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机关单位文档管理标准及流程

机关单位的文档管理工作，是保障政令畅通、维护历史真实面貌、提升行政效能的基础性工作，其专业性与严谨性直接关系到单位整体工作的质量与效率。科学规范的文档管理，不仅能够确保各类信息资源的完整、准确与安全，更能为领导决策提供可靠依据，为日常工作提供高效服务。为此，建立一套系统完备、切实可行的文档管理标准与流程，是各级机关单位的重要任务。

一、文档管理的基本原则

机关单位文档管理应始终遵循以下基本原则，作为各项工作开展的总纲：

*真实性原则：文档内容必须真实反映各项工作的实际情况，数据准确，依据充分，严禁虚构、篡改。

*完整性原则：确保文档的收集、整理、归档等各环节无遗漏，保持文档之间的有机联系和整个工作过程的连续性。

*规范性原则：从文档的形成、流转到保管、利用，均需按照统一的标准和规定操作，实现管理的标准化、制度化。

*安全性原则：严格执行保密规定，采取有效措施，防止文档丢失、损坏、泄密，保障国家秘密、工作秘密和内部敏感信息的安全。

*可利用性原则：在安全保密的前提下，优化文档存储结构，完善检索手段，确保文档信息能够及时、准确地被授权人员查阅和利用。

二、文档的界定与分类

明确文档的范畴与类别，是开展有效管理的前提。

（一）文档界定

本标准所称文档，是指机关单位在履行职能、开展工作过程中形成的，具有保存价值的各种形式的信息记录，包括纸质文件、电子文件、声像资料、实物档案等。

（二）文档分类

根据机关单位工作特点，文档可作如下分类：

1.按来源与性质分：

*外来文件：上级机关下发的指令性、指导性文件，同级单位商洽工作的函件，下级单位报送的请示、报告等。

*内部文件：本单位制发的各类公文（如通知、通报、报告、请示、批复、纪要等）、工作计划、工作总结、会议材料、调研成果、规章制度等。

*其他材料：与单位工作相关的各类合同协议、统计报表、荣誉证书、照片录像等。

2.按涉密程度分：

*绝密级：涉及国家核心秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的文档。

*机密级：涉及国家重要秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的文档。

*秘密级：涉及国家一般秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的文档。

*公开信息：可对社会公开或在一定范围内公开的文档。

3.按内容与用途分：可根据单位具体职能进一步细化，如行政管理类、业务指导类、政策法规类、财务审计类、人事劳资类等。

三、文档管理标准

（一）文档格式规范

统一的文档格式是保证文档质量、便于识别和利用的基础。

1.纸质文档：

*页面设置：一般采用A4纸张规格，页边距、页眉页脚设置符合相关公文处理规定。

*字体字号：标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等，均应按照国家及本单位公文格式标准执行。

*排版要求：段落清晰，行距适宜，标点符号使用规范，数字、计量单位用法符合国家标准。

2.电子文档：

*文件格式：优先采用通用、稳定的格式，如文字类采用DOCX或PDF格式，表格类采用XLSX格式，图像类采用JPG或PNG格式，确保长期可读。

*元数据规范：电子文档应包含必要的元数据信息，如文件名、创建者、创建日期、主题、关键词、密级等，便于检索和管理。

（二）文档命名规则

文档命名应遵循简洁明了、信息完整、易于识别和检索的原则。建议采用“日期（或年度）-部门/类别-主要内容-序号（可选）”的结构。例如：“2023-办公室-年度工作总结”、“____-人事处-干部任免通知-003”。对于系列性文档，应保持命名规则的一致性。

（三）文档编号规则

对于正式印发的公文，应按照单位公文管理规定统一编号。其他重要内部文档，也可根据需要进行分类编号管理，编号应具有唯一性和可追溯性。涉密文档的编号管理应符合保密工作的特殊要求。

（四）保管期限划分

根据文档的价值和利用需要，参照国家有关档案管理规定，将文档的保管期限划分为永久、定期（长期、短期）。

*永久保管：反映本单位主要职能活动和历史面貌，具有长远利用价值的文档。

*定期保管：在一定时期内具有查考利用价值的文档，定期保管的期限划分应符合相关规定。

四、文档管理流程

（一）文档的形成与拟制

文档形成应符合业务工作实际，拟制人员应确保内容真实、表述准确、格式规范。重要文档需经过必要的调研、论证和审核程序。电子文档的创建应使用正版软件，确保无病毒、无恶意插件。

（二）文档的审核与签发

这是确保文档质量与权威性的关键环节。各类文档在发出或归档前，必须经过相应层级的审核。正式公文的签发权限应严格按照单位规定执行。审核重点包括：内容是否符合法律法规和政策要求，是否与上级精神一致，是否真实准确，格式