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企业费用报销流程统一操作手册

一、适用范围

本手册适用于公司全体员工因公产生的各项费用报销管理，涵盖日常办公、差旅出行、业务接待、通讯交通、采购物料等因公支出场景。员工在发生符合公司规定的因公费用后，均需按照本流程操作，保证费用报销的规范性、真实性和合规性。

二、操作流程详解

（一）费用事前申请与审批

申请条件：单笔费用预计超过2000元，或涉及大额采购、跨区域出差、业务招待等特殊场景，需在费用发生前提交《费用事前申请单》。

申请内容：明确费用用途、预算金额、支出时间、参与人员、业务背景等信息，并附相关说明材料（如会议通知、采购需求函、客户拜访邀请函等）。

审批流程：

员工填写《费用事前申请单》→部门负责人审核（确认费用必要性及预算合理性）→分管领导审批（大额费用需总经理最终审批）→审批通过后方可开展费用支出。

未通过审批的申请，需根据反馈意见调整后重新提交，严禁先支出后补申请。

（二）票据收集与整理

票据类型：费用发生后，需取得合法、合规的原始凭证，包括但不限于税务票据（如增值税发票、电子发票）、行程单、付款凭证、消费明细单等。

票据要求：

票据抬头须为公司全称，不得有涂改、破损、信息模糊等情况；

票据内容需与实际支出事项一致（如“办公用品”需注明具体品名，“差旅费”需注明出差地点及天数）；

每张票据需清晰标注支付金额、开票日期，并加盖开票单位公章或财务专用章。

整理规范：按费用类别分类粘贴（如办公类、差旅类、招待类），使用《票据粘贴单》按顺序粘贴票据，保证票据正面朝上、金额可见，避免折叠关键信息。

（三）填写报销单

单据选择：根据费用类型填写对应报销单，如《费用报销单》（日常办公、小额支出）、《差旅费报销单》（出差相关）、《业务招待费报销单》（客户接待）等。

填写内容：

基本信息：填写申请人姓名（*某某）、所属部门、报销日期、费用归属项目；

费用明细：逐项列明支出事项、金额、票据张数，保证大小写金额一致（大写金额需顶格填写，后加“整”字）；

附件说明：注明所附票据张数及《费用事前申请单》编号（如有）。

核对检查：填写完毕后，需自行核对金额准确性、票据完整性及事由合理性，避免漏填、错填。

（四）提交与部门审核

提交路径：员工将填写完整的报销单及附件提交至部门负责人处，同步在OA系统中发起报销流程（需电子版票据及报销单）。

部门审核：

部门负责人核实费用真实性（确认是否为实际因公支出）、必要性（是否符合部门业务需求）及预算执行情况；

审核通过后，在OA系统中审批并签字确认纸质报销单，转交至财务部门。

审核不通过的，需注明原因并退回员工整改。

（五）财务复核与付款

财务审核：财务部门收到报销单后，重点审核以下内容：

票据合规性（是否为合法有效凭证、抬头及信息是否完整）；

金额准确性（报销单与票据金额是否一致、计算是否正确）；

流程完整性（是否完成事前申请、部门审批等环节）；

费用标准符合性（如差旅住宿标准、招待费限额等）。

问题处理：审核中发觉问题（如票据不合规、超标准支出），财务部门需在2个工作日内通知员工补充材料或说明情况，整改通过后重新提交审核。

付款安排：审核通过后，财务部门根据公司付款周期安排资金支付，原则上于审核通过后5个工作日内完成（特殊情况除外）。

（六）资料归档

归档范围：报销单、原始票据、《费用事前申请单》、审批记录等纸质及电子资料。

归档要求：财务部门每月对报销资料分类整理、编号装订，保存期限不少于5年；员工可通过OA系统查询报销进度及历史记录。

三、报销单模板

费用报销单

基本信息

申请人姓名

*某某

所属部门

市场部

报销日期

2023年月日

费用归属项目

产品推广活动

费用明细

序号

费用事项

1

办公用品采购

2

客户招待餐费

3

市内交通费

合计金额

人民币（大写）：贰仟肆佰贰拾元整

附件说明

附票据6张、《费用事前申请单》（编号：-2023-X）

审批意见

部门负责人签字

（签字）

日期

四、常见问题与规范指引

（一）票据规范要求

禁止使用非公司抬头的票据，或通过涂改、伪造票据虚报费用；

电子发票需PDF原件，避免截图或图片格式，且保证未被重复报销；

票据丢失需提交《票据丢失说明》，经部门负责人及财务负责人审批后，方可凭其他证明材料报销（如消费记录、银行流水）。

（二）报销时限规定

费用发生后需在15个工作日内提交报销，逾期未提交的，需说明原因并经总经理审批；

差旅费用需在出差结束后10个工作日内完成报销，跨月费用需在次月5日前提交。

（三）费用标准说明

差旅住宿：一线城市不超过500元/晚，二线城市不超过350元/晚，特殊情况需提前申请；

业务招待：人均标准不超过200元/次，需注明招待对象及事由；

通讯费：按岗位标准每月固定发放，超额部分需自行承担（特殊情况另行申请）。

（四）填写常见