会议室预定及使用记录管理表.docVIP

会议室预定及使用记录管理工具指南

一、适用范围与核心价值

本工具适用于各类企业、事业单位、学校、社会组织等有会议室管理需求的场景，旨在通过标准化流程实现会议室资源的合理分配、高效利用及使用过程的全程可追溯。通过统一管理，可有效避免会议室预定冲突、资源浪费，规范使用行为，并为后续统计分析（如会议室使用频率、设备损耗情况等）提供数据支持，提升整体运营效率。

二、详细操作流程

步骤一：明确会议室基础信息

在启用管理表前，需先梳理组织内可用的会议室资源，包括：

会议室名称（如“第一会议室”“创新实验室”等）；

容量（可容纳人数，如“10人”“30人”）；

配备设备（如投影仪、视频会议系统、白板、空调等）；

开放时间（如“工作日8:00-18:00”“周末需提前申请”等）。

将上述信息整理成《会议室资源清单》，作为管理表的附件，供员工查询参考。

步骤二：提交会议室预定申请

申请发起：需使用会议室的人员/部门，至少提前1个工作日（或根据组织规定的时间）填写《会议室预定及使用记录管理表》（见第三部分），填写内容包括：

预定编号（可按“日期+序号”格式，如001”）；

会议室名称；

预定人/部门（人名用“某”代替，如“”“市场部”）；

预定时间（精确到“开始-结束”，如“2023-10-0114:00-16:00”）；

使用事由（如“项目讨论会”“客户接待”等）；

参会人员（人数及主要人员，如“5人，、”）；

设备需求（如“需使用投影仪”“视频会议系统”）。

申请审批：

部门内部使用：由部门负责人审批；

跨部门或公共会议室：由行政部（或后勤部/综合管理部）统一审批。

审批人需核对会议室使用时间是否冲突、设备是否满足需求，确认通过后反馈给预定人。

步骤三：预定确认与通知

确认反馈：审批通过后，预定人可在管理表中“预定状态”栏标注“已确认”，并同步至相关部门或参会人员（如通过工作群、邮件发送会议室使用提醒）。

信息更新：行政部需将已预定的会议室信息登记至《会议室预定台账》（可与管理表合并），实时更新会议室使用状态（如“空闲”“已预定”“使用中”），避免重复预定。

步骤四：会议室使用规范

使用前准备：预定人需提前10分钟到达会议室，检查设备是否正常（如投影仪开关、白板笔是否充足），若发觉问题及时联系行政部处理。

使用中管理：

按预定时间使用，不得超时（如需超时，需提前30分钟重新申请或联系当前使用方协商）；

保持会议室整洁，不随意挪动桌椅，不遗留个人物品；

爱护设备，按规范操作（如关闭投影仪、调节空调温度至合理范围）。

使用后清理：会议结束后，预定人需负责：

关闭所有设备（电源、投影仪、空调等）；

整理桌椅，清理垃圾（如纸杯、文件等）；

在管理表中“实际使用时长”“设备使用情况”“备注”栏填写使用记录（如“实际使用1小时50分钟，设备正常”“白板笔用完，需补充”）。

步骤五：记录归档与统计分析

记录归档：行政部每周/每月收集管理表，按日期或会议室分类归档（电子版可存储于共享文件夹，纸质版需装订保存），保存期限不少于1年。

统计分析：定期（如每月/每季度）对管理表数据进行分析，包括：

会议室使用率（计算公式：实际使用时长/可预定时长×100%）；

设备使用频率及故障情况；

高峰使用时段（如“每周三下午使用率较高”），为后续优化会议室配置（如增设小型会议室、补充设备）提供依据。

三、管理表模板及填写说明

会议室预定及使用记录管理表

预定编号

会议室名称

预定人/部门

预定时间

使用时间

参会人员

使用事由

设备需求

预定状态

实际使用时长

设备使用情况

备注001

第一会议室

*/研发部

2023-10-0109:00

2023-10-0110:30

6人（、等）

产品方案讨论

投影仪、白板

已确认

1小时20分钟

设备正常

无002

第三会议室

市场部

2023-10-0114:00

2023-10-0116:00

10人

客户洽谈

视频会议系统

已确认

2小时

系统卡顿，已报修

需联系IT部处理

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

填写说明：

预定编号：由行政部或预定人按“年月日+序号”规则填写，保证唯一性；

预定人/部门：个人预定填写“*某+部门”，部门预定直接填写部门名称；

设备需求：根据实际需求勾选或填写，如“投影仪、麦克风、白板”；

实际使用时长：会议结束后由预定人填写，精确到分钟；

设备使用情况：记录设备是否正常、有无故障或损坏，如有异常需注明问题描述及处理进展。

四、使用要点与常见问题规避

预定规则：

会议室预定遵循“先申请、先确认”原则，紧急情况可联系行政部协调；

个人或部门不得恶意预定（如长期预定却不使用），若连续3次无故爽约，将暂停其预定权限1周。