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合同管理审批流程与标准规范表

一、适用范围与核心场景

本规范适用于企业内部各类经济合同的审批管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等。核心场景覆盖：跨部门协作的合同签订、重大经济业务的合规性把控、合同全生命周期风险管控，以及标准化审批流程的落地执行，保证合同签订的合法性、合规性及经济效益。

二、合同审批全流程操作指引

步骤1：合同发起与材料准备

操作主体：业务部门经办人（*）

操作内容：

根据业务需求，确定合同类型及相对方，完成合同初稿拟定（需包含合同主体、标的、数量、金额、履行期限、违约责任等核心要素）；

收集并准备附件材料，包括但不限于：对方主体资格证明（营业执照复印件、授权委托书等）、业务需求说明书、相关审批单（如采购申请单、项目立项批复等）、过往合作记录（如有）；

登录企业OA系统或合同管理系统，发起“合同审批流程”，合同初稿及附件材料，填写合同基本信息（合同名称、编号、相对方、总金额、合同期限等）。

步骤2：部门负责人初审

操作主体：业务部门负责人（*）

审批要点：

审核合同内容的业务真实性、必要性及是否符合部门年度工作计划；

核对合同金额是否在部门预算范围内，履约能力是否匹配；

检查合同条款是否满足业务需求，是否存在明显歧义或漏洞。

输出动作：在审批系统中填写“初审意见”，通过则流转至下一环节；驳回则需注明修改意见，退回经办人重新调整。

步骤3：法务合规部审核

操作主体：法务专员/法务经理（*）

审核要点：

合同主体合法性：审查对方企业是否具备签约资格（如营业执照有效期、经营范围、授权代表权限等）；

合同条款合规性：检查条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在法律风险（如违约责任不明确、管辖约定无效等）；

权利义务对等性：评估双方权利义务是否平衡，是否存在单方加重己方责任的“霸王条款”；

争议解决方式：确认争议解决约定（诉讼/仲裁）是否明确、管辖地是否有利于企业。

输出动作：通过则流转至财务部门；不通过则出具《法律审核意见书》，列明修改建议，退回业务部门调整后重新提交。

步骤4：财务部门复核

操作主体：财务经理/财务专员（*）

复核要点：

合同金额准确性：核对合同总金额、分阶段付款计划与预算是否一致，成本测算是否合理；

付款条款合规性：检查付款条件、时间、方式是否符合企业财务制度，是否存在预付款比例过高、质保金约定缺失等风险；

税费承担明确性：确认税费种类、计算方式及承担方是否清晰，避免后续税务纠纷；

资金安排可行性：评估企业现金流是否能满足合同履约的付款要求。

输出动作：通过则流转至分管领导/总经理审批；驳回则反馈财务风险点，要求业务部门补充说明或修改条款。

步骤5：分管领导/总经理终审

操作主体：分管业务领导/总经理（*）

审批要点：

战略匹配度：审核合同是否符合企业整体战略发展方向及年度经营目标；

经济效益评估：结合业务部门与财务部门意见，判断合同潜在收益与风险是否可控；

重大事项决策：对合同金额超过一定阈值（如人民币50万元）或涉及重大合作项目的，需提交总经理办公会集体审议。

输出动作：审批通过后，系统“合同审批编号”，进入用印环节；驳回则需书面说明理由，终止流程或退回重审。

步骤6：合同用印与签署

操作主体：行政部用印专员（）、业务部门授权代表（）

操作内容：

业务经办人凭审批通过的《合同审批单》及最终版合同，到行政部申请用印；

用印专员核对审批流程完整性、合同版本与审批版本一致性，无误后加盖企业公章或合同专用章（骑缝章）；

用印后，合同正本一般一式两份（或根据相对方要求增加份数），由业务部门与相对方授权代表共同签署，双方各执正本一份，副本由行政部、财务部、法务部存档。

步骤7：合同归档与执行跟踪

操作主体：业务部门经办人（）、档案管理员（）

操作内容：

业务部门在合同签署后3个工作日内，将合同正本、审批单、附件等材料移交档案管理员，完成电子档案与纸质档案同步归档；

档案管理员按“合同编号-年份-类型”规则分类存放，建立《合同台账》，记录合同基本信息、履行状态、到期日等；

业务部门负责合同履约跟踪，定期向法务、财务部门反馈履行进展，对逾期、违约等情况及时上报并启动应对措施。

三、合同管理审批标准规范表（模板）

合同基本信息

内容填写说明

合同编号

规则：年份（4位）+部门代码（2位）+合同类型代码（2位）+流水号（3位，如2024-CG-01-001）

合同名称

?体现合同核心内容，如“设备采购合同”“项目技术服务合同”

签约主体（甲方）

企业全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（办公电话，禁止留私人手机号）

签约主体（乙方）

相对方全称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表、地址、联系方式

合同标的

简要描述合同核心内容（如“型号服务器10台”“品