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企业费用申请及报销流程模板

一、适用范围与典型场景

本流程适用于企业内部因公产生的各项费用支出的申请与报销管理，涵盖以下典型场景：

员工出差：包括交通、住宿、餐饮、市内交通等与出差相关的合理支出；

日常办公：如办公用品采购、设备维修、通讯费等维持部门运转的必要开支；

业务接待：与客户、合作伙伴开展业务洽谈、会议等产生的合理招待费用；

市场活动：包括展会参与、宣传物料制作、推广活动执行等与业务拓展相关的支出；

其他因公支出：如培训费、快递费、咨询费等符合企业规定的费用项目。

二、流程详解与操作指引

1.费用申请阶段

操作人：费用申请人（部门员工）

操作说明：

填写申请单：根据《费用申请单模板》（见第三部分）完整填写信息，包括申请人所属部门、费用类型、预算科目、支出事由、预计金额、费用明细（如交通方式、住宿标准、招待对象等）、计划发生时间及附件清单（如报价单、会议邀请函等）。

部门内部审核：将填写完整的申请单提交至部门主管*，主管需核对费用是否符合部门年度预算、支出事由是否合理、金额是否在审批权限内。若审批通过，在申请单上签字确认；若不通过，需注明原因并退回申请人调整。

跨部门关联审批：若费用涉及其他部门协作（如市场活动需行政部门协助场地协调），需提前获得相关部门负责人*的签字确认。

关键节点：申请单需在费用发生前至少2个工作日提交，保证预留充足的审批时间；紧急事项需提前与部门主管*沟通，可启动加急审批流程。

2.费用执行阶段

操作人：费用申请人

操作说明：

按计划执行：严格按照审批通过的费用申请单内容执行支出，不得擅自变更费用类型、金额或用途。

合规获取票据：费用发生时，需取得符合企业规定的合规票据（如增值税发票、定额发票等，票据抬头需为企业全称，项目、金额与实际支出一致），并保留相关消费凭证（如行程单、消费明细单、拍照小票等）。

特殊情况处理：若实际支出超出申请金额10%及以上，需及时补充说明并重新提交审批；若无法按原计划执行，需主动向部门主管*报备并调整申请单。

3.报销提交阶段

操作人：费用申请人

操作说明：

整理报销材料：费用发生后3个工作日内，将费用申请单（含完整审批签字）、合规票据、消费凭证等材料整理齐全，按“申请单-票据-凭证”顺序装订。

填写报销明细：通过企业报销系统或线下《费用报销明细表》填写实际支出明细，保证票据金额与报销金额一致，注明费用归属的预算科目及成本中心。

提交报销：将整理好的报销材料提交至财务部门，同步在报销系统中发起报销流程（若适用），并确认财务部门已签收。

4.审核与支付阶段

操作人：财务部门*、出纳

操作说明：

财务审核：财务部门*在收到报销材料后2个工作日内完成审核，重点核对：票据合规性（真伪、抬头、项目、金额）、报销金额与申请单及票据的一致性、费用归属预算科目是否正确、附件是否齐全。审核通过后签字确认；若发觉问题，注明原因并退回申请人补充或修改。

复核审批：根据企业授权制度，不同金额的报销需经相应层级管理者复核（如部门主管、分管副总等），复核人需确认费用合理性及审批流程完整性。

出纳支付：报销审批完成后，出纳在1个工作日内通过银行转账或备用金方式完成支付，并将支付凭证反馈至申请人。

三、费用申请单模板及填写说明

费用申请单

项目

填写内容

申请人信息

姓名：*所属部门：__________联系方式：____________________

费用基本信息

费用类型（□差旅费□办公费□招待费□市场活动费□其他：__________）

预算科目：____________________成本中心：____________________

预计金额：大写：____________________小写：￥____________________

费用明细

（可附页）说明费用构成、用途、计算依据（如：交通费：高铁票2张，￥X；住宿费：标准间1晚，￥X）

计划发生时间

______年_月_日至______年_月_日

附件清单

□报价单□会议通知□行程单□其他：____________________

审批意见

部门主管：____________________日期：__________相关部门（如需）：____________________日期：__________财务审核：____________________日期：__________分管领导：____________________日期：__________

填写说明：

带“*”部分需由审批人填写，申请人不得代签；

“费用明细”需逐项列明，保证清晰可追溯；

“附件清单”需勾选实际所附材料，保证与提交内容一致。

四、常见问题与操作提示

预算控制要求：所有费用支出需严格控制在年度预算范围内，超预算费用需提前