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行政文件归档与存档标准化模板

一、模板适用范围与对象

二、行政文件归档标准化操作流程

1.文件收集与初步审核

责任主体：各部门文件经办人/部门负责人，档案管理部门监督。

操作步骤：

收集范围：各部门在处理行政事务中形成的具有保存价值的文件，包括原件（如签批件、会议签到表）及扫描件（电子文件需为PDF格式，保证不可篡改）。

收集时限：月度文件于次月5日前完成收集，年度重要文件（如年度总结、预算报告）于次年1月10日前完成收集。

初步审核：检查文件完整性（如是否有缺页、漏签）、规范性（如格式是否统一、标题是否明确），对不符合要求的文件退回原经办人补充完善，审核通过后进入分类环节。

2.文件分类与分级整理

分类原则：按“部门-文件类型-年度”三级分类法，保证层级清晰。

具体分类：

一级分类（部门）：如综合管理部、财务部、人力资源部、项目组等。

二级分类（文件类型）：如管理制度类（“公司管理制度汇编”）、会议类（“2024年第一次总经理办公会纪要”）、合同类（“项目合作协议”）、人事类（“员工入职登记表”）、报告类（“2024年度工作总结”）等。

三级分类（年度/季度）：如“2024年度”“2024年Q1”等，跨年度文件按归档年度归类。

分级管理：根据文件密级分为“普通”“内部秘密”“绝密”（如涉及核心商业机密、未公开人事信息等），密级标识需在文件封面及归档登记表中明确标注。

3.档案编号与标识

编号规则：采用“部门代码-文件类型代码-年度-流水号”组合编码，保证唯一性。

部门代码：综合管理部（ZG）、财务部（CW）、人力资源部（RL）、项目组（XM）等（可自定义）。

文件类型代码：管理制度（GL）、会议（HY）、合同（HT）、人事（RS）、报告（BG）等。

示例：ZG-HY-2024-001，表示“综合管理部-会议类-2024年-第1号文件”。

标识要求：纸质文件在封面右上角标注编号，电子文件在文件名及存储路径中体现编号；密级文件需在封面标注“内部秘密”“绝密”字样，并加盖公章。

4.信息录入与系统登记

登记工具：使用档案管理系统（如OA系统模块、专业档案管理软件）或Excel电子台账。

必填信息：归档编号、文件名称、形成部门/项目、文件类型、密级、形成日期、页数（纸质文件）、存放位置（纸质文件：档案柜-层-格；电子文件：服务器路径/云端文件夹）、经办人、归档人、归档日期。

操作规范：电子文件需同步至指定存储路径，与纸质文件一一对应；登记信息需完整准确，避免漏填、错填，每月5日前完成上月文件的系统录入与台账更新。

5.存储管理

纸质文件存储：

档案柜需分类存放，标注“部门-文件类型-年度”标签，如“ZG-GL-2024”；

存放环境应干燥、通风、避光，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，定期检查防火、防虫、防霉设施；

密级文件存放于带锁保密柜，由专人管理钥匙。

电子文件存储：

存储于单位内部服务器或加密云端，禁止存储在个人电脑或非加密移动设备；

建立定期备份机制：每日增量备份，每周全量备份，备份数据需异地存储（如另一机房或移动硬盘）；

电子文件命名规则与纸质文件编号一致，便于检索。

6.借阅与归还

借阅权限：普通文件由部门负责人审批，密级文件需分管领导审批，绝密文件需经单位主要领导审批。

操作流程：

借阅人填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、编号、用途、借阅期限（最长不超过15天），经审批后提交档案管理部门；

档案管理员核对文件信息，登记借阅人、借阅日期、预计归还日期，借阅时当面检查文件完整性；

归还时，档案管理员检查文件是否污损、缺页，确认无误后登记归还日期，密级文件需当场销毁复印件（如需留存，需经审批）。

7.定期审查与处置

审查周期：每年12月对档案进行全面审查，检查文件完整性、存储环境安全性及系统登记准确性。

处置流程：

对超过保存期限且无继续保存价值的文件（如普通会议纪满5年、临时通知满2年），由档案管理部门提出销毁申请，经部门负责人及分管领导审批后，填写《档案销毁清单》，由2人以上共同监销，保证信息无法恢复；

涉及密级的文件销毁需符合《保密法》规定，采用粉碎或焚烧方式，监销人签字确认并记录销毁过程。

三、标准化模板表格示例

表1：行政文件归档登记表

归档编号

文件名称

形成部门/项目

文件类型

密级

形成日期

页数

纸质存放位置（柜-层-格）

电子存储路径

经办人

归档人

归档日期

ZG-HY-2024-001

2024年第一次总经理办公会纪要

综合管理部

会议类

普通

2024-01-15

5

A柜-1层-3格

\2024\001

*

*

2024-01-20

CW-HT-2024-002

项目合作协议

财务部

合同类

内部秘密

2024-02-10

12

B柜-2层-5格

\2024