人力资源管理系统模板.docVIP

人力资源管理系统模板使用指南

一、适用范围与管理目标

二、系统操作流程详解

（一）基础信息初始化

管理员账号创建与权限配置

系统管理员首次登录后，创建超级管理员账号，根据部门职能划分角色（如HR专员、部门主管、员工），设置对应权限（如HR专员可编辑员工信息，部门主管可审批绩效，员工仅可查看个人信息）。

示例：HR专员角色包含“员工信息录入/修改”“考勤数据导出”“培训计划创建”权限；员工角色包含“个人信息更新”“考勤记录查询”“培训报名”权限。

组织架构与职级体系搭建

在“组织管理”模块录入企业部门结构（如总部-分公司-部门-小组），设置部门负责人。

在“职级管理”中定义岗位序列（如管理序列、技术序列、职能序列）、职级名称（如初级专员、中级经理、高级总监）及对应的薪资范围、晋升条件。

（二）员工全生命周期管理

员工入职办理

新员工入职前，HR专员通过“员工入职”模块录入基础信息：姓名（）、性别、出生日期、证件号码号（）、学历、联系方式（）、电子邮箱（）、所属部门、岗位、入职日期、合同期限（如3年）、合同类型（固定期限/无固定期限）。

必要附件：证件号码扫描件、学历证书、离职证明（如有），系统自动员工工号（规则：部门代码+入职年份+流水号，如“RD2024001”）。

发放入职账号：系统自动为新员工创建系统账号，初始密码通过企业内部通知发送，员工首次登录后需修改密码。

员工信息变更

员工信息发生变更（如岗位调整、联系方式更新、职级晋升）时，由员工提交变更申请（或在HR专员协助下直接修改），部门主管审批后生效。

示例：技术部员工*申请从“前端开发工程师”晋升为“高级前端开发工程师”，HR专员在“异动管理”中提交晋升申请，关联职级体系更新薪资，部门主管审批后，系统自动同步岗位权限与考勤规则。

员工离职处理

员工提交离职申请（通过“离职申请”模块填写离职原因、预计离职日期），部门主管审批后，HR专员进行离职面谈记录，办理工作交接（在系统内录入交接人、交接事项），关闭系统权限，离职证明模板（含入职/离职日期、岗位、工作表现等）。

（三）考勤管理流程

考勤规则配置

HR专员在“考勤设置”中定义考勤制度：标准工作时间（如9:00-18:00，午休1小时）、打卡方式（定位打卡/Wi-Fi打卡/人脸识别）、迟到/早退判定规则（如迟到10分钟内为迟到，超过30分钟为旷工）、加班审批流程（员工提交加班申请→部门主管审批→HR专员备案）。

考勤数据统计与异常处理

系统每日自动同步打卡记录，考勤日报（含出勤、迟到、早退、旷工、请假数据）。

员工对考勤记录有异议时，可通过“考勤申诉”模块提交说明，附上证明材料（如医院病历、加班审批单），HR专员在3个工作日内审核并更新数据。

（四）绩效与培训管理

绩效管理流程

每季度/年度，HR专员发起绩效评估周期，部门主管为下属员工设定绩效目标（在“绩效目标”模块录入KPI/OKR），员工确认后开始执行。

评估周期结束时，员工提交自评报告，部门主管进行评分（如“工作质量”“团队协作”“目标达成率”维度），HR专员汇总数据，绩效结果（优秀/合格/待改进），关联绩效奖金或晋升资格。

培训管理实施

HR专员根据企业需求制定年度培训计划（如新员工入职培训、专业技能提升培训、管理能力培训），在“培训管理”中创建培训项目，设置培训时间、地点、讲师、参与人员。

培训结束后，员工通过系统签到，提交培训反馈，HR专员记录培训时长与考核结果，培训档案（含参与课程、考核成绩、证书信息）。

三、常用管理表格模板

（一）员工基本信息表

字段名

示例内容

说明

工号

HR2024001

系统自动

姓名（*）

*

员工真实姓名

性别

女

出生日期

1995-03-15

证件号码号（*）

110*

脱敏显示

学历

本科

联系方式（*）

5678

脱敏显示

电子邮箱（*）

*company

企业邮箱

所属部门

人力资源部

岗位

招聘专员

入职日期

2024-01-01

合同期限

3年

紧急联系人

紧急联系人电话

1399876

脱敏显示

（二）考勤统计月报表

日期

员工工号

员工姓名（*）

上班打卡时间

下班打卡时间

迟到时长（分钟）

早退时长（分钟）

缺勤类型

缺勤时长（小时）

加班时长（小时）

考勤状态

2024-03-01

HR2024001

*

08:58

18:05

0

0

-

0

0

正常

2024-03-02

HR2024001

*

09:15

18:10

15

0

-

0

0

迟到

2024-03-03

HR2024001

*

-

-

-

-

病假

8

0

缺勤

（三）绩效考核表（季度）

员工工号

员工姓名（*）

部门

岗位

绩效周期

目标达成率（%）

工作质量

团队协作

创新能力

总分

等级

HR2024001

*

人力资源部

招聘专