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办公区域5S管理维护清单与评分标准

适用范围与目标

本工具适用于各类企业、事业单位的办公区域（包括开放式办公区、独立办公室、会议室、档案室、茶水间等），旨在通过系统化的5S管理（整理、整顿、清扫、清洁、素养），规范办公环境，提升工作效率，保障员工安全，塑造整洁有序的企业形象。目标包括：消除无效物品占用空间，减少寻找物品的时间，降低安全隐患，培养员工良好的工作习惯，实现办公区域标准化、常态化管理。

5S管理实施步骤详解

一、整理（Seiri）：区分必需与非必需，腾出有效空间

操作步骤：

全面盘点：以办公区域为单位（如某部门办公区、某楼层茶水间），逐一清点所有物品（文件、设备、文具、个人物品等），记录物品名称、数量、使用频率（如每日使用、每周使用、每月使用、极少使用）。

判定标准：

必需品：日常工作高频使用（如电脑、常用文具、当前项目文件）、安全必备物品（如灭火器、急救包）有明确使用周期的物品（如月度报表模板）。

非必需品：过期文件、损坏无法修复的设备、长期闲置的物品（如一年以上未使用的办公用品）、与工作无关的私人物品（如大量与工作无关的书籍、个人装饰品）。

处理措施：

保留必需品，按“最小必要量”存放（如文具只保留1-2周用量）；

非必需品分类处理：可回收物品（如完好文具、设备）交由行政部门统一调配或捐赠；过期文件按保密规定销毁；损坏物品报修或报废；私人物品要求员工自行清理（限3日内完成，逾期视为放弃）。

责任分工：部门负责人牵头，员工个人整理工位，行政人员检查公共区域（如会议室、茶水间），记录整理结果并留存影像资料。

二、整顿（Seiton）：定置定位，快速取用

操作步骤：

规划布局：根据工作流程，确定物品固定位置（如文件架上层放常用文件、下层归档文件；打印机旁设置“待打印/已打印”文件盒；茶水间咖啡机旁摆放定量咖啡包）。

标识管理：

所有物品存放位置粘贴标签（如“文件柜-项目A-2024年”“工具抽屉-剪刀/胶带”），标签统一格式（部门+物品类别+名称）；

区域划分标识：办公区、会议区、休息区用地面线条或地垫区分，张贴“办公区”“非请勿入”等提示。

“三定”原则：

定点：物品存放在固定位置，不随意移动；

定量：控制必需品数量（如文件夹每个部门不超过50个，避免堆积）；

定容：使用统一容器（如文件盒、收纳盒），避免大小不一导致空间浪费。

检查优化：每周由部门助理检查物品是否归位，对标识模糊或布局不合理的位置及时调整，保证“30秒内找到所需物品”。

三、清扫（Seiso）：清除污垢，排查隐患

操作步骤：

划分责任区：明确各区域清扫责任人（个人工位员工自负责，公共区域如走廊、茶水间由保洁人员每日清扫，会议室由使用部门会后清扫），张贴“责任区清扫表”（含区域、责任人、清扫时间、检查人）。

清扫标准：

地面：无纸屑、污渍、水渍，角落无灰尘；

桌面：无杂物堆积，物品摆放整齐，键盘、鼠标无灰尘；

设备：电脑、打印机、电话等设备表面清洁，无污渍，线缆整理成束（用扎带固定，不缠绕）；

文件/资料：文件柜内文件分类整齐，无散落文件，过期文件及时清理。

隐患排查：清扫时同步检查安全隐患（如电源线裸露、椅子腿松动、消防通道堵塞），发觉问题立即记录并上报行政部门，24小时内反馈整改结果。

深度清洁：每月组织一次“办公区域大扫除”（如清洁窗户、空调滤网、文件柜顶部），由行政部统筹，各部门轮流参与。

四、清洁（Seiketsu）：标准化维持，形成长效机制

操作步骤：

制定标准：将整理、整顿、清扫的要求固化为制度，编写《办公区域5S管理规范》（含各区域物品摆放标准、清扫频次、责任划分），张贴在办公区显眼位置（如公告栏）。

可视化工具：

制作“5S点检表”（每日/每周检查项目、标准、结果），员工每日下班前10分钟自检，部门负责人每周五抽查；

设置“5S看板”，展示各区域检查评分、优秀案例（如“工位整理标兵：张*”）、问题整改记录。

培训宣贯：新员工入职时必学5S规范，每季度组织全员培训（包括案例分析、现场模拟），保证员工理解标准并掌握执行方法。

监督检查：成立5S检查小组（由行政部、各部门负责人、员工代表组成），每月开展1次全面检查，评分结果与部门绩效考核挂钩（如评分低于80分的部门，需提交整改计划）。

五、素养（Shitsuke）：养成习惯，全员参与

操作步骤：

建立激励机制：每月评选“5S优秀部门”（评分前2名）和“5S个人标兵”（各1名），颁发流动红旗及小奖品（如定制文具、下午茶券），优秀案例在企业内刊分享。

强化意识培养：通过晨会、宣传栏、企业群等渠道，宣传5S理念（如“整洁环境=高效工作”“每整理1分钟，节省10分钟寻找时间”），让员工主动维护环境。

持续改进：每季度召开5S总结会，收集员工反馈（如“某区域物品摆放不合理”“清扫工具不足”），优化管