行政文件档案管理分类编号规范表.docVIP

行政文件档案管理分类编号规范表应用指南

一、适用范围与核心价值

本规范表适用于各类企业、事业单位及部门的行政文件档案管理工作，旨在通过统一分类标准与编号规则，解决档案存放混乱、检索困难、交接不清等问题，实现档案管理的标准化、系统化与高效化。其核心价值在于：提升档案调取效率（目标检索时间缩短50%以上）、保证档案完整性（避免遗漏或重复）、降低管理成本（减少人工整理时间）、支撑合规审计（满足档案留存期限与追溯要求）。

二、规范表应用流程详解

步骤一：明确档案分类维度

根据行政文件的性质、来源及管理需求，确定一级分类维度（核心类别），再细分二级、三级子类。常见分类维度包括：

文件性质：综合管理（制度、通知）、人事管理（招聘、考核）、财务管理（预算、报销）、业务支撑（合同、会议）、后勤保障（资产、安保）等；

文件来源：内部发文、外来收文（上级单位、合作方）、跨部门协作文件等；

时间属性：年度（如2023年）、季度（如Q3）、月度（如08月）等；

保密级别：公开文件、内部文件、秘密文件（根据单位保密制度划分）。

示例：某单位将一级分类定为“综合类（ZG）”“人事类（RS）”“财务类（CW）”，其中“人事类”下细分二级子类“招聘（ZP）”“培训（PX）”“考核（KH）”。

步骤二：设定编号规则体系

采用“分类代码+年份+流水号”的复合编码结构，保证编号唯一性、可识别性与可扩展性。具体规则

分类代码：一级分类用2位大写字母（如综合类=ZG，人事类=RS），二级分类用2位数字（如招聘=01，培训=02），三级分类可增加1位字母或数字（如应届生招聘=A，社招=B）；

年份代码：文件形成年份的后2位（如2023年=23）；

流水号：当分类维度的文件数量超过100份时，启用3位流水号（001-999），不足100份时用2位（01-99）；

分隔符：分类代码与年份用“-”连接，年份与流水号用“-”连接，三级分类与一级/二级分类用“.”连接。

示例：2023年第5份应届生招聘文件编号为“RS-01.A-23-005”，其中“RS”为人事类，“01”为招聘子类，“A”为应届生细分，“23”为年份，“005”为流水号。

步骤三：填写分类编号规范表

根据设定的分类维度与编号规则，填写《行政文件档案分类编号规范表》（见第三部分模板），明确每个层级的代码、名称及说明，保证全员理解一致。填写时需注意：

一级分类不超过10类（避免过于分散），二级分类每类不超过8个子类（便于快速定位）；

代码需简洁易记，避免使用易混淆字符（如“O”与“0”，“I”与“1”）；

对特殊文件（如跨年度项目文件、密级文件）在备注栏标注特殊处理规则（如项目编号+年度后缀，密级文件编号后加“M”）。

步骤四：执行编号与归档

文件形成后3个工作日内，由经办人根据规范表完成编号，并在文件首页右上角标注编号（字体：宋体，字号：四号，颜色：黑色）；归档时，档案管理员核对编号与分类表一致性，按“分类代码-年份-流水号”顺序存放，同时登记《档案归档登记表》（记录编号、文件名称、形成日期、经办人、存放位置等信息）。

步骤五：动态维护与优化

每年度末，由行政部门牵头组织档案管理评审，结合实际使用情况（如新增文件类型、分类规则不适用等）对规范表进行修订，修订后需重新组织培训并更新版本号（如V1.0→V1.1）。

三、分类编号规范模板表

序号

一级分类代码

一级分类名称

二级分类代码

二级分类名称

三级分类代码（可选）

三级分类名称（可选）

编号示例

说明

备注

1

ZG

综合类

01

制度文件

A

管理制度

ZG-01.A-23-001

公司层面发布的行政管理制度

含考勤、办公秩序等制度

2

ZG

综合类

02

通知文件

-

-

ZG-02-23-015

公司、部门发布的正式通知

含会议通知、放假通知等

3

RS

人事类

01

招聘文件

A

应届生招聘

RS-01.A-23-005

校园招聘相关材料（简历、offer）

社招对应代码为B

4

RS

人事类

02

培训文件

-

-

RS-02-23-028

员工培训计划、总结、课件

含新员工入职培训、技能培训

5

CW

财务类

01

预算文件

A

年度预算

CW-01.A-23-010

公司年度/季度预算方案

含部门预算分解表

6

CW

财务类

02

报销文件

-

-

CW-02-23-156

员工差旅、费用报销单据

按月份归档，流水号按月重启

7

YW

业务支撑类

01

合同文件

A

采购合同

YW-01.A-23-042

对外签订的采购、服务合同

含合同审批单、扫描件

8

HQ

后勤保障类

01

资产文件

-

-

HQ-01-23-078

固定资产台账、采购记录

含办公设备、车辆等

四、执行关键要点提示

编号唯一性原则：每份文件仅对应一个编号，禁止重复编号或一