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会议纪要编写规范流程工具实用编辑指南

一、适用会议类型与场景

本工具适用于各类需形成正式记录、明确行动责任的会议场景，包括但不限于：

项目推进类：如项目启动会、阶段评审会、风险协调会，用于明确目标、分工及关键节点；

例行管理类：如周/月度工作例会、部门复盘会，用于同步进展、总结问题、规划下阶段工作；

专题研讨类：如需求讨论会、方案评审会、流程优化会，用于梳理观点、形成结论；

跨部门协作类：如资源协调会、联合攻坚会，用于明确接口职责、解决协作障碍；

总结决策类：如年度总结会、战略研讨会，用于固化决策结果、部署后续行动。

二、会议纪要编写全流程操作指引

（一）会前准备：奠定高效记录基础

明确会议核心目标

提前与主持人沟通，知晓会议需解决的核心问题（如“确定项目Q3关键里程碑”“评审新功能方案可行性”），明确纪要需重点记录的内容（如决议、行动项、争议点），避免记录偏离主题。

收集会议背景资料

整理会议议程、上期纪要（如有）、相关方案文档等，提前熟悉背景信息。例如评审会需提前阅读方案文档，记录会中需重点关注的讨论点（如成本、技术可行性、用户影响）。

准备记录工具与模板

电子工具：推荐使用Word、Excel或协同文档（如飞书文档、腾讯文档），提前打开“会议纪要标准模板”（见第三部分）；

辅助工具：如需保证信息准确，可准备录音设备（需提前征得主持人及参会人同意），或使用速记符号（如“△”表示问题、“○”表示行动、“→”表示结论）；

人员分工：若会议内容较多，可安排1人主记录（聚焦决议、行动项）、1人辅助记录（补充讨论细节、标注发言人）。

（二）会中记录：精准抓取关键信息

基础信息完整记录

会议名称：需体现会议主题（如“项目Q3启动会会议纪要”）；

时间：精确到“上/下午X:-X:”，若跨时段需注明；

地点：线上会议需注明平台（如“腾讯会议，会议号X”），线下会议注明会议室；

人员：主持人、记录人必填，参会人列出全名（用“*”“”等代替），缺席人需注明原因（如“请假，因出差”）。

按议程聚焦讨论核心

依据会议议程顺序记录，每个议题需包含：

讨论要点：客观记录不同观点（如“提出：需求优先级应按用户量排序；建议：需结合技术实现难度调整”），避免主观评价；

争议焦点：若存在分歧，明确标注争议点及未达成一致的结论（如“关于需求优先级，未达成一致，需会后由*牵头进一步评估”）；

关键结论：用“→”或“★”标记最终决议（如“→会议确定：Q3里程碑为‘6月30日前完成核心功能开发，7月15日上线测试’”）。

行动项“五要素”记录法

所有需执行的任务必须包含：任务描述、负责人、计划完成时间、交付标准、关联议题。例如：

“○任务：完成技术方案初稿评审；负责人：；时间：2023-10-20前；交付标准：通过部门审核；关联议题：Q3开发计划可行性”。

避免使用“尽快”“尽快完成”等模糊表述，保证执行人明确、时间可追溯。

（三）会后整理：规范输出与分发

信息核对与补全

会后24小时内整理记录，重点核对：

决议是否与主持人总结一致；

行动项“五要素”是否完整，负责人姓名、时间是否准确；

模糊表述（如“大家基本同意”）需向主持人或参会人*确认，明确为“会议通过”或“需进一步讨论”。

结构化撰写与润色

按模板（见第三部分）组织内容，语言需简洁、客观，避免口语化（如将“我觉得这个方案不行”改为“*提出该方案存在风险，需优化”）。重点内容可加粗或用符号标注（如“★决议”“☆行动项”），提升可读性。

审核与分发归档

初稿完成后，提交主持人审核，确认内容准确性；

审核通过后，48小时内分发至参会人、相关协作部门及存档方；

涉密会议需标注“内部保密”，按公司规定限定分发范围；

电子版纪要需命名规范（如“项目Q3启动会*”），同步至共享文件夹或知识库，方便查阅。

三、会议纪要标准模板（可调整）

会议基本信息表

项目

内容

会议名称

会议时间

年月日上/下午:-:

会议地点

（线上：平台；线下：会议室）

主持人

记录人

参会人员

、、、（共X人）

缺席人员

（原因：）、（原因：）

会议议程

1.议题一：；2.议题二：；3.议题三：

会议议程与讨论记录表

序号

议题

讨论内容（含关键观点、争议点）

决议/结论（标注“★”）

1

议题一：

：需优先解决A问题，影响用户体验；：建议先处理B问题，资源更充足。争议点：问题优先级排序。

★会议确定：优先级为B→A，由*牵头制定详细计划。

2

议题二：

：方案成本超预算10%，建议缩减功能；：核心功能不可删，需优化技术降低成本。

★会议通过：保留核心功能，*负责评估成本优化方案，10月25日前反馈。

3

议题三：

（无争议，一致通过）

★会议决议：按原计划推进，每周五同步进展。

行动项跟踪表