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业务合同签订标准化流程工具模板

一、引言

业务合同是企业开展经济活动、明确双方权责的重要法律文件，规范的签订流程可有效降低法律风险、保障企业权益、提升合作效率。本标准化流程工具旨在为企业合同签订提供全环节指引，保证各环节操作规范、责任清晰，适用于企业各类业务合同（如采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等）的签订管理。

二、适用范围与场景描述

本流程适用于企业内部所有部门（如采购部、销售部、市场部、项目部等）与外部合作方（包括企业、机构、个体工商户等）签订各类业务合同的场景，具体包括但不限于：

采购原材料、设备、服务等物资类合同；

销售产品、提供技术或服务类合同；

项目合作、委托开发、咨询服务类合同；

租赁、代理、加盟等模式类合同。

三、合同签订全流程操作指引

（一）需求发起与合同草案拟定

操作目标：明确合作需求，形成初步合同框架，保证内容覆盖核心要素。

责任主体：业务部门（如需求提出部门）、法务部（可选）。

操作步骤：

需求确认：业务部门根据业务需求，与合作方进行初步沟通，明确合作内容（如标的物名称、规格、数量、服务标准等）、合作期限、预算金额等核心要素，填写《合同签订申请表》（见表1），经部门负责人*签字确认后，启动合同签订流程。

草案拟定：业务部门根据需求，参考企业标准合同模板或合作方提供的草案，拟定合同初稿。合同内容应至少包含以下核心条款：

合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）；

合作标的（产品/服务名称、型号、规格、技术参数等）；

数量、质量标准及验收方式；

履行期限、地点和方式；

合同金额及支付方式（含币种、账户信息、进度节点等）；

双方权利义务；

违约责任（违约情形、违约金计算方式、损失赔偿范围等）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖法院）；

合同生效条件及附件清单。

内部初审：业务部门负责人*对合同初稿进行内容完整性、业务可行性审核，重点核对需求与合同条款的一致性（如数量、金额是否与申请表匹配）。

（二）合同评审与内部审批

操作目标：通过多部门评审，识别法律风险、财务风险、业务风险，保证合同内容合规、合理。

责任主体：业务部门、法务部、财务部、分管领导*。

操作步骤：

发起评审：业务部门将合同初稿及《合同签订申请表》提交至法务部、财务部等部门进行评审，明确各评审环节的时限（一般不超过2个工作日）。

分部门评审：

法务部评审：重点审核合同条款的合法性、合规性，是否存在法律漏洞（如违约责任是否明确、争议解决方式是否有效等），对格式条款、免责条款等提出修改建议；

财务部评审：审核合同金额的准确性、支付方式的合理性（如是否符合企业资金管理规定、是否涉及大额预付款等），对发票开具、税务处理等提出意见；

业务部门复核：根据法务、财务部门的评审意见，与合作方沟通调整合同条款，形成修订版合同，并反馈评审结果至相关部门。

领导审批：合同修订版经法务部、财务部确认无异议后，提交至分管领导*进行最终审批，审批通过后形成合同终稿。

（三）对方主体资格审查

操作目标：核实合作方主体资格，保证其具备履约能力，避免因合作方资质问题导致合同无效或无法履行。

责任主体：业务部门、法务部。

操作步骤：

资料收集：业务部门要求合作方提供以下主体资格证明材料（复印件需加盖公章）：

企业法人：营业执照副本（需在有效期内）、法定代表人身份证明书；

其他组织：营业执照或相关登记证书、负责人身份证明；

个体工商户：营业执照、经营者身份证明；

特殊行业：还需提供行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）。

资质核查：

通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实合作方营业执照信息（是否存续、是否被吊销注销、经营范围是否符合合同内容等）；

核实合作方授权代表是否具有合法授权（如需授权代表签字，需提供《授权委托书》，明确授权范围和期限）。

风险排查：法务部对合作方是否存在重大诉讼、仲裁、失信被执行人等风险情况进行排查，形成《合作方主体资格审查表》（见表2），确认无重大风险后，方可进入下一步流程。

（四）合同谈判与条款确认

操作目标：与合作方就合同条款达成一致，明确双方权利义务，避免后续争议。

责任主体：业务部门、法务部、分管领导*。

操作步骤：

谈判准备：业务部门与法务部共同梳理合同核心条款（如价格、履行期限、违约责任等），确定谈判底线和优先级，准备谈判方案。

正式谈判：由业务部门负责人*或指定代表带队，法务部参与，与合作方就合同条款进行逐条协商，重点沟通评审过程中存在争议的条款（如违约金比例、争议解决方式等），并做好谈判记录。

条款确认：谈判达成一致后，业务部门根据谈判结果修订合同终稿，与合作方确认无误后，形成双方签字盖章的合同文本（文本需为纸质版+电子版，保证内容一致）。

（五）合同签署与用印管理

操作目标：规范合同签