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企业日常报销费用审核模板指南

一、适用范围与常见应用场景

本模板适用于各类企业（含中小微企业、集团公司分支机构）的日常费用报销审核管理，覆盖员工因公支出后的费用报销全流程。常见应用场景包括：员工差旅费（交通、住宿、餐饮）、办公采购（文具、设备耗材）、业务招待（客户用餐、礼品）、市场推广（活动物料、宣传费）、通讯交通（话费、油票、打车费）等因公支出的合规性审核。通过标准化模板，可统一报销标准、提升审核效率，保证费用支出与业务需求匹配，同时符合企业财务内控要求。

二、报销审核全流程操作指南

步骤1：报销申请发起

员工在费用发生后5个工作日内，通过企业OA系统或线下填写《企业日常报销单》，同步整理相关票据。票据需满足“真实性、合法性、关联性”要求：发票需为税务监制正规发票（电子发票需打印并注明“已报销”），抬头需为公司全称，内容需与报销事由一致（如“差旅费”发票需附出差审批单，“招待费”需注明被招待单位及人员）。

步骤2：部门初审

员工将填写完整的报销单及票据提交至部门负责人（或直属上级）。部门负责人需重点审核：

报销事由是否与部门业务计划匹配，是否存在超预算支出；

票据是否齐全（如发票原件、行程单、验收单等），金额计算是否准确（如报销单中的“小计”“总计”是否与票据一致）；

报销人是否已按要求在票据上签字确认，附件清单是否与实际票据数量一致。

初审通过后，部门负责人在“部门审核意见”栏签字并注明日期；若不通过，需注明退回原因（如“票据不全”“事由不符”），反馈给员工补充修改。

步骤3：财务部门审核

初审通过的报销单及票据流转至财务部门，由财务专员（或报销审核岗）进行专业审核。审核要点包括：

票据合规性：发票真伪通过税务平台核验，发票抬头、税号、金额等信息无误，无涂改、伪造痕迹；

费用标准符合性：对照《企业费用报销管理办法》核对各项费用是否超标（如差旅住宿标准按职级划分，经理级以下住宿不超过300元/晚；招待费单次支出不超过1000元等）；

预算匹配度：检查该笔费用是否在部门年度预算内，超预算费用需提交额外说明及审批；

流程完整性：确认部门负责人已签字，附件齐全（如大额采购需附合同或验收报告），报销单填写无漏项（如日期、事由、金额等）。

审核通过后，财务专员在“财务审核意见”栏签字；若存在问题，标注具体原因（如“发票金额与报销单不符”“超标费用未附说明”）并退回员工。

步骤4：管理层审批

根据费用金额及企业审批权限划分，需提交至不同层级管理层审批：

日常小额费用（如单笔5000元以下）：由财务负责人审批；

中等金额费用（如5000-20000元）：需财务负责人+分管副总双签；

大额费用（如20000元以上）：需财务负责人+分管副总+总经理审批，必要时提交总经理办公会审议。

管理层重点审核支出的必要性、合理性及战略匹配性，审批通过后在“管理层审批意见”栏签字；若未通过，注明退回理由（如“业务非必要”“预算不足”）。

步骤5：报销款项支付与凭证归档

审批完成后，财务部门在3个工作日内通过银行转账或备用金形式支付报销款项，同时在报销单上标注“已支付”及支付日期。随后，财务专员将报销单、票据、审批表等资料按月整理，编号归档（如“2024年X月第X号”），保存期限不少于5年，以备审计或查询。

三、标准化报销单模板及填写说明

企业日常报销单

基本信息

填写内容

申请人

*某某（姓名）

所属部门

如：市场部、行政部

报销日期

YYYY年MM月DD日

报销周期

如：2024年3月1日-2024年3月31日（适用于周期性报销）

费用归属项目/部门

如：“Q2市场推广活动”“行政办公经费”（若涉及跨部门，需注明分摊比例）

费用明细

填写要求

日期

支费发生的具体日期（需与发票日期一致）

费用类别

□差旅费□办公费□招待费□交通费□通讯费□市场费□其他（请注明）

费用事由

简要说明支出用途（如：“北京客户洽谈差旅”“采购办公用A4纸”）

金额（元）

单笔费用金额（精确到小数点后两位）

发票号码

发票右上角“发票代码+发票号码”（电子发票需填写完整）

附件张数

本笔费用所附票据数量（如：交通费发票2张、行程单1张）

审批流程

签字/意见

部门负责人审核

签字：___________日期：___________意见：___________________________

财务审核

签字：___________日期：___________意见：___________________________

管理层审批（按权限）

签字：___________日期：___________意见：___________________________

其他说明

填写要求

备注栏

如：超预算说明、特殊情况说明（“此笔招待费因紧急客户需求，单次金额超标10