采购流程及成本控制指南.docVIP

通用采购流程及成本控制指南

一、适用范围与应用场景

本指南适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“采购单位”）的日常采购活动，涵盖生产物资、办公用品、服务外包、设备采购等多品类采购场景。无论是常规批量采购、紧急零星采购，还是项目专项采购，均可通过本规范实现采购流程标准化、成本可控化，保证采购活动合规、高效、经济。特别适用于需建立规范化采购管理体系的企业、新设采购岗位的团队，或希望优化现有采购流程的管理者。

二、采购流程全环节操作指引

（一）需求确认与提报：明确采购目标

操作目标：保证采购需求真实、必要，且符合预算要求，从源头避免盲目采购。

责任主体：需求部门负责人、采购专员*

操作步骤：

需求发起：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》（见表1），详细说明采购品名、规格型号、数量、用途、期望交付时间、预算金额（含上限）及依据（如项目计划、消耗定额等）。

需求初审：部门负责人审核需求的合理性，重点确认“是否必须采购”“是否可替代（如内部调配、租赁等）”“预算是否符合公司规定”，签字确认后提交采购部门。

需求复核：采购专员*对接需求部门，确认技术参数、数量等细节是否明确，避免模糊描述（如“一批办公用品”需明确具体品类、数量）；同时核查历史采购数据，判断是否存在更优采购方案（如合并同类需求、调整采购批次）。

输出成果：《采购需求申请表》（含部门负责人、采购专员*签字确认）。

（二）供应商寻源与评估：建立合格供应商池

操作目标：筛选资质合规、价格合理、服务可靠的供应商，保证采购源头质量。

责任主体：采购专员*、技术部门（如需）、财务部门

操作步骤：

寻源渠道：根据采购品类特点，通过公开招标、询价采购、竞争性谈判、单一来源采购（适用唯一供应商情形）等方式寻找供应商；优先考虑公司《合格供应商名录》内供应商，新供应商需通过资质审查。

资质审查：要求供应商提供营业执照、相关行业资质（如ISO认证、3C认证等）、生产/经营许可证、过往业绩证明（如合同复印件）等，采购专员*核验原件并留存复印件，保证供应商具备履约能力。

样品/方案测试：对技术复杂或质量要求高的采购项（如设备、定制服务），可要求供应商提供样品或解决方案，由技术部门、使用部门联合测试，评估其是否符合需求。

供应商评估：从价格、质量、交期、服务、信誉等维度对供应商评分（见表2），建立动态供应商档案，定期更新（如每季度复核一次，淘汰评分低于阈值的供应商）。

输出成果：《供应商资质审查表》《供应商评估记录表》《合格供应商名录》。

（三）采购方式确定与执行：选择最优采购路径

操作目标：根据采购金额、紧急程度、市场行情等，选择合规且经济的采购方式，实现成本控制。

责任主体：采购专员、采购经理、财务部门

操作步骤：

采购方式选择：

公开招标：适用于预算金额较大（如≥50万元）、市场供应商充足的标准品采购，需通过指定媒体发布招标公告，遵循“公开、公平、公正”原则。

询价采购：适用于金额较小（如＜10万元）、规格标准的市场化采购，向至少3家合格供应商发出询价单，对比报价后选择最优供应商。

竞争性谈判：适用于技术复杂、需求不明确或需优化方案的采购，邀请2-3家供应商谈判，综合价格、技术等因素确定成交方。

单一来源：仅适用于唯一供应商（如专利产品、指定采购），需经采购经理*审批并说明理由。

价格谈判：对询价或招标结果，采购专员*与供应商就价格、付款方式、交货条款等进行谈判，争取批量折扣、账期优惠等成本节约空间。

订单：确定供应商后，签订采购订单（PO），明确品名、规格、数量、单价、总价、交货时间、地点、验收标准、违约责任等条款，订单需经采购经理*审批。

输出成果：《采购审批单》《采购订单》（含双方签字盖章）。

（四）合同签订与执行：规范权利义务

操作目标：通过书面合同明确双方权责，降低履约风险。

责任主体：采购专员、法务部门（如需）、采购经理

操作步骤：

合同起草：根据采购订单及谈判结果，起草采购合同，使用公司标准合同模板；非标合同需经法务部门审核，保证条款合法合规（如“不可抗力”“争议解决方式”等）。

合同审批：合同按审批流程流转，需求部门确认技术条款、财务部门确认价格及付款条件、采购经理*审核整体合规性，最终由授权领导签字盖章。

合同执行跟踪：采购专员*跟踪供应商生产/备货进度，保证按期交货；若遇延期风险，及时与供应商沟通，协调解决方案（如分批交付、调整交期），并通知需求部门。

输出成果：《采购合同》（正本双方各执一份，副本采购部门存档）。

（五）验收与入库：把控质量与数量关

操作目标：保证到货物资符合合同约定，避免不合格品流入使用环节。

责任主体：需求部门、仓库管理员、质检部门（如需）、采购专员*

操作步骤：

到货通知：供应商交货后，采购专员*通知需求部门、仓库及质检部门（如需）进行验