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企业档案管理制度与归档指南

一、适用场景与价值

本制度适用于各类企业（含国企、民企、外企等）在运营过程中形成的各类档案的全生命周期管理，覆盖日常业务办理、合规审计、历史追溯、资产处置、法律纠纷应对等场景。通过规范档案的收集、整理、归档、保管与利用，可实现三大核心价值：一是保证档案的完整性与安全性，避免因管理混乱导致的文件丢失或损毁；二是为管理层决策提供历史数据支撑，助力企业运营效率提升；三是满足法律法规及行业标准对档案留存的要求，降低合规风险。

二、标准化操作流程

（一）档案分类：科学划分，精准定位

档案分类需遵循“职能优先、层级清晰、便于管理”原则，结合企业业务特点，划分为以下一级类别（可根据实际增减）：

经营管理类：包括年度工作计划/总结、董事会决议、股东会文件、企业章程及修订案、内部管理制度（如人事、财务、销售制度）等。

业务合同类：各类业务合同（采购、销售、服务、合作等）、补充协议、招投标文件、合同评审记录等。

财务审计类：财务报表（月度/季度/年度）、会计凭证、税务申报表、审计报告（内部/外部）、成本分析报告等。

人事管理类：员工入职/离职档案、劳动合同、薪资记录、绩效考核表、培训档案、社保公积金缴纳记录等。

技术研发类：研发项目立项书、技术方案、专利申请文件、研发报告、技术图纸（纸质/电子）、测试数据等。

行政管理类：会议纪要（董事会、办公会等）、公文收发记录、固定资产档案（采购凭证、维修记录）、印章使用登记表等。

其他特殊类：涉及企业重大事件的文件（如并购、重组、诉讼）、荣誉证书、资质证书（如营业执照、行业许可证）等。

操作要点：一级类别下可设二级、三级子类（如“业务合同类”下分“采购合同”“销售合同”），子类编号需与一级类别关联（如“C-1”代表“业务合同类-采购合同”），保证分类逻辑可追溯。

（二）档案收集：全面覆盖，应归尽归

明确收集范围：根据分类标准，各部门需在文件形成后3个工作日内，将具有保存价值的原始文件（含纸质、电子、声像等载体）纳入收集范围，重点包括：

反映企业核心业务的文件（如合同、项目报告）；

具有法律效力的文件（如协议、审计报告）；

记录重要决策的文件（如董事会决议、会议纪要）；

员工履职的关键材料（如劳动合同、绩效结果）。

指定收集责任人：各部门负责人为档案收集第一责任人，可设兼职档案联络员，负责本部门文件收集、初步整理及移交。

建立收集台账：档案联络员需填写《档案收集清单》（见模板1），详细记录文件名称、形成日期、数量、载体类型、移交人等信息，经部门负责人审核后，定期移交至档案管理部门。

（三）档案整理：规范整理，便于检索

文件排序：按“时间顺序+逻辑关系”排列，如同一事件的文件按“请示→批复→执行结果”排序；年度报表按“1-12月”顺序排列。

编页与装订：纸质文件需逐页编写页码（正面右下角，背面左下角），采用“三孔一线”方式装订（厚度超1cm的需分册装订）；电子文件需按“类别-年度-序号”规则命名（如“C-1-2023-001”），避免使用特殊字符。

填写备考表：对文件中的缺失页、修改说明等特殊情况，需在《备考表》中注明，由整理人签字确认。

编制目录：档案管理部门收到文件后，需对照《档案收集清单》核对无误，编制《档案目录》（见模板2），包含档案编号、名称、形成部门、日期、保管期限、存放位置等字段，保证“档账相符”。

（四）档案归档：及时移交，规范入库

归档时间：

年度归档：各部门需在次年1月31日前完成上一年度档案的整理与移交；

专项归档：重大项目、诉讼案件等文件需在事项结束后15个工作日内完成归档。

归档流程：

部门移交：档案联络员携带整理好的档案及《档案收集清单》《备考表》，至档案管理部门办理交接；

档案部门验收：档案管理员核对档案数量、质量（如装订是否规范、目录是否完整），确认无误后在《档案归档交接单》（见模板3）上签字；

入库存储：纸质档案存入专用档案柜（按类别、年度分区存放），电子档案至企业档案管理系统（需加密存储，权限分级）。

（五）档案保管：安全存储，防损防盗

环境要求：

纸质档案库房：温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，配备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗设备，定期通风（每季度1次）；

电子档案：存储服务器需双机备份，异地容灾，定期进行数据备份（每月1次），备份介质需单独存放（如移动硬盘、云存储）。

定期检查：档案管理员每季度对档案保管情况进行检查，重点查看纸质档案有无霉变、虫蛀，电子档案能否正常读取，发觉问题及时处理并记录。

密级管理：根据文件重要性划分密级（公开、内部、秘密、机密），不同密级档案采取差异化保管措施（如秘密以上档案需单独存放，借阅需经分管领导*审批）。

（六）档案利用：规范借阅，高效服务

借阅权限：

公开档案：员工可自行申请借阅，经档案管理员