企业行政文件存档与归档标准.docVIP

企业行政文件存档与归档标准规范

一、适用范围与常见应用场景

本标准规范适用于企业各类行政文件的存档与归档管理，涵盖日常办公、项目管理、人事变动、资质维护、审计检查等全流程场景。具体包括但不限于：

日常运营类：会议纪要、通知公告、内部管理制度、办公流程文件等；

人事管理类：员工入职离职资料、劳动合同、培训记录、绩效考核文件等；

项目管理类：项目立项书、进度报告、验收文档、合作合同等；

资质合规类：企业营业执照、许可证、审计报告、税务登记文件等；

其他重要文件：具有长期保存价值的往来函件、重要决策文件等。

通过标准化存档与归档，保证文件可追溯、易查询、合规安全，为企业运营、决策支持及风险防控提供基础保障。

二、标准化操作流程详解

（一）文件收集：明确来源与范围

责任主体：各部门指定专人（如部门文秘或综合岗）作为文件收集责任人，保证本部门产生的行政文件及时收集。

收集范围：

原始文件：正式签批的纸质文件、电子签章文件、扫描件等；

附件材料：与主文件相关的支撑资料（如会议通知附议程、项目合同附审批单）；

特殊文件：涉密文件需单独标注，按保密规定管理；电子文件需保留原始格式及元数据（如创建时间、修改记录）。

收集时限：

日常文件：每月最后一个工作日前完成当月文件收集；

项目文件：项目结束后5个工作日内完成全部资料收集；

应急文件：如审计、检查类文件，需在要求时限内完成收集并提交。

（二）文件分类：科学划分与标识

一级分类：按文件性质分为“综合管理”“人事管理”“项目管理”“资质合规”“其他”五大类，编码规则为“FL-”（为01-05对应类别，如综合管理为FL-01）。

二级分类：在一级分类下按部门或功能细分，例如“人事管理”下分“招聘录用”“合同管理”“培训发展”等，编码为“FL–YY”（YY为01-99子类）。

三级分类：按文件类型或年度细分，例如“合同管理”下分“劳动合同”“服务合同”，或按年度“2024年”“2023年”划分，编码为“FL–YY-ZZ”（ZZ为文件类型或年度后两位）。

标识要求：文件封面或首页需标注分类编码，电子文件需在文件名中体现分类信息（如“FL-02-03-24_劳动合同_）。

（三）文件整理：规范格式与排序

格式统一：

纸质文件：采用A4标准纸张，左侧装订，破损文件需修补或过塑，重要文件需加盖“归档章”（含档号、题名、责任者、日期等信息）；

电子文件：保存为PDF、DOCX等通用格式，扫描件分辨率不低于300DPI，避免使用加密格式（如需加密，需留存密码说明文件）。

排序规则：

按文件形成时间先后排序；

同类文件按“主文件-附件-审批流程”顺序排列；

项目文件按“立项-执行-验收-归档”流程排序。

去除冗余：剔除重复文件、草稿文件（除非有特殊修改记录价值）、与文件内容无关的材料。

（四）文件编号：唯一标识与追溯

编号规则：采用“部门代码-年份-流水号-文件类型”组合，例如“XZB-2024-001-通”（XZB为行政部代码，2024为年份，001为流水号，通为通知类文件）。

部门代码：由企业统一制定（如行政部-XZB、人事部-RSB、财务部-CWB），避免重复。

流水号管理：各部门按年度独立编制流水号，从001开始顺序递增，跨年重新编号，保证编号唯一。

登记备案：编号后需在《文件归档登记表》（见模板1）中记录编号、文件名称、责任人等信息，便于后续查询。

（五）文件归档：存储与保管

存储方式：

纸质文件：存入专用档案柜，按分类编码顺序排列，柜体标注分类名称及编号（如“FL-01综合管理2024年”）；

电子文件：存储于企业指定服务器或云盘，建立分类文件夹结构，定期备份（每月1次异地备份），备份介质需标注备份日期及责任人。

存放要求：

纸质档案库房需满足“八防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘），温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；

电子档案需定期检查存储状态（每季度1次），防止文件损坏或丢失，涉密电子文件需存储在加密设备中。

归档时限：

月度文件：次月10日前完成归档；

年度文件：次年1月20日前完成归档；

项目文件：验收通过后15日内完成归档。

（六）后续管理：借阅、利用与销毁

借阅流程：

借阅人填写《文件借阅申请表》（见模板2），注明借阅文件名称、用途、归还期限，经部门负责人及档案管理员审批；

涉密文件需经分管领导*审批，借阅时需在指定区域阅读，不得带离档案室；

借阅期限：一般文件不超过7天，项目文件不超过15天，到期需归还，如需续借需提前3天申请。

利用规范：

档案管理员需提供查询服务，可通过关键词（文件名、编号、责任人等）检索；

复印档案需经审批，复印件需加盖“档案复印章”并注明复印日期，与原件具有同等效力。

到期销毁：

对超过保存期限的文件，