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人力资源管理信息系统使用手册

引言

欢迎使用本公司人力资源管理信息系统（以下简称“系统”）。本手册旨在为人力资源部门及相关授权用户提供清晰、全面的系统操作指引，帮助您高效、准确地完成各项人力资源管理工作。

随着公司业务的不断发展和人力资源管理复杂度的提升，传统的手工操作和分散式管理已难以满足需求。本系统集成了员工信息管理、招聘、考勤、培训、绩效、薪酬等核心HR模块，致力于实现人力资源管理的数字化、流程化和智能化，从而提升工作效率、优化管理决策、改善员工体验。

请在使用系统前仔细阅读本手册，并将其作为日常操作的参考依据。我们相信，通过本系统的规范应用，您的人力资源管理工作将更加便捷与高效。

一、系统入门

1.1系统登录

您需通过公司内部网络环境访问系统。在浏览器地址栏输入系统指定的URL，进入登录界面。输入您的用户名（通常为员工工号）和初始密码（首次登录后请立即修改），通过验证码验证后，点击“登录”按钮即可进入系统主页。

为保障账户安全，请您妥善保管个人登录信息，切勿向他人泄露。建议定期更换密码，并避免使用过于简单或与个人信息相关的密码。

1.2系统界面概览

成功登录后，您将看到系统的主界面。通常，界面布局包括以下几个主要区域：

*顶部导航栏：包含系统的核心功能模块入口，如“组织管理”、“员工管理”、“招聘管理”等，方便您快速切换不同业务场景。

*左侧菜单栏：在选定顶部导航的某个模块后，左侧菜单会显示该模块下的具体功能项，引导您进行更细致的操作。

*主操作区：这是您进行数据查看、录入、编辑等操作的主要区域，根据您选择的功能不同，会显示相应的表单、列表或统计图表。

*个人中心/消息通知区：通常位于界面右上角，提供个人信息维护、密码修改、系统消息查看等功能。

花一点时间漫游一下系统界面，熟悉各个区域的布局和功能入口，将有助于您日后更高效地工作。

1.3个人设置与密码修改

为确保您的账户安全和个性化使用体验，请在首次登录后立即进行个人设置调整：

1.点击右上角的用户名或头像，在下拉菜单中选择“个人设置”或“账户安全”。

2.在“个人信息”页面，您可以查看并更新部分个人基本信息（注意：核心员工信息通常由HR管理员统一维护）。

3.在“密码修改”功能中，输入原密码，并设置新密码。新密码请遵循系统的安全策略（通常要求包含大小写字母、数字和特殊符号，且长度不低于一定位数）。

4.部分系统可能提供界面主题、语言等个性化设置，您可根据个人偏好进行调整。

二、核心功能模块详解

2.1组织管理

组织管理模块是构建公司人力资源架构的基础，主要用于维护公司的组织架构、部门信息及岗位体系。

*组织架构维护：在此功能下，您可以查看公司完整的组织树状结构图。HR管理员通常拥有调整组织架构的权限，如新增、合并、拆分部门，调整部门层级等。这些操作需谨慎进行，因其会影响到员工的部门归属及相关权限。

*部门信息管理：针对每个部门，您可以维护其详细信息，如部门名称、负责人、成立日期、部门职能描述、联系电话等。确保部门信息的准确性，有助于员工信息的准确归属和内部沟通。

*岗位管理：岗位是人力资源管理的基本单元。您可以在此模块下维护岗位信息，包括岗位名称、岗位编号、所属部门、岗位序列、岗位等级、任职资格要求、岗位职责描述等。完善的岗位信息是招聘、薪酬、绩效等模块有效运行的前提。

2.2员工信息管理

员工信息管理模块是系统的核心数据库，集中存储了企业所有员工的完整信息，是各项HR业务开展的基础。

*员工信息录入与维护：

*新增员工：当有新员工入职时，HR管理员需在此模块为其创建档案。需准确录入员工基本信息（如姓名、性别、出生日期、身份证号等）、入职信息（入职日期、合同类型、试用期限、所属部门、岗位等）、联系方式、教育背景、工作经历等。部分信息可通过模板导入，以提高效率。

*信息更新：员工信息发生变更时（如联系方式变更、职位变动、学历提升等），应及时在此模块进行更新。确保员工信息的时效性和准确性至关重要。

*员工异动管理：包括员工的内部调动、晋升、降职、离职、退休等业务流程的发起与跟踪。系统通常会提供标准化的流程，相关审批完成后，员工的信息会自动更新。

*员工信息查询与导出：您可以通过多种条件组合（如姓名、工号、部门、岗位等）快速查询特定员工的信息。系统支持将查询结果以Excel等格式导出，方便进行离线分析或报表制作。

*员工档案电子化：系统通常支持上传员工各类证明材料的扫描件或电子版（如身份证、学历学位证书、资格证书、劳动合同等），实现员工档案的电子化管理，便于查阅和长期保存。

2.3招聘管理

招聘管理模块旨在优化招聘流程，提高招聘效率，帮助企业吸引和选拔合适的人才。

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