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办公室文件归档分类管理模板

一、适用范围与管理对象

二、标准化操作流程

（一）文件收集：明确来源与范围

责任分工：各部门指定专人（如行政专员、部门主管）负责本部门文件收集，保证文件完整性；办公室统筹协调，定期提醒各部门提交归档文件。

收集内容：

内部文件：包括但不限于红头通知、会议决议、工作计划/总结、请示报告等；

外部文件：如合作合同、函件、客户往来邮件（需打印或导出为PDF）、供应商资料等；

特殊文件：涉密文件需单独标注，按保密规定管理；电子文件需同时提交纸质版（如需签字盖章）及电子存储介质。

时间要求：月度文件于次月5日前完成收集，年度文件于次年1月10日前完成汇总。

（二）分类整理：建立层级逻辑

一级分类（按部门/职能）：根据文件形成部门或核心职能划分，如“行政部”“财务部”“市场部”“人力资源部”“综合档案”等。

二级分类（按文件类型）：在一级分类下，按文件性质细分，例如：

行政部：制度文件、会议纪要、固定资产资料、后勤管理文件；

财务部：凭证类、报表类、预算类、审计类；

市场部：合同类、项目方案、客户资料、营销活动文件。

三级分类（按时间/项目）：二级分类下可按年份、季度或具体项目进一步细分，例如“2024年会议纪要”“Q1预算报表”“项目合同”。

（三）编码登记：赋予唯一标识

编码规则：采用“一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号”组合，例如：

行政部制度文件：XZ-ZD-2024-001（XZ=行政部，ZD=制度文件，2024=年份，001=流水号）；

财务部凭证文件：CW-PZ-2024-015（CW=财务部，PZ=凭证类，2024=年份，015=流水号）。

登记信息：在《文件归档登记表》中填写文件全称、编号、形成日期、页数、密级（如“公开”“内部秘密”“机密”）、存放位置（如“档案柜-3层-5格”“服务器-财务部文件夹”）、责任人（归档人、保管人）等关键信息，保证每份文件可追溯。

（四）归档存储：规范存放与备份

纸质文件：

使用统一规格档案盒（如A4纸尺寸），盒面标注“一级分类-二级分类-年份-起止流水号”（如“行政部-制度文件-2024-001-010”）；

档案盒内附《文件目录清单》，按编号顺序排列文件，避免混装；

存放于干燥、通风、防火的档案柜，按分类顺序整齐摆放，标注清晰位置索引（如“行政档案区-1排”）。

电子文件：

按分类层级创建文件夹结构（如“公司档案\2024年凭证”），文件名与编码一致（如“CW-PZ-2024-015.pdf”）；

重要电子文件需定期备份（每月1次），采用“本地硬盘+云端存储”双备份模式，云端存储使用公司指定加密平台；

电子档案需定期检查文件完整性（如是否损坏、格式是否兼容），每半年进行一次病毒查杀。

（五）借阅管理：规范流转与归还

借阅申请：员工借阅文件需填写《文件借阅登记表》，注明文件编号、借阅事由、借阅期限（一般不超过3个工作日）、借阅人签字，部门负责人*审批后生效。

借阅流程：

纸质文件：由档案管理员*按编号取出，交借阅人当面核对，借阅后限期归还；

电子文件：经审批后，由管理员*在权限范围内开放访问，禁止私自拷贝（涉密文件除外，需额外申请解密权限）。

归还与检查：文件归还时，管理员*需核对文件完整性（如是否有涂改、缺页），确认无误后在《借阅登记表》标注归还日期；逾期未归还的，及时催办并记录。

三、核心模板表格

（一）文件分类目录表（示例）

一级分类代码

一级分类名称

二级分类代码

二级分类名称

三级分类示例

编码规则

保存期限

XZ

行政部

ZD

制度文件

2024年制度

XZ-ZD-年份-流水号

长期

CW

财务部

PZ

凭证类

Q1凭证

CW-PZ-年份-流水号

10年

SC

市场部

HT

合同类

项目合同

SC-HT-年份-流水号

合同到期后5年

（二）文件归档登记表（示例）

文件编号

文件名称

形成部门

形成日期

页数

密级

存放位置

归档人

保管人

备注

XZ-ZD-2024-001

办公室管理制度

行政部

2024-01-15

8

公开

档案柜-1层-1格

李*

张*

含附件2份

CW-PZ-2024-015

1月费用报销凭证

财务部

2024-01-30

25

内部秘密

服务器-财务部\2024凭证

王*

刘*

已审核

（三）文件借阅登记表（示例）

文件编号

文件名称

借阅人

借阅部门

借阅日期

预计归还

实际归还

审批人

借阅事由

备注

SC-HT-2023-008

合作协议

赵*

市场部

2024-03-10

2024-03-12

2024-03-11

孙*

项目对接

无

XZ-ZD-2024-001

办公室管理制度

周*

行政部

2024-03-15

2024-03-16

2024-03-16

吴*

制度修订

无

四、日常管理要点

（一）定期