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通用行政管理手册与模板
前言
本手册旨在规范企业内部行政管理流程，提高行政工作效率，保证各项行政事务有序开展。手册涵盖日常办公、会议、档案、资产、印章、接待等核心管理模块，配套标准化表单模板，适用于各类型企业行政管理部门及相关岗位人员。
一、日常办公事务管理
适用范围与场景说明
本模块适用于企业日常办公用品管理、办公环境维护、员工考勤辅助等行政事务，具体场景包括：办公用品申领与发放、办公区域清洁监督、办公设备日常巡检、员工考勤数据汇总等。
标准化操作流程
办公用品申领与发放
（1）需求提报：员工根据工作需要，填写《办公用品申领表》（见表1），注明申领物品名称、规格、数量及用途，经部门负责人*签字确认后提交至行政部。
（2）审核采购：行政部汇总各部门申领需求，核对库存情况，编制《办公用品采购计划》，经行政负责人*审批后实施采购。
（3）入库登记：采购物品到货后，行政部对照采购清单核对数量、质量，确认无误后登记《办公用品库存台账》（见表2），分类存放并标注入库日期。
（4）领用发放：员工凭审批通过的《办公用品申领表》至行政部领用，行政员核对物品与申领信息一致后发放，领用人签字确认，台账实时更新库存数量。
（5）库存盘点：行政部每月末对办公用品进行盘点，保证账实相符，对临近消耗标准的物品提前启动采购流程，避免短缺。
办公环境维护
（1）区域划分：明确各办公区域（如前台、会议室、开放办公区、独立办公室）的清洁责任主体，行政部制定《办公区域清洁标准》（地面整洁、桌面无杂物、垃圾日产日清等）。
（2）日常监督：每日下班前，各区域负责人自查清洁情况；行政部每周组织一次全面检查，记录问题并督促整改，检查结果纳入部门绩效考核。
（3）设备维护：定期检查空调、照明、饮水机等办公设备，发觉故障及时联系维修，保证设备正常运行，保障办公环境舒适。
常用表单模板
表1：办公用品申领表
申领部门
申领人
申领日期
物品名称
规格
数量
部门负责人签字：
行政部审核人：
发放人签字：
表2：办公用品库存台账
物品名称
规格
单位
期初库存
入库数量
出库数量
期末库存
备注
更新人：
更新日期：
关键注意事项
办公用品采购需优先选择性价比高、质量合格的产品，避免浪费；
申领物品需与工作相关，禁止将办公用品用于私人用途；
办公区域禁止堆放与工作无关的物品，保持通道畅通；
发觉办公设备故障应立即报修，严禁私自拆卸维修。
二、会议组织与记录规范
适用范围与场景说明
本模块适用于企业内部各类会议（如例会、专题会、评审会、股东大会等）的筹备、召开、记录及决议跟踪，保证会议高效有序，决策事项落地。
标准化操作流程
会议筹备
（1）会议发起：需求部门填写《会议申请表》（见表3），明确会议主题、目的、时间、地点、参会人员、议程及所需物料（如投影仪、麦克风、会议资料等），经部门负责人*审核后提交至行政部。
（2）统筹安排：行政部根据会议申请，协调会议室（保证时间不冲突、设备齐全），通知参会人员（提前1-3天通过邮件或企业内部系统发送会议通知，附议程及资料），准备会议物料。
（3）会前检查：会议开始前30分钟，行政部检查会议室设备（投影、音响、灯光）是否正常，摆放席卡、资料、茶水等，保证会场布置符合会议要求。
会议召开
（1）签到入场：参会人员凭会议通知签到，行政部核对参会人员名单，记录迟到、缺席情况。
（2）会议主持：主持人按议程主持会议，控制各环节时间，保证讨论聚焦主题，避免偏离议题。
（3）记录要点：会议记录人全程记录会议内容，重点记录讨论要点、决议事项、责任人及完成时限，形成《会议纪要初稿》（见表4）。
会后跟进
（1）纪要整理：会议结束后2个工作日内，会议记录人整理《会议纪要初稿》，经主持人审核无误后，按审批流程报行政负责人*及相关部门负责人签字确认。
（2）分发落实：确认后的《会议纪要》分发至所有参会人员及相关部门，明确决议事项的责任人和时间节点，行政部跟踪督办执行情况。
（3）资料归档：会议结束后，行政部收集会议通知、签到表、纪要、演示资料等，整理归档，保存期限不少于3年。
常用表单模板
表3：会议申请表
申请部门
申请人
申请日期
会议主题
会议时间
会议地点
参会人员
会议议程
1.
2.
所需物料
□投影仪□麦克风□白板□其他：
部门负责人签字：
行政部审核：
表4：会议纪要模板
会议名称
会议时间
会议地点
主持人
参会人员
记录人
会议主题
会议议程及内容：
1.
2.
决议事项：
序号
决议内容
责任人
完成时限
1
2
分发范围：
关键注意事项
会议议题需提前明确，避免临时增加与主题无关的议程；
会议记录应客观、准确，重点突出决议事项，避免主观表述；
参会人员需提前10分钟到场，关闭手机或调至静音，遵守会场纪律；
决议事项未按时完成的，责任人需
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