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会议组织策划合同协议

鉴于甲方有意举办会议，并委托乙方提供专业的会议组织策划服务，乙方同意接受甲方的委托。为明确双方的权利与义务，根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，双方经友好协商，达成以下协议：

第一条会议基本信息

1.1会议名称：[请填写会议全称]

1.2会议目的与目标：[请填写会议期望达成的具体目标，如信息发布、交流合作、品牌推广等]

1.3会议时间：自[请填写开始日期年]年[月]月[日][时]起至[请填写结束日期年]年[月]月[日][时]止。

1.4会议地点：[请填写具体会议场馆名称或地址]

1.5会议规模：预计参会人数[请填写预计人数]人，参展商/展位数量[请填写数量]个。

1.6会议形式：[请填写会议形式，如论坛、研讨会、年会、展览、培训等]

1.7其他特殊要求：[请填写会议的其他特殊要求，如是否需要住宿、餐饮、特定设备、主题布置等]

第二条乙方服务范围与内容

2.1会议策划：

2.1.1乙方根据甲方需求，负责会议主题构思与整体方案策划，并于[请填写时间]前提交详细的会议策划方案供甲方审阅。

2.1.2乙方负责设计会议议程，并制定详细的会议流程。

2.1.3乙方负责根据甲方提供的参会人员/嘉宾名单进行邀请函设计、制作与发送，并负责与重要嘉宾的联络与接待协调工作。

2.1.4乙方负责整个会议期间的流程管理与现场指挥。

2.2场地服务：

2.2.1乙方根据会议需求进行场地勘察，推荐合适的场地并提供租赁建议（如需）。

2.2.2乙方负责会议场地的布置与设计，包括但不限于舞台背景、签到区、会议区、展示区、休息区等的布置，设计需符合甲方确定的风格和要求。

2.2.3乙方负责场地的搭建、安装、调试及会议结束后的撤场工作，确保按时按质完成。

2.3设备服务：

2.3.1乙方负责提供以下会议所需设备的租赁、安装、调试、维护及操作人员（如需）：

a)音响设备：包括但不限于无线/有线话筒、调音台、音箱、分路器等；

b)视频设备：包括但不限于投影仪（注明亮度、分辨率等参数）、LED显示屏、摄像机、监视器、视频矩阵切换台（如需）等；

c)灯光设备：包括但不限于舞台灯、面光、轮廓灯、氛围灯、调光台（如需）等；

d)其他设备：同声传译设备、电脑、打印机、网络设备、LED显示屏播放设备等。

2.3.2所有设备需保证功能完好、运行稳定，满足会议使用要求。

2.3.3乙方需指派技术人员在会议期间提供设备运行的技术支持。

2.4人员服务：

2.4.1乙方负责招聘、培训、管理并派遣符合条件的会展服务人员，负责会议期间的签到、引导、资料分发、会场服务、会场秩序维护等工作。人员着装、行为规范需符合会议要求。

2.4.2乙方负责对接、协调会议讲师或重要嘉宾的接待工作。

2.4.3[如需]乙方负责[数量]名志愿者的招募、培训及管理工作，志愿者需符合会议服务要求。

2.5后勤保障：

2.5.1乙方负责根据会议需求进行会议物料（如：邀请函、背景板、会议手册、参会证/胸牌、会议礼品等）的设计、寻找供应商、制作、采购与管理。所有物料的风格、质量需符合甲方要求。

2.5.2[如需]乙方负责协调安排会议期间的餐饮服务，包括菜单确认、供应商选择（或指定供应商）、用餐安排等。

2.5.3[如需]乙方负责根据甲方要求或参会人员信息，代为预订、安排会议期间的住宿，并负责与酒店沟通协调。

2.5.4[如需]乙方负责协调安排会议期间的交通服务，如接送站、会场与酒店/餐厅之间的交通等。

2.5.5[如需]乙方负责协调安排会议期间的医疗保障，如准备急救箱、联系医疗机构或安排医护人员现场服务等。

2.5.6[如需]乙方负责协调会议期间的安保服务，与安保公司对接，维护会场秩序，确保会议安全。

2.6技术支持：

2.6.1乙方负责会议期间所有租赁设备的正常运行技术支持，及时处理设备故障。

2.6.2[如需]乙方负责提供会议现场直播或录播服务，包括设备设置、信号传输、录制、后期处理等。

2.7其他服务：[请根据实际情况补充其他约定的服务内容]

第三条双方权利与义务

3.1甲方的权利与义务：

3.1.1甲方有权要求乙方按照合同约定提供服务，并对乙方的服务过程进行监督。

3.1.2甲方应在合同签订后[请填写时间]内，向乙方提供详细的会议需求资料、预算范围（如有）、参会人员/嘉宾名单（如有）及其他乙方开展服务所需的信息。

3.1.3甲方应按时审阅乙