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企业采购申请标准化流程工具

一、适用范围与常见应用场景

本工具适用于各类企业内部的采购申请管理，旨在规范采购流程、明确责任分工、提升采购效率。常见应用场景包括：

日常办公物资采购：如文具、耗材、设备配件等常规性、低值易耗品的采购需求；

生产运营物资采购：如原材料、零部件、生产设备等保障生产经营的物资补充；

项目专项采购：如研发项目所需仪器、市场活动所需物料等临时性、专项性采购；

服务类采购：如咨询、培训、维修等服务的采购申请（需与服务采购流程衔接）。

二、标准化操作流程详解

第一步：需求确认与申请发起

发起人：各部门根据实际工作需要，由需求部门负责人指定专人（如部门专员）作为采购申请发起人；

需求确认：发起人需明确采购物品/服务的具体用途、数量、规格参数及期望交付时间，保证需求真实、必要；

发起申请：通过企业采购管理系统或纸质《采购申请单》提交申请，填写基础信息（申请部门、申请人、联系方式、申请日期等），并标注采购类型（日常/项目/应急）。

第二步：采购申请单填写规范

发起人需完整填写以下核心信息，保证内容准确、无遗漏：

采购目的：简要说明采购物品/服务的用途（如“补充办公用打印机硒鼓”“项目实验试剂采购”）；

明细信息：逐项列明采购物品/服务的名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价（若为服务类，需说明服务内容、服务周期）；

预算来源：明确对应的预算科目（如“办公经费”“研发专项预算”）及预算编号；

附件材料：根据采购类型补充必要材料，如项目采购需附项目立项批复、大额采购需附市场调研报价单（至少3家供应商比价）。

第三步：部门内部审核

审核人：需求部门负责人（如部门经理）；

审核内容：

采购需求的合理性（是否符合部门工作计划，是否存在重复采购）；

预算匹配度（申请金额是否在部门预算额度内，预算科目是否正确）；

明细信息的完整性（规格、数量、用途是否清晰）。

审核结果：通过则签字确认；不通过则注明原因并退回申请人修改。

第四步：跨部门协同审核

根据采购金额及类型，需以下部门依次审核：

财务部门审核（由财务专员负责）：

预算合规性（是否超预算，预算调整流程是否符合规定）；

资金支付安排（是否涉及预付款，付款节点是否合理）。

采购部门审核（由采购主管负责）：

采购方式合理性（根据金额确定询价、招标或单一来源采购）；

供应商管理（是否在合格供应商名录内，新供应商准入流程是否符合要求）。

第五步：最终审批与授权

审批权限划分（根据企业规模及金额设定，示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人+采购部门双审批；

5000元＜金额≤20000元：需求部门负责人+财务部门+采购部门联合审批；

金额＞20000元：需增加分管领导（如副总经理）及总经理（如总经理）审批。

审批结果：通过后《采购任务通知书》，交由采购部门执行；驳回则说明原因，流程终止。

第六步：采购执行与进度跟踪

采购部门操作：根据审批结果启动采购，通过询价、招标等方式确定供应商，签订采购合同（若需），并将供应商信息、合同副本反馈至申请人；

申请人配合：提供必要的技术参数对接，协助采购部门确认供应商资质，跟踪订单交付进度。

第七步：验收与确认

验收组织：采购物品/服务到货后，由需求部门牵头（可邀请采购部门、财务部门参与），按照申请单规格及合同约定进行验收；

验收内容：数量核对、质量检测、功能验证（如设备需试运行）、服务成果确认（如培训需签到表、满意度反馈）；

验收结果：合格则签署《采购验收单》，不合格则注明问题并反馈采购部门联系供应商退换货。

第八步：资料归档

归档责任：采购部门负责汇总全套资料，包括《采购申请单》《审批记录》《供应商报价单》《采购合同》《验收单》《发票复印件》（若有）等；

归档要求：纸质资料需分类装订、标注编号，电子资料需至企业档案系统，保存期限不少于3年。

三、采购申请单模板（示例）

采购申请单

编号：CG-2024-X

申请部门

申请人

（姓名）

采购类型□日常□项目□应急

预算科目

采购目的

紧急程度□普通□紧急（需说明原因：_________________）

采购明细

序号

物品/服务名称

1

2

合计金额

（大写）____________________元整；（小写）￥_____________

附件清单□市场调研报价单□项目立项批复□技术参数要求□其他：_________________

审批意见

部门负责人

签字：____________日期：______

分管领导

签字：____________日期：______

四、使用过程中的关键要点

信息填写完整性与准确性：所有字段（尤其是规格、数量、预算科目）需真实、清晰，避免因信息不全导致审批延误或采购错误；

审批流程的规范性：严格按照权限划分逐级审批，不得跳过审核环节或逆