行政工作审批流程模板提高工作效率.docVIP

适用范围与典型场景

流程详解：从申请到审批的全步骤

第一步：申请发起——明确需求，规范填写

责任人：申请人（发起部门员工或负责人）

操作说明：

登录公司行政管理系统（或填写纸质表单），选择对应审批事项类型（如“资源申请”“服务支持”等）。

填写核心信息：

申请人基本信息：姓名*、所属部门、联系方式（内部短号）；

申请事项：具体需求（如“预订3楼会议室2024年3月15日14:00-16:00，用于部门季度总结会”）；

事由与依据：简要说明申请原因（如“按季度工作计划安排”“现有设备故障需紧急维修”）；

需求明细：如涉及资源，需注明数量、规格、使用时间等（如“采购A4纸10包，型号70g”）；

附件：必要证明材料（如会议通知、设备故障检测报告、外部合作方资质文件等）。

提交后系统自动唯一“申请编号”（如“XZSP001”），供后续流程跟进。

第二步：部门初审——审核必要性，把控合规

责任人：申请人直属部门负责人

操作说明：

收到申请后1个工作日内，重点审核：

事项是否符合部门工作计划及公司制度要求；

需求是否合理（如资源申请是否重复、规格是否匹配实际需要）；

材料是否完整（附件是否齐全、信息是否准确）。

审核结果处理：

通过：“同意”，流转至下一环节（如行政部或相关部门）；

不通过：填写驳回理由（如“会议室时间冲突，建议调整至16:00后”“设备维修需先提交故障详情表”），退回申请人修改。

第三步：专业审核——跨部门协同，细化评估

责任人：行政部/相关职能部门（根据事项类型确定）

操作说明：

接到流转申请后1-2个工作日内，完成专业审核：

资源类申请（如会议室、车辆）：核查资源可用性（会议室预约系统、车辆调度记录）；

服务类申请（如维修、采购）：评估服务方案可行性、供应商资质（如适用）或维修优先级；

协作类申请（如跨部门活动）：协调涉及部门意见，确认资源支持范围。

审核结果反馈：

通过：确认具体执行细节（如“会议室已预留，请提前30分钟布置”“维修人员将于3月16日上午到场”），流转至审批负责人；

需调整：提出修改意见（如“采购预算超出标准，建议减少数量”“活动需增加安保方案”），与申请人沟通后调整。

第四步：领导审批——分级授权，把控决策

责任人：分管领导/公司管理层（根据事项重要性分级）

操作说明：

根据事项金额、影响范围确定审批层级（示例）：

一般事项（金额≤5000元，常规资源申请）：由部门负责人+行政部双签即可；

重要事项（5000元＜金额≤20000元，跨部门协作）：需分管副总审批；

重大事项（金额＞20000元，制度变更、重大项目支持）：需总经理审批。

审核重点：

是否符合公司战略或年度目标；

成本效益是否合理；

是否存在风险（如合规风险、资源冲突）。

审批结果：

批准：签署意见，流程流转至执行部门；

驳回：注明原因（如“预算未列入季度计划，需补充说明”），终止流程。

第五步：结果反馈与执行——闭环管理，及时落地

责任人：行政部/执行部门、申请人

操作说明：

审批通过后，行政部或执行部门1个工作日内通知申请人：

电子审批结果通过系统推送，纸质版表单加盖审批章后返回申请人；

明确执行安排（如“请于3月14日前提交会议室布置需求清单”“维修物料采购周期为3个工作日”）。

申请人按计划配合执行，执行过程中如有变更需重新发起审批。

第六步：归档留存——记录完整，便于追溯

责任人：行政部档案管理员

操作说明：

每月5日前，将上月已办结审批表（含电子版、纸质扫描件）按申请编号分类整理；

归档内容：完整审批表单、附件材料、执行结果记录（如会议室使用签到表、维修验收单）；

保存期限：常规事务保存2年，重要事务（如制度变更、重大项目）保存5年以上，保证可追溯。

模板示例：行政事务审批表单

申请编号

XZSP001

申请日期

2024年3月15日

申请人信息

姓名*

*

所属部门

市场部

联系方式（内部）

8888

申请事项

预订3楼会议室

事由与依据

市场部2024年Q1工作总结会，按部门年度计划执行

需求明细

时间：2024年3月15日14:00-16:00；人数：20人；设备：投影仪、麦克风2个

附件清单

会议议程（附件1）、参会人员名单（附件2）

审批流程记录

部门初审

负责人：*（市场部经理）意见：同意，按计划执行。日期：2024年3月15日

专业审核

部门：行政部审核人：*意见：会议室可预留，设备已调试完毕。日期：2024年3月15日

领导审批

审批人：*赵六（分管副总）意见：同意，请提前做好会议准备。日期：2024年3月16日

执行结果

会议室使用完毕，设备正常，会议纪要已于3月16日提交。执行人：*（行政部）日期：2024年3月16日

备注

关键要点：保证流程高效运行的注意事项