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员工离职处理流程及离职原因分析模板

一、适用范围与启动时机

二、标准化操作流程

（一）离职申请与初步沟通

员工提交申请

员工因个人原因离职的，需提前3-30日（根据合同约定）向直属负责人提交《离职申请表》（见模板1），说明离职原因、期望离职日期等基本信息。

因劳动合同到期离职的，员工需在到期前15日书面告知企业意向；企业因客观原因（如组织架构调整、业务收缩）需解除劳动合同的，应提前30日与员工沟通，并说明协商解除方案。

部门负责人初步沟通

直属负责人收到申请后2个工作日内与员工进行面谈，知晓离职真实原因（如职业发展、工作强度、薪酬满意度等），尝试挽留（若符合企业政策）。

若员工坚持离职，负责人需在《离职申请表》中签署“同意离职”意见，并注明工作交接要求，同步提交人力资源部。

人力资源部审核

HR核对员工入职信息、劳动合同期限、考勤记录等，确认离职申请是否符合规定流程及期限。

对关键岗位（如核心技术、管理岗）员工，HR需协同部门负责人开展二次面谈，评估离职影响及风险。

（二）工作交接与岗位过渡

制定交接计划

离职员工与直属负责人共同制定《工作交接清单》（见模板2），明确交接内容（含工作文件、客户资源、系统账号、项目进度、待办事项等）、接收人、监交人（一般为部门负责人或资深员工）及完成时限（建议不少于5个工作日，复杂岗位可延长）。

执行交接工作

交接人需逐项核对《工作交接清单》内容，保证资料完整、信息准确，并在接收人确认后签字；监交人全程监督，对交接遗漏或争议事项协调解决。

涉及客户对接、项目权限的，需同步通知相关合作方，保证工作连续性。

交接确认与归档

交接完成后，接收人、监交人、离职员工三方在《工作交接清单》签字确认，部门负责人审核后提交人力资源部归档。

（三）离职手续办理与薪资结算

行政与资产交接

离职员工至行政部门办理办公物品（如电脑、工牌、门禁卡、公司车辆等）归还手续，确认无损坏或丢失后，行政部门在《离职手续清单》中签字。

财务与社保公积金处理

财务部根据考勤记录、费用报销情况，核算离职员工薪资（含基本工资、绩效奖金、未休年假补偿等），保证在离职当日或约定日期通过银行转账发放。

HR负责办理社保、公积金停缴手续（离职当月停保，次月办理转移或封存），并向员工提供《社保缴费证明》《公积金提取指南》等材料。

劳动合同解除与证明开具

双方协商一致解除劳动合同的，需签订《解除劳动合同协议书》，明确权利义务（如竞业限制、经济补偿等）。

企业为离职员工开具《离职证明》，注明劳动合同期限、工作岗位、离职日期等信息（不包含离职原因及评价），避免法律风险。

（四）离职原因分析与数据沉淀

信息收集与分类

HR通过《离职申请表》、离职面谈记录、部门反馈等渠道，收集员工离职原因，按“个人发展类”（如晋升机会少、职业规划调整）、“薪酬福利类”（如薪资低于市场水平、福利结构单一）、“工作环境类”（如团队氛围、管理方式）、“外部因素类”（如家庭搬迁、继续深造）等维度分类。

数据统计与趋势分析

每季度对离职数据进行汇总，填写《离职原因分析统计表》（见模板3），计算各原因类别占比、离职率（=离职人数/平均在职人数×100%），重点关注高离职率部门或岗位，结合企业近期管理变化（如制度调整、业务扩张）分析根本原因。

改进建议输出

HR根据分析结果，向管理层提交《离职分析报告》，提出针对性改进建议（如优化晋升通道、调整薪酬体系、加强团队建设等），并跟踪落实情况，形成“分析-改进-反馈”闭环。

三、核心工具表格

模板1：离职申请表

员工信息

员工编号：

所属部门：

岗位：

姓名*

入职日期：

劳动合同期限：

期望离职日期：

离职申请内容

□主动辞职□合同到期□协商解除□其他（请注明）：

离职原因简述

（可附页详细说明，如职业发展、薪资待遇、工作压力等）

审批意见

直属负责人签字：日期：部门负责人意见：签字：日期：人力资源部意见：签字：日期：总经理/分管副总意见：签字：日期：

员工确认

本人已知悉离职流程及交接要求，确认于_年_月____日正式离职。签字：日期：

模板2：工作交接清单

序号

交接项目

具体内容（含文件名称、账号密码、客户信息等）

数量

接收人

交接人签字

监交人签字

完成日期

1

工作文件

项目方案、会议纪要、数据报表等

-

*某

2

客户资源

客户清单、对接记录、未跟进事项

-

*某

3

系统账号

OA系统、CRM系统、内部邮箱等及权限说明

-

*某

4

办公用品

公司电脑（型号：______）、工牌、U盘等

-

行政部

5

待办事项

未完成项目进度、需跟进的合同/订单等

-

*某

备注

交接过程中如存在争议，由监交人协调解决；交接后接收人需3个工作日内复核，发觉问题及时反馈。

模板3：离职原因分析统计表（季度