4.2供应商绩效评价
每半年对供应商进行绩效评价，评价指标包括：
质量指标：验收合格率、退货率；
交付指标：准时交货率、订单完成率；
服务指标：响应速度、问题解决效率；
价格指标：价格合理性、降价配合度。
根据评价结果将供应商分为A（优秀）、B（合格）、C（待改进）、D（淘汰）四级，C级供应商要求限期整改，
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