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固定资产采购审批标准流程指南

引言

固定资产作为企业生产经营和持续发展的重要物质基础，其采购行为的规范与高效，直接关系到企业资源的合理配置、成本控制乃至整体运营效率。为确保固定资产采购活动的合规性、经济性和必要性，明确各环节职责，提高审批效率，特制定本《固定资产采购审批标准流程指南》（以下简称“本指南”）。本指南旨在为企业内部所有固定资产采购活动提供清晰、统一的操作规范，适用于公司各部门及下属单位。

一、固定资产的定义与范围

本指南所称固定资产，通常指企业为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度，单位价值在规定标准以上，并在使用过程中保持原有物质形态的有形资产。具体范围包括但不限于：房屋建筑物、机器设备、运输工具、办公自动化设备、电子设备、仪器仪表等。各企业可根据自身规模及管理需求，进一步明确固定资产的价值标准和分类目录。

二、固定资产采购审批的基本原则

1.必要性原则：采购需求应基于实际业务发展需要，充分考虑现有资产的利用情况，避免重复购置和资源浪费。

2.经济性原则：在满足功能需求的前提下，综合考虑价格、质量、售后服务、使用寿命等因素，追求最优性价比。

3.合规性原则：采购行为及审批流程必须符合国家法律法规、公司内部规章制度及采购政策。

4.计划性原则：固定资产采购应纳入公司年度预算管理，优先从预算内安排。预算外采购需履行额外审批程序。

5.效益性原则：对于大额或关键设备，应进行必要的技术论证和投资效益分析，确保采购决策的科学性。

三、固定资产采购审批标准流程

（一）需求提出与初步论证

1.需求发起：由使用部门根据业务发展规划、生产经营需要或资产更新改造计划，填写《固定资产采购申请表》。申请表应详细注明拟采购资产的名称、规格型号、数量、预估单价、预估总价、主要技术参数、建议品牌（如有）、预计使用部门及地点、采购理由（包括现有资产状况、新购资产预期效益等）。

2.部门内部审核：需求部门负责人对本部门提出的采购申请的真实性、必要性进行初步审核。审核通过后，提交至相关技术或专业部门（如适用）进行技术可行性论证。

3.技术可行性论证：对于技术含量较高、专业性较强的设备，应由公司技术部门或指定的专业人员对设备的技术参数、兼容性、先进性、维护保养等方面进行评估，出具技术审核意见。

（二）采购计划编制与审核

1.汇总与初步平衡：采购部门（或资产管理部门）汇总各部门的采购需求，结合公司年度固定资产投资预算、现有资产存量及配置标准，进行初步的资源平衡与计划编制。

2.预算符合性审查：财务部门对采购申请的预算符合性进行审查。预算内项目，核实预算额度；预算外项目，需说明原因并按预算外审批流程处理。

3.采购计划审批：编制完成的固定资产采购计划，按审批权限逐级上报审批。审批通过的采购计划将作为后续采购执行的依据。

（三）采购方式确定与执行

1.采购方式选择：根据采购金额、物资特性及公司采购政策，确定合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。具体采购方式的适用条件和审批权限应在公司采购管理制度中明确。

2.供应商选择与询价/招标：

*采购部门根据确定的采购方式，组织开展供应商寻源、资格审查、询价、比价、议价或招标等工作。

*对于大额或重要采购，应至少获取三家及以上合格供应商的报价或投标文件。

*建立供应商评估机制，综合考虑其资质、信誉、产品质量、价格、交货期及售后服务等因素。

3.合同签订：确定中标或成交供应商后，由采购部门（或法务部门协助）与供应商签订书面采购合同。合同内容应包括：标的、数量、质量、价格、交货期、付款方式、验收标准、违约责任、售后服务等关键条款。合同签订前需履行相应的法务审核和审批程序。

（四）采购执行与过程管理

1.订单下达：采购合同签订生效后，采购部门向供应商下达正式采购订单，明确交货细节。

2.履约跟踪：采购部门负责跟踪供应商的生产、发货、运输等履约情况，确保资产按期、按质、按量送达。

（五）验收与入库

1.到货通知与初步查验：资产到货后，采购部门通知需求部门、资产管理部门（或仓库）及相关技术人员共同进行验收。首先对包装、外观、数量等进行初步查验。

2.安装调试（如适用）：对于需要安装调试的设备，由供应商负责安装调试，相关部门配合，并对安装调试结果进行确认。

3.性能与质量验收：依据采购合同、技术协议及国家或行业标准，对资产的性能指标、技术参数、质量状况等进行实质性验收。必要时可进行试运行。

4.验收报告：验收合格后，由验收小组共同签署《固定资产验收单》，详细记录验收情况。验收不合格的，应及时通知供应商，协商处理方案（如退货、换货、维修等）。

5.入库登记：验收