DB15_T 2459-2021 电子档案和档案数字化副本移交接收规范.docxVIP

ICS01.040.01CCSA14

15

内蒙古自治区地方标准

DB15/T2459—2021

电子档案和档案数字化副本移交接收规范

Specificationfortransferandacceptanceofelectronicrecordsand

digitalcopyofarchives

2021-12-10发布2022-01-10实施

内蒙古自治区市场监督管理局发布

I

DB15/T2459—2021

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。

本文件由内蒙古自治区档案局提出并归口。

本文件起草单位：内蒙古自治区档案馆。

本文件主要起草人：谷磊、包玉玲、韩晓军、温旭东、李志鹏、常青、张鑫、张宇杰。

DB15/T2459—2021

电子档案和档案数字化副本移交接收规范

1范围

本文件规定了电子档案和档案数字化副本移交接收的技术和管理要求,包括在线和离线移交接收。

本文件适用于内蒙古自治区各级档案馆以及依法向档案馆移交档案的机关、团体、企事业单位和其他组织开展电子档案和档案数字化副本的移交接收工作。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T20530文献档案资料数字化工作导则

GB/T33476（所有部分）党政机关电子公文格式规范

DA/T1档案工作基本术语

DA/T13档号编制规则

DA/T18档案著录规则

DA/T22归档文件整理规则

DA/T31纸质档案数字化规范

DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范

DA/T46文书类电子文件元数据方案

DA/T47版式电子文件长期保存格式需求

DA/T48基于XML的电子文件封装规范

DA/T50数码照片归档与管理规范

DA/T52档案数字化光盘标识规范

DA/T54照片类电子档案元数据方案

DA/T57档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范

DA/T58电子档案管理基本术语

DA/T62录音录像档案数字化规范

DA/T63录音录像类电子档案元数据方案

DA/T78录音录像档案管理规范

3术语和定义

GB/T18894、DA/T1、DA/T18、DA/T22、DA/T31、DA/T58、DA/T62界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

1

3,1

2

DB15/T2459—2021

电子文件electronicdocument

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的电子格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。

[来源：GB/T18894-2016.3.1]

电子档案electronicrecords

具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

[来源：GB/T18894-2016.3.2]

3,3

档案数字化副本digitalcopyofarchives

指将纸质档案、照片档案、声像档案等传统载体档案，进行数字化转换，形成的以数字形态存在的能被计算机识别的数据，包括档案原文图像数据、照片图像数据、音频视频数据及相关档案元数据。

[来源：DA/T31-2017.3.3有修改]

3,4

元数据metadata

描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

[来源：GB/T18894-2016.3.3]

4总则

4.1移交单位和档案馆应当依据《中华人民共和国档案法》履行电子档案和档案数字化副本的移交和接收职责。

4.2在移交与接收电子档案和档案数字化副本过程中，应确保档案信息的安全。涉及国家秘密的电子档案和档案数字化副本应单独存储，其移交接收应符合国家保密相关规定。

5移交要求

5.1基本要求

5.1.1各门类电子档案移交前应按照GB/T18894执行及相应门类档案整理标准进行规范整理；纸质档案应在规范整理的前提下，按照DA/T31执行形成档案数字化副本；模拟录音录像档案应在规范整理的前提下，按照DA/T62执行形成档案数字化副本。

5.1.2形成时间早于