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销售合同与订单处理模板工具
一、工具应用场景
多行业适用：零售、制造、服务型企业（如设备销售、软件开发、咨询服务等）的标准销售合同与订单处理；
跨部门协作：销售部门、法务部门、财务部门、交付部门之间的合同拟定、审批、执行协同；
中小微企业：缺乏标准化流程的企业，可快速搭建合同与订单管理规范业务操作；
客户定制化需求：针对不同客户的特殊条款（如定制产品、分期付款、区域限制等），提供灵活调整模板。
二、标准化操作流程
1.需求收集与梳理
操作要点：
销售人员与客户沟通，明确核心需求，包括：客户基本信息（名称、统一社会信用代码、联系人*经理）、产品/服务细节（名称、规格型号、数量、质量标准）、商务条款（单价、总价、折扣、支付方式）、交付要求（时间、地点、运输方式）、特殊约定（质保期、违约责任等）。
整理需求信息，形成《客户需求清单》（可参考附件1模板），保证无遗漏、无歧义，如客户对交付时间有特殊要求，需标注“紧急”或“需协调生产部门优先排产”。
输出成果：《客户需求清单》（销售人员填写，客户签字确认）。
2.合同条款拟定
操作要点：
依据《客户需求清单》，使用《销售合同信息表》（附件2模板）拟定合同核心条款，包括：
双方主体信息：甲方（客户）、乙方（销售方）全称、地址、联系人、联系方式（电话：，联系人：经理）；
合同标的：产品/服务名称、规格型号、数量、单价、总价（大写和小写需一致）；
交付条款：交付时间（具体日期或“收到预付款后X日内”）、交付地点（如“甲方指定仓库”）、运输方式（如“乙方负责物流，费用由甲方承担”）、验收标准（如“按国家标准及双方确认的技术图纸”）；
支付条款：支付比例（如“预付款30%，发货前付至70%，验收合格后付清尾款”）、支付账户（户名：A公司，账号：，开户行：银行）；
违约责任：逾期交付/付款的违约金计算方式（如“每日万分之五”）、质量问题的处理方式（如“7日内退换货，30日内维修”）；
争议解决：约定协商解决，协商不成提交乙方所在地人民法院诉讼。
法务部门审核合同条款，重点检查主体合法性、条款合规性、权责明确性，避免歧义表述（如“尽快交付”需明确具体时限）。
输出成果：《销售合同》（初稿，法务审核通过后定稿）。
3.内部审批流转
操作要点：
销售人员将定稿合同提交至内部审批流程，审批层级根据合同金额及风险等级确定：
常规合同（金额≤10万元）：销售经理*经理审批；
大额合同（10万元＜金额≤50万元）：销售经理经理、财务部总监联合审批；
重大合同（金额＞50万元或涉及定制化开发）：销售经理经理、财务部总监、法务部专员、总经理总联合审批。
审批时限：每个审批环节不超过2个工作日，紧急合同可标注“加急”，审批时限缩短至1个工作日。
审批通过后，由行政部加盖公司合同专用章，合同正式生效。
输出成果：审批通过的销售合同（加盖公章）、审批流程记录表。
4.客户确认与反馈
操作要点：
销售人员将生效合同送达客户，或通过电子版（加盖公章扫描件）发送至客户联系人*邮箱，要求客户在3个工作日内反馈确认结果。
客户提出修改意见时，需重新启动合同修订流程（步骤2-3），直至双方达成一致；客户确认后，由客户签字盖章（个人客户签字，企业客户盖章并法定代表人签字），并将原件/扫描件返回销售部门。
输出成果：双方签字盖章的销售合同（客户回执）。
5.订单与关联
操作要点：
销售人员根据确认的合同，在订单管理系统（如ERP、CRM）中《销售订单》（附件3模板），关键信息需与合同保持一致：订单编号（格式：年份+月份+流水号，如202405-001）、关联合同编号、客户信息、产品/服务明细、交付时间、支付条款等。
订单后，同步推送至生产部门/交付部门、财务部门：生产部门根据订单排产，财务部门根据支付条款开具收款凭证（如“预付款通知单”）。
输出成果：《销售订单》（系统，自动关联合同编号）。
6.执行过程跟踪
操作要点：
销售人员作为订单执行第一责任人，需全程跟踪订单进度：
生产/备货阶段：每周向生产部门确认生产进度，如遇原材料短缺、设备故障等可能导致延迟的情况，提前3天告知客户，协商调整交付时间；
交付阶段：确认物流信息（如快递单号），提前1天通知客户准备收货；交付后，协助客户完成验收（如安排技术人员现场指导），并签署《客户验收单》；
收款阶段：根据合同支付条款，在应收日期前3天提醒客户付款，收到款项后及时在系统中更新订单状态（如“已收款”）。
使用《订单执行跟踪表》（附件4模板）记录关键节点（生产完成、发货、验收、收款），保证信息可追溯。
输出成果：《订单执行跟踪表》（实时更新）、《客户验收单》（客户签字）。
7.档案归档管理
操作要点：
合同执行完毕（尾款结清、质保期满）后，销售人员整理全套资料，包括：《客户需求清单》
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