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(2025)合同档案管理制度文档(3篇)

合同档案管理制度文档一

一、总则

为加强公司合同档案管理，维护公司合法权益，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。本制度适用于公司及下属各部门在经营管理活动中签订的各类合同的档案管理工作。合同档案管理应遵循集中统一、分类管理、真实完整、安全保密、方便利用的原则。

二、合同档案管理部门及职责

公司综合管理部为合同档案的管理部门，负责合同档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作。其具体职责包括：制定和完善合同档案管理制度；指导和监督各部门合同档案的收集、整理工作；对合同档案进行分类、编号、装订和上架；建立合同档案检索工具，方便查询和利用；定期对合同档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整；按照规定对到期合同档案进行鉴定和销毁。各部门应指定专人负责本部门合同档案的收集、整理和移交工作，确保合同档案及时、准确地移交至综合管理部。

三、合同档案的收集

合同签订后，承办部门应在合同生效之日起[X]个工作日内，将合同原件及相关附件（包括但不限于合同审批表、授权委托书、补充协议、变更协议、终止协议、往来函件、会议纪要等）收集齐全，并填写《合同档案移交清单》，移交至综合管理部。合同档案应包括合同的正本、副本以及与合同签订、履行过程相关的所有文件资料。对于涉及公司商业秘密、技术秘密的合同，承办部门应在移交时注明密级，并采取相应的保密措施。

四、合同档案的整理

综合管理部收到合同档案后，应及时进行整理。整理工作包括分类、编号、装订等环节。合同档案按照合同类型进行分类，如买卖合同、租赁合同、服务合同、建设工程合同等。每类合同再按照签订时间顺序进行编号，编号应具有唯一性和连续性。合同档案应按照编号顺序进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。对于体积较大或数量较多的合同附件，可以单独装订，并在合同档案中注明附件的存放位置。

五、合同档案的保管

合同档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光等条件。档案库房应定期进行检查和维护，确保档案的安全。合同档案应按照分类和编号顺序上架存放，上架应整齐、有序，便于查找和管理。对于重要的合同档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。综合管理部应建立合同档案管理台账，记录合同档案的基本信息、借阅情况、保管期限等内容。台账应及时更新，确保信息的准确性和完整性。

六、合同档案的利用

公司内部各部门因工作需要查阅合同档案时，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到综合管理部办理查阅手续。查阅合同档案时，查阅人员应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、损毁、复制档案。如需复制合同档案，应经综合管理部负责人批准，并办理复制手续。复制件应注明“复制件”字样，并加盖档案管理专用章。公司外部单位或个人因工作需要查阅合同档案时，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，到综合管理部办理查阅手续。查阅过程应在档案管理人员的监督下进行。

七、合同档案的鉴定和销毁

综合管理部应定期对合同档案进行鉴定，鉴定工作应组织相关部门和人员进行。鉴定的内容包括合同档案的保存价值、保管期限等。对于保管期限已满且无保存价值的合同档案，应填写《合同档案销毁清册》，经公司领导批准后，进行销毁。销毁合同档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的安全和彻底。销毁后，监销人员应在《合同档案销毁清册》上签字确认，并将清册存档。

八、合同档案管理的监督和考核

公司应加强对合同档案管理工作的监督和检查，定期对各部门合同档案管理工作进行考核。考核内容包括合同档案的收集、整理、保管、利用等方面。对于在合同档案管理工作中表现突出的部门和个人，应给予表彰和奖励；对于违反合同档案管理制度的部门和个人，应给予批评和处罚。

九、附则

本制度自发布之日起施行，由综合管理部负责解释。公司原有合同档案管理制度与本制度不一致的，以本制度为准。

合同档案管理制度文档二

一、引言

合同档案是公司在经济活动中形成的重要历史记录，它不仅反映了公司的经营活动情况，也是维护公司合法权益的重要依据。为了加强公司合同档案的科学管理，提高合同档案的利用效率，特制定本合同档案管理制度。

二、合同档案管理的目标和原则

合同档案管理的目标是确保合同档案的完整、准确、系统和安全，为公司的经营决策、法律纠纷处理等提供有力的支持。合同档案管理应遵循以下原则：依法管理原则，严格遵守国家有关档案管理和合同管理的法律法规；集中统一原则，合同档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和一致性；分类管理原则，根据合同的性质、类型和用途进行分类管理，便于查找和利用；安全保密原则，采取必要的安全措施，确保合同档案的安全和保密。

三、合同档案管理部门及人员职责

公司设立专门的档案管理