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会议管理标准化流程及会议记录模板

一、适用范围

二、标准化操作流程

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议必要性

提前评估议题是否必须通过会议解决，避免冗余会议；优先考虑通过邮件、即时通讯工具等轻量化方式沟通的内容，不安排线下/线上会议。

若确需召开会议，明确会议核心目标（如同步信息、决策事项、解决问题、分配任务等），保证目标单一且可达成。

制定会议方案

会议信息：明确会议名称（如“项目Q3进度推进会”）、时间（起止时间，精确到分钟）、地点（会议室名称/线上会议）、形式（线下/线上/混合）。

参会人员：根据会议目标确定主持人、核心发言嘉宾、决策层、执行层及相关协作部门人员，避免无关人员参会。

议程设计：按“重要性优先”原则排序议题，明确每个议题的讨论时长、负责人及预期产出（如“讨论方案可行性→决策是否推进→明确责任人及节点”）。

准备会议材料

提前3个工作日收集与议题相关的背景资料、数据报表、方案草案等，整理成清晰的会议包（含议程表、材料清单），通过企业内部系统或邮件发送给参会人员，要求提前审阅并反馈意见。

材料需标注重点（如加粗关键数据、标出待决策项），避免信息过载。

发出会议通知

提前2个工作日发送正式通知，内容需包含：会议名称、时间、地点/、议程、参会人员、会议目标、需提前准备的材料及反馈截止时间。

线上会议需附会议、密码及参会指南（如设备调试要求、静音规则等）；线下会议需标注会议室位置及设备支持情况（如投影仪、白板availability）。

（二）会中管理：聚焦目标，高效推进

签到与开场（5分钟内）

会议开始前10分钟开放签到（线上会议提前测试设备，保证音视频正常），主持人提前5分钟到场，检查材料、设备就绪情况。

准时开场，主持人简要说明会议目标、议程及时长规则，强调“先议程后讨论”“发言紧扣主题”原则，明确记录人（提前指定，负责记录关键信息、决议及行动项）。

按议程推进讨论

逐项进行议题讨论，主持人控制各环节时长：

背景介绍（5-10分钟）：由议题负责人简明扼要说明背景、现状及核心问题，避免冗长铺垫。

自由讨论（15-30分钟/议题）：鼓励参会人员发表意见，主持人引导发言顺序（如先执行层后决策层，先正方后反方），避免跑题或重复发言；对争议较大的议题，及时梳理分歧点，聚焦解决方案而非问题本身。

决策与总结（5分钟/议题）：主持人汇总讨论结果，明确决策结论（如“同意方案”“暂缓执行，需补充数据”），记录人同步记录决议内容及依据。

关键信息记录

记录人需实时记录：

各议题讨论的核心观点（标注发言人，如“*技术部主管：现有技术架构无法支撑3万并发，建议采用云服务方案”）；

决议事项（明确“是什么”“为什么”“谁确认”）；

行动项（任务描述、负责人、配合部门、完成时限，如“完成方案初稿→负责人市场部经理→配合部门设计部→完成时限：X月X日”）。

避免记录口语化表达，用简洁、客观的书面语，重要数据需核对准确性。

会议纪律控制

主持人全程把控会议节奏，对偏离议程、私下讨论或超时发言及时提醒；

要求参会人员将手机调至静音或震动，非紧急情况不接听电话；线上会议开启“静音”功能，发言时临时开启麦克风。

（三）会后跟进：闭环管理，保证落地

整理会议记录

会议结束后24小时内，记录人根据会议笔记整理正式会议纪要，内容需包含：

基本信息（会议名称、时间、地点/、主持人、记录人、参会人员、缺席人员及原因）；

会议议程及讨论摘要（按议题分点，突出关键观点）；

决议事项（列表呈现，注明决策依据）；

行动项（表格形式，明确任务、负责人、配合部门、完成时限、当前状态）；

附件（会议材料、签到表等）。

纪要需经主持人审核确认，保证信息准确、无遗漏后，于48小时内分发至所有参会人员及相关协作部门。

跟踪行动项进展

责任人需在行动项完成时限前1天反馈进展，未按时完成的需提前说明原因及预计完成时间；

主持人或会议组织者每周汇总行动项进展，在下次会议中优先通报，形成“计划-执行-检查-改进”闭环。

资料归档

将会议通知、议程、签到表、会议纪要、行动项跟踪表、相关材料等统一整理归档（电子档存入企业共享文件夹，标注“会议名称+日期”；纸质档按部门分类存放），保存期限不少于2年（重要会议可延长至3-5年）。

三、会议记录模板（示例）

会议纪要

一、会议基本信息

项目

内容

会议名称

产品2024年Q4规划评审会

会议时间

2024年10月15日14:00-16:30

会议地点

公司总部3楼第一会议室（线上会议：xxx/meeting/xxx）

主持人

*产品总监

记录人

*运营专员

参会人员

产品总监、技术部经理、市场部主管、设计部主管、*销售部代表等共8人

缺席人员及原因

财务部经理（因公出差）→由财务专员代参会

二、会议议程及讨论摘要

序号

议题

讨论