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行业通用文档编制模板指南

一、适用范围与核心价值

二、标准化编制流程

（一）前期准备：明确文档定位与需求

确定文档类型与目标读者

明确文档用途（如内部培训、客户交付、监管报备等），识别目标读者（如技术人员、管理层、客户等），据此调整内容深度与表达方式。

示例：技术方案需侧重细节参数，管理报告需突出数据结论，用户手册需侧重操作步骤。

收集基础素材与参考资料

梳理项目背景、需求文档、相关行业标准（如ISO、国标等）、历史类似文档等，保证内容依据充分。

核对素材的时效性与准确性，避免引用过期或矛盾信息。

制定文档框架与分工

根据文档类型搭建基础框架（如“背景-目标-内容-总结”四部分），明确各章节负责人及完成时间。

示例：项目验收报告框架可包含“项目概述、实施过程、成果交付、问题与改进、结论建议”。

（二）内容编制：按框架填充核心信息

文档基本信息填写

按模板表格要求填写文档名称、编号、版本号、编制部门、编制人（明）、审核人（华）、批准人（*伟）等基础信息，保证可追溯。

主体内容撰写

背景与目标：简述文档编制的起因（如项目启动、政策要求）及要达成的目标（如规范操作流程、明确验收标准）。

核心内容：分模块展开，逻辑清晰、数据准确。技术类文档需包含参数、流程图、示意图；管理类文档需包含职责分工、时间节点、风险预案。

附录与引用：补充支撑材料（如测试数据、政策文件原文），注明引用来源，保证可验证。

格式规范与校对

统一字体（如标题黑体、宋体）、字号（如标题三号、小四）、行距（如1.5倍）、页边距（如上下2.54cm、左右3.17cm）。

检查错别字、标点符号、数据一致性，重点核对图表编号与引用是否匹配。

（三）审核修订：多维度质量把控

内部审核

编制人完成初稿后，先进行自检，保证内容完整、符合框架要求。

交由部门负责人（*华）进行初审，重点审核逻辑连贯性、数据准确性、是否符合行业规范。

交叉评审与修订

邀请相关业务部门（如技术、法务、市场）参与评审，收集跨部门意见，避免内容盲区。

根据评审意见修订文档，记录修订内容（见“修订记录表”），保证每处修改有依据、可追溯。

最终批准与发布

修订稿经最终审核人（*伟）签字确认后，按企业文档管理流程编号、存档，并通过指定渠道（如内部系统、共享盘）发布。

三、模板表格设计

（一）文档基本信息表

字段名

填写说明

示例

文档名称

简明扼要概括文档核心内容，不超过20字

《项目需求规格说明书》

文档编号

按企业编码规则填写（如部门-年份-流水号）

TECH-2023-012

版本号

初始版本为V1.0，修订后递增（如V1.1、V2.0）

V1.2

编制部门

负责文档编制的部门全称

技术研发部

编制人

编制人姓名（用*号代替）

*明

审核人

部门负责人或指定审核人（用*号代替）

*华

批准人

最终审批负责人（用*号代替）

*伟

编制日期

文档最终定稿日期（YYYY-MM-DD）

2023-10-25

密级

根据信息敏感度划分（如公开、内部、秘密）

内部

生命周期

文档当前状态（如草稿、待审核、已发布、已废止）

已发布

（二）编制任务分工表

阶段

任务描述

负责人

计划完成时间

实际完成时间

备注

素材收集

收集项目需求文档及行业标准

*玲

2023-10-10

2023-10-12

延期2天，补充3份标准

框架设计

搭建文档主体结构

*明

2023-10-15

2023-10-15

按计划完成

内容撰写

编写“技术方案”章节

*强

2023-10-20

2023-10-22

待补充测试数据

图表制作

绘制系统架构图与流程图

*磊

2023-10-18

2023-10-18

按计划完成

初稿校对

全文校对与格式调整

*明

2023-10-25

2023-10-25

按计划完成

（三）内容审核表

审核维度

审核标准

审核意见

审核人

审核日期

内容完整性

是否覆盖文档框架所有章节，无遗漏关键信息

“3.2实施步骤”需补充风险应对措施

*华

2023-10-26

数据准确性

参数、图表、引用数据是否准确，与原始资料一致

图2-3中“用户量”数据与项目周报不一致，需核对

*芳

2023-10-27

逻辑连贯性

章节之间、段落之间逻辑是否清晰，无矛盾

第4章结论与第3.1项目目标呼应不足，建议补充对比分析

*伟

2023-10-28

格式规范性

字体、字号、行距、图表编号是否符合模板要求

部分表格未添加表头，需统一格式

*华

2023-10-28

（四）修订记录表

版本号

修订日期

修订人

修订内容说明

修订原因

V1.0

2023-10-15

*明

初稿完成，包含背景、目标、框架

新建文档

V1.1

2023-10-22

*强

补充“技术方案”章节测试数据，调整3.2实施步骤流程图

根据测试结果更新内容

V1.2

2