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行政文书写作规范及范例解析

行政文书作为各级各类组织实施管理、处理公务、沟通信息的重要工具，其写作质量直接关系到工作效率、决策水平和组织形象。一份规范、严谨、高效的行政文书，能够清晰传递意图、准确反映情况、有效解决问题。反之，则可能导致误解、延误工作，甚至造成不良后果。因此，掌握行政文书的写作规范，对于提升职业素养和工作效能至关重要。本文将从通用规范入手，结合具体范例，对几种常用行政文书的写作要点进行解析。

一、行政文书写作通用规范

行政文书种类繁多，用途各异，但在写作中均需遵循一些共通的基本原则和规范。

（一）主旨明确，有的放矢

每一篇行政文书都应有其明确的写作目的和核心内容。在动笔之前，必须清晰界定文书的主旨：是传达指令、请求指示、汇报工作，还是商洽事宜？受众是谁？希望达到什么效果？只有主旨明确，才能围绕核心组织材料，做到有的放矢，避免文不对题或漫无边际。

（二）内容准确，真实可靠

准确性是行政文书的生命线。内容必须基于客观事实，数据务必核实无误，引用政策法规必须准确完整。对不确定的信息要进行调查研究，确保文书所反映的情况真实可靠，提出的观点站得住脚，做出的判断符合实际。任何夸大、缩小、虚构或错误的信息，都可能导致决策失误，损害文书的权威性和严肃性。

（三）表达简洁，言简意赅

行政文书应力求用最精炼的语言表达最丰富的内容。要避免使用冗余、空洞、晦涩或模棱两可的词句，删去不必要的修饰和客套。多用陈述句、祈使句，少用感叹句、疑问句。力求字字珠玑，句句有用，让读者能够快速抓住核心信息。

（四）格式规范，要素齐全

不同种类的行政文书都有其相对固定的格式要求，这是长期实践中形成的规范，有助于提高文书处理效率和信息传递的清晰度。写作时应严格遵循相应的格式标准，确保标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、印章等要素齐全、位置恰当、书写规范。

（五）逻辑严密，条理清晰

文书的结构安排应遵循逻辑规律，层次分明，条理清晰。无论是总分、递进还是并列结构，都要确保段落之间、句子之间的衔接自然，过渡流畅。观点与材料要统一，论据要能有力支持论点。对于复杂事项，可适当使用分点、分类等方式，使内容更易于理解和把握。

二、常用行政文书范例解析

（一）通知

适用范围：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

主要特点：广泛性、告知性、执行性。

基本结构：标题+主送机关+正文+发文机关+成文日期。

范例：

关于召开年度工作部署会议的通知

各部门、各直属单位：

为总结上一年度工作经验，分析当前形势，明确新一年度工作目标和任务，经研究决定，召开年度工作部署会议。现将有关事项通知如下：

一、会议时间：X月X日（星期X）上午X时

二、会议地点：机关第一会议室

三、参会人员：各部门、各直属单位主要负责同志

四、会议内容：

1.传达上级相关会议精神；

2.总结上一年度工作，部署新一年度重点工作任务；

3.主要领导讲话。

五、有关要求：

1.请参会人员提前10分钟进入会场，将手机调至静音或关闭状态。

2.原则上不得请假，确需请假的，请于X月X日前将书面请假条报办公室XX同志处。

3.请各单位准备本单位简要工作汇报材料（X份），会前交会务组。

特此通知。

（联系人：XXX联系电话：XXXXXXX）

[发文机关全称]（盖章）

XXXX年X月X日

解析：

此通知标题明确了“召开年度工作部署会议”这一核心事项。主送机关为“各部门、各直属单位”，清晰具体。正文开头阐明会议目的，然后分“会议时间、地点、参会人员、会议内容、有关要求”五个方面逐项说明，条理清晰，要素齐全。结尾使用“特此通知”作结，并附上联系人和联系电话，方便对接。格式规范，语言简洁明了，符合通知的写作要求。

（二）请示

适用范围：适用于向上级机关请求指示、批准。

主要特点：呈请性、期复性、隶属性。

基本结构：标题+主送机关+正文+发文机关+成文日期。

写作要点：

1.一文一事。

2.主送机关单一。

3.理由充分，请求明确。

4.语气谦恭。

范例：

关于申请追加XX项目经费的请示

XX局（或XX领导）：

我单位承担的XX项目，自XXXX年X月启动以来，在上级领导的关心支持下，各项工作进展顺利。根据项目实施方案，原计划经费为XX万元。

在项目实施过程中，由于[此处阐述需要追加经费的具体原因，如：原材料价格上涨、实施范围扩大、新增必要工作内容等，并可附上相关证明材料]，导致原核定经费出现XX万元的缺口。为确保该项目能够按计划顺利完成，达到预期目标，特向贵局（或领导）申请追加项目经费XX万元。

妥否，请批示。

[发文机关全称]（盖章）

XXXX年X月X日