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员工离职手续办理规范与模板

一、总则

为规范员工离职管理，确保公司与员工双方的合法权益，维护公司正常的工作秩序，促进人力资源的合理流动，特制定本规范。本规范适用于公司全体正式员工及试用期员工。

员工离职手续的办理应遵循公平、公正、公开及合法合规的原则，兼顾公司利益与员工个人权益。人力资源部是员工离职手续办理的归口管理部门，各部门应积极配合，确保离职流程顺畅高效。

二、离职流程

（一）离职申请与提交

1.员工提出离职：员工因故需离职时，应提前以书面形式向其直接上级提交《员工离职申请表》（详见模板一）。试用期员工应提前三日提交，正式员工应提前三十日提交，或以劳动合同约定为准。

2.申请内容：《员工离职申请表》需清晰填写离职人姓名、部门、职位、入职日期、拟离职日期、离职原因等关键信息，并由员工本人亲笔签名。

3.提交方式：员工应将填写完整的《员工离职申请表》当面提交给直接上级，特殊情况可经部门负责人同意后通过指定内部邮件系统提交扫描件，并随后补交纸质版。

（二）离职面谈

1.面谈安排：直接上级在收到员工离职申请后，应在两个工作日内与员工进行离职面谈。如直接上级认为必要，可邀请人力资源部同事参与。

2.面谈目的：了解员工离职的真实原因，听取员工对公司管理、团队建设、企业文化等方面的意见和建议；对于表现优秀或关键岗位员工，可根据公司政策尝试挽留（如适用）；明确后续工作交接要求和时间节点。

3.面谈记录：面谈后，直接上级应填写《员工离职面谈记录表》（详见模板二），记录面谈主要内容、员工反馈及初步处理意见，并由员工签字确认。该记录将作为离职审批的附件。

（三）离职审批

1.部门审批：直接上级在完成离职面谈并签署意见后，将《员工离职申请表》及《离职面谈记录表》提交给部门负责人进行审批。部门负责人需对员工离职原因、工作交接安排等进行审核。

2.人力资源部审核：部门审批通过后，将相关材料提交至人力资源部。人力资源部负责审核员工的劳动合同履行情况、考勤、薪资结算、培训协议等事宜，并签署审核意见。

3.最终审批：根据员工职级及公司相关规定，离职申请可能需报请更高层级领导审批。审批完成后，人力资源部应及时将审批结果通知员工本人及所在部门。

（四）工作交接

1.交接准备：在获得离职审批后，员工应根据《员工离职工作交接清单》（详见模板三）的要求，开始整理需交接的工作及物品。部门负责人应指定交接监交人，并明确交接期限。

2.交接内容：

*工作交接：包括手头未完成工作的进展情况、后续工作计划、相关联系人信息、待办事项清单等。

*资料交接：包括工作文档、项目资料、客户资料、技术文档、电子数据、合同协议等。

*物品交接：包括公司配备的办公设备（电脑、电话、U盘等）、办公用品、工牌、门禁卡、钥匙、公司财物等。

*其他交接：包括公司内部系统账号、邮箱、业务平台权限的清理与交接等。

3.交接确认：员工应逐项与指定的接手人（或部门负责人指定人员）办理交接，交接完毕后，由交接人、接手人及监交人共同在《员工离职工作交接清单》上签字确认。该清单一式三份，交接人、接手人、人力资源部各执一份。

（五）财务结算

1.薪资结算：人力资源部根据员工实际出勤天数、离职日期及公司薪酬制度，核算员工离职当月薪资、未休年假工资（如适用）、加班工资（如适用）等。

2.费用清算：员工应结清所有个人向公司的借款、领用的备用金及其他应付款项。同时，公司将根据规定为员工办理社保、公积金等的停缴或转移手续。

3.经济补偿：若员工离职符合《劳动合同法》规定的用人单位应当支付经济补偿的情形，人力资源部将依法核算并支付经济补偿金。

4.结算时间：薪资及其他应付款项一般在公司统一发薪日或双方约定的时间内支付至员工指定的银行账户。

（六）离职证明与档案转移

1.离职证明：在员工完成所有离职手续（包括工作交接、财务结算等）后，人力资源部应在规定时间内为员工出具《解除/终止劳动合同证明书》（详见模板四），该证明将载明劳动合同期限、解除或终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限等信息。

2.档案转移：员工如需转移个人档案，应向人力资源部提供接收单位或人才服务中心的调档函，人力资源部将按规定协助办理档案转移手续。

3.社保公积金转移：人力资源部会指导员工办理社会保险及住房公积金的转移或封存手续。

（七）离职后事项

1.保密义务：员工离职后，仍需遵守与公司签订的保密协议及劳动合同中关于保密条款的约定，不得泄露公司商业秘密和敏感信息。

2.竞业限制：若员工属于涉密岗位或签订了竞业限制协议，应严格遵守竞业限制相关约定。公司将按照协议约定支付竞业限制补偿金（如适用）。

3.联系方式更新：员工离职后，如联系方式发生变