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公文写作规范指南

引言

公文作为党政机关、企事业单位、社会团体在公务活动中传递信息、指导工作、协调事务的重要工具，其规范性直接关系到工作效率、决策落实和单位形象。一份规范的公文，既能准确传达意图，又能体现发文单位的专业素养；反之，不规范的公文可能导致理解偏差、执行错位，甚至影响工作推进。本文将围绕公文写作的核心规范展开，从格式、语言、逻辑等维度层层递进，结合实际场景解析要点，为公文写作者提供可操作的指导。

一、格式规范：公文的”外衣”要得体

公文格式是其区别于其他文体的显著特征，如同正式场合的着装要求，需严格遵循既定规则。规范的格式不仅能提升公文的权威性，更能通过明确的结构要素帮助阅读者快速抓取关键信息。

（一）文种选择：明确”身份”是第一步

文种是公文的”身份标识”，不同文种对应不同的适用场景。例如，“请示”用于向上级请求指示或批准，“批复”是上级对下级请示的答复；“通知”用于传达要求或告知事项，“通报”则侧重表彰、批评或传达重要情况；“报告”用于向上级汇报工作，“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作。实际写作中，文种选择错误是常见问题。曾有某单位将”请示”误写为”报告”，导致上级未及时审批，影响项目进度。因此，写作者需熟悉《党政机关公文处理工作条例》中规定的15种法定文种（决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要），结合具体需求精准选择。

（二）结构要素：关键部件缺一不可

公文的结构要素可分为”必备要素”和”可选要素”。必备要素包括标题、主送机关、正文、落款（发文机关署名、成文日期）、印章；可选要素如附件、抄送机关等，需根据内容需要添加。

标题是公文的”眼睛”，需准确反映内容，格式为”发文机关名称+事由+文种”（如《XX局关于2023年度财务审计工作的通知》），其中事由部分要简明扼要，避免冗长。主送机关是公文的接收对象，需明确具体，普发性公文可使用统称（如”各科室、各部门”），但需避免模糊表述（如”相关单位”）。正文是核心内容，需分段清晰，通常包含背景、事项、要求等部分。落款需与发文机关全称或规范化简称一致，成文日期用阿拉伯数字标注（如”2023年12月5日”），印章需端正、清晰，下压成文日期。

（三）排版要求：细节决定专业度

排版规范是公文形式美的体现，需注意字体、字号、行距、页边距等细节。一般而言，正文用3号仿宋体字，标题用2号小标宋体字，主送机关、落款等用3号仿宋体字；行距为固定值28磅，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm。页码需居中排布，数字标注；附件需在正文下空一行左空二字标注”附件：“，后接附件名称，附件正文格式与主文一致。此外，公文用纸一般为A4型（210mm×297mm），左侧装订，确保整齐美观。

二、语言规范：公文的”血肉”要精准

如果说格式是公文的”外衣”，那么语言就是公文的”血肉”。公文语言需服务于”传达意图、指导工作”的核心功能，其核心要求是准确、简洁、庄重，避免歧义、冗余或随意。

（一）准确性：避免”一词多解”的陷阱

准确性是公文语言的生命线。用词需符合语境，避免模糊表述。例如，“原则上同意”与”同意”有本质区别，前者可能隐含附加条件；“尽快办理”不如”请于5个工作日内办理完毕”明确。标点符号的使用也需严谨，并列词语间用顿号，分句间用逗号，句末用句号或问号、感叹号（仅限特定文种如”命令”）。曾有一份通知中写”请各单位于本月底前报送材料，逾期不候”，但未明确”月底”具体日期（有的月份28天，有的31天），导致部分单位误解。因此，关键时间节点应使用具体日期（如”XX月XX日前”），数量表述需精确（如”30%以上”比”约30%“更严谨）。

（二）简洁性：用”最少的字说清最多的事”

公文不是文学创作，无需堆砌辞藻，需开门见山、直入主题。例如，“为了进一步加强对安全生产工作的领导，切实落实安全生产责任制，经研究决定，成立安全生产领导小组”可简化为”为加强安全生产工作，经研究决定成立安全生产领导小组”。重复表述需删除，如”对于这一问题，我们必须要高度重视”中”必须”与”要”重复，可改为”我们必须高度重视”。同时，避免使用口语化表达（如”搞定”“整明白”）和网络用语（如”绝绝子”“躺平”），保持语言的正式性。

（三）庄重性：体现公文的权威性

庄重性是公文语言的内在要求，需避免轻佻、随意的表述。例如，“这次会议开得很成功，大家都很给力”可改为”本次会议成效显著，各参会单位配合密切”。引用政策文件时需使用全称（如《党政机关公文处理工作条例》而非”条例”），涉及专业术语时需准确（如”行政处罚”与”行政处分”不可混用）。此外，语气需得体，上行文（如请示、报告）需谦逊有礼（如”以上请示，妥否，请批示”），下行文（如通知、批复）需明确严谨（如”请严格遵照