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公司文件档案归档整理标准化手册

前言

为规范公司文件档案的收集、整理、保管和利用工作，保证档案的完整性、安全性及可追溯性，提高档案管理效率，依据《中华人民共和国档案法》及公司内部管理要求，特制定本手册。本手册适用于公司各部门、各分支机构的文件档案归档管理工作，旨在统一标准、明确流程，为公司运营决策、审计检查、历史追溯等提供可靠的档案支持。

一、手册应用背景与适用范围

（一）应用背景

公司业务规模扩大及管理精细化要求提升，文件档案数量逐年增加，涉及行政、财务、人事、项目等多个领域。传统档案管理存在分类混乱、归档不及时、查找困难等问题，已无法满足高效办公和合规管理需求。通过标准化归档整理，可实现档案“集中管理、规范有序、利用便捷”的目标。

（二）适用范围

适用部门：公司总部各部门（行政部、财务部、人事部、项目部等）、各分支机构及子公司。

适用文件类型：包括但不限于纸质文件、电子文件，如红头文件、会议纪要、合同协议、财务凭证、人事档案、项目资料、审计报告、客户资料等。

适用场景：日常办公文件归档、年度档案整理专项工作、审计/检查资料备查、新员工档案管理培训、历史档案调阅利用等。

二、档案归档标准化操作流程

（一）文件收集与初步筛选

收集范围

必须归档文件：公司正式发文（含红头文件、通知、通报）、重要会议纪要（需参会人签字确认）、合同及协议（含审批单）、财务凭证及报表（含发票、银行回单）、人事档案（含劳动合同、离职证明、考核记录）、项目资料（含立项书、验收报告、成果文件）、审计报告及整改材料、客户及供应商重要资料等。

非归档文件：临时性草稿（无修改痕迹）、重复文件（内容完全一致）、个人非工作相关文件、过期失效通知（如已废止的制度文件）等。

收集责任与时限

责任主体：各部门指定档案管理员（如经理或专员），负责本部门文件收集、初步整理。

收集时限：

月度文件：每月25日前完成当月文件收集；

年度文件：每年12月20日前完成年度重要文件（如年度总结、审计报告）收集；

专项文件：项目结束后10个工作日内完成项目档案收集。

初步筛选要求

检查文件完整性：如会议纪要需有参会人签字、合同需有双方盖章，缺失关键要素的文件需补充完善。

去除无效附件：如文件中的草稿页、空白页，保留最终有效版本。

（二）档案分类与编号规则

分类依据

采用“部门-年度-文件类型”三级分类法，保证逻辑清晰、层级分明。

分类代码说明

部门代码：行政部（XZ）、财务部（CW）、人事部（RS）、项目部（XM）、市场部（SC）、研发部（YF）等。

文件类型代码：综合类（ZH）、财务类（CW）、人事类（RS）、项目类（XM）、合同类（HT）、审计类（SJ）等。

编号规则

档案编号统一为“部门代码-年度-文件类型代码-流水号（3位）”，示例：

行政部2024年综合类第1份文件：XZ-2024-ZH-001

财务部2023年财务类第15份文件：CW-2023-CW-015

特殊文件处理

密级文件：在编号后标注密级代码（秘密M、机密J、绝密U），如“XM-2024-HT-005J”；

跨部门文件：以主办部门为主分类，协办部门可在备注栏注明；

电子文件：编号规则与纸质文件一致，存储路径按分类建立文件夹（如“XZ/2024/ZH/”）。

（三）档案排序与整理

排序规则

同一类档案按“形成时间倒序”排列（最近的在前），或按“文件编号顺序”排列（如001、002…）；

同一文件内的材料按“在前、附件在后，批复在前、请示在后”排序。

整理要求

纸质文件：去除回形针、订书钉等易锈蚀装订物，破损文件用透明胶带修补（避免遮挡文字），页码连续的文件需在右上角标注页码；

电子文件：删除重复、无效版本，按编号命名文件（如“XZ-2024-ZH-001.pdf”），保证文件名与档案编号一致；

照片/音视频文件：需标注拍摄时间、事件、人物等信息，存储为通用格式（JPG、MP4等）。

（四）档案编目与登记

编目内容

所有档案需填写《公司档案目录表》，核心信息包括：档案编号、文件标题、形成部门、形成日期、页数/件数、密级、存放位置、备注（如“含合同附件3份”）。

登记要求

纸质档案：目录表一式两份，一份随档案存放，一份交行政部档案室汇总；

电子档案：目录表需录入公司档案管理系统，支持关键词检索（如文件标题、形成日期）；

信息核对：登记前需核对档案编号、文件标题与实物/电子文件一致，避免错登、漏登。

（五）档案装订与封装

装订方式

纸质文件：采用“打孔穿绳装订”或“档案夹装订”，厚度不超过3cm（过厚文件需分册装订）；

散页文件：使用不锈钢夹固定，加装档案封面（标注档案编号、标题、形成部门）。

封装要求

装订后装入统一规格的档案袋（尺寸：A4或B5），正面粘贴档案标签（含编号、标题、形成日期、部门）；

密级文件使用带锁档案