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会议策划与执行标准化指导书

一、引言

为规范企业各类会议的策划与执行流程，提高会议效率、保障会议效果，减少资源浪费，特制定本标准化指导书。本指导书旨在通过系统化的流程设计、标准化的工具模板及明确的责任分工，保证会议从策划到执行的全过程可控、可追溯，适用于企业内部各类工作会议（如例会、项目推进会、总结会等）、对外会议（如客户交流会、行业研讨会等）及线上线下混合会议的策划与执行。

二、适用范围与场景说明

本指导书适用于企业各部门、各分支机构组织的各类会议，具体场景包括但不限于：

内部决策类会议：如战略研讨会、年度规划会、部门协调会等，需明确议题、形成决议；

项目推进类会议：如项目启动会、阶段复盘会、问题解决会等，需同步进度、明确任务；

对外交流类会议：如客户答谢会、合作伙伴洽谈会、行业峰会等，需维护关系、传递价值；

培训/宣贯类会议：如新员工培训、政策解读会、产品发布会等，需知识传递、统一认知。

根据会议规模（小型会议≤10人、中型会议10-50人、大型会议＞50人）、形式（纯线下、纯线上、混合式）及重要性（常规会议、重大会议），可适当调整流程细节，但核心环节需遵循本指导书要求。

三、会议策划全流程步骤

会议策划是会议成功的基础，需提前3-15个工作日启动（大型会议需提前1个月以上），具体步骤

（一）会议需求确认

操作要点：

发起需求：由会议发起部门/人员填写《会议需求确认表》（见模板1），明确会议类型、核心目标、建议时间/地点、参会范围等基础信息；

需求评审：行政部（或会议统筹部门）与发起部门对接，对会议必要性、可行性进行评估，重点确认“是否必须召开”“能否合并召开”“是否有更高效的沟通方式”；

需求确认：评审通过后，双方签字确认会议需求，明确会议核心目标（如“决策项目方案”“解决问题并明确责任人”）。

输出成果：《会议需求确认表》（发起部门、行政部各存一份）。

（二）会议目标与主题设定

操作要点：

目标细化：根据会议需求，将宏观目标拆解为可量化、可衡量的具体目标，例如“3小时内确定项目里程碑节点”“输出5个备选方案并投票选出最优方案”；

主题提炼：围绕核心目标设计简洁、明确的会议主题，突出会议价值，如“2024年Q3项目攻坚推进会——聚焦难点、明确路径”；

议程关联：保证后续议程设计能直接支撑目标达成，避免议题偏离。

示例：

会议目标：明确新产品上线时间表、分配各部门任务、解决跨部门协作瓶颈；

会议主题：“新产品上市筹备冲刺会——倒排工期、责任到人”。

（三）参会人员确定

操作要点：

核心参会人：根据会议目标确定“必须参会”人员，如决策层（需签字审批的负责人）、执行层（直接推动任务落地的负责人）、相关方（受会议结果影响的部门代表）；

可选参会人：列席人员（如信息同步对象、支持人员），需提前告知其“无需参与讨论，仅需知晓结果”；

人员确认：提前3个工作日向参会人发送《会议邀请函》（见模板2），明确会议时间、地点、议程及需提前准备的资料（如项目PPT、问题清单），并确认参会意向；

特殊情况处理：若关键人员无法参会，需提前协调替代人员或调整会议时间，避免因缺席影响决策效率。

注意：参会人数控制在“最小必要范围”，小型会议建议不超过8人，中型会议不超过20人，大型会议需提前划分讨论小组，避免“人浮于事”。

（四）会议议程设计

操作要点：

时间分配：根据会议总时长（小型会议1-2小时、中型会议2-3小时、大型会议半天至1天），合理分配各环节时间，例如：开场（5-10分钟）、议题讨论（总时长60%-70%）、总结决策（10%-15%）、后续行动（10%）；

逻辑排序：按“背景介绍→现状分析→问题讨论→方案决策→行动计划”顺序排列议题，先易后难、先宏观后微观；

责任到人：每个议题明确“主导人”（负责引导讨论、控制时间）、“汇报人”（负责内容呈现）、“记录人”（负责记录关键结论及行动项）；

提前输出：会议前1天将《会议议程表》（见模板3）发送给所有参会人，保证提前熟悉内容。

示例（中型会议议程）：

时间

环节

内容

主导人

汇报人

14:00-14:10

开场

主持人介绍会议目标、议程

——

14:10-14:40

议题1：项目进度汇报

当前阶段成果、未完成事项及原因

14:40-15:20

议题2：跨部门协作问题讨论

聚焦3个瓶颈问题，提出解决方案

赵六

各部门负责人

15:20-15:40

议题3：决策方案投票

从3个备选方案中选出最优路径

——

15:40-16:00

总结与行动项

明确任务、责任人、截止时间

——

（五）时间与地点选择

操作要点：

时间选择：

避开重要节假日、公司大型活动（如年会、团建）及参会人高频会议时段（如周一上午、周五下午）；

线上会议需考虑参会人时区（若有异地人员），建议选择多数人方便的时段（如14:00-16