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采购管理标准化流程模板：供应商选择与成本控制版

一、适用范围与典型应用场景

常规采购：生产用原材料、日常办公用品的供应商筛选与价格管控；

项目采购：新建/技改项目中设备、工程服务的供应商选择与成本优化；

新供应商引入：首次合作供应商的资质审核与成本评估；

现有供应商优化：定期对合作供应商进行绩效评价与成本renegotiation。

二、标准化操作流程详解

（一）采购需求确认与成本目标设定

操作内容：

需求部门发起：需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的规格、数量、质量标准、交货期及预算上限，经部门负责人*经理签字确认。

成本目标拆解：采购部联合财务部、需求部门，根据历史采购数据、市场价格波动趋势、行业标准成本等，制定本次采购的成本控制目标（如目标成本价、成本降低率），并记录在《采购成本目标设定表》中。

责任岗位：需求部门专员、采购部经理、财务部成本会计。

输出成果：《采购需求申请表》《采购成本目标设定表》。

（二）供应商寻源与初步筛选

操作内容：

寻源渠道：通过企业合格供应商库、行业展会、公开招标平台、行业协会推荐等多渠道收集供应商信息，保证寻源范围覆盖至少3家潜在供应商。

初步筛选：采购部根据《供应商资格预审标准》（包括营业执照、行业生产/经营许可证、相关资质认证如ISO9001、过往合作业绩、财务状况等），对收集到的供应商进行初步筛选，剔除不符合基本资质的供应商，形成《潜在供应商清单》。

责任岗位：采购部寻源专员、采购部经理。

输出成果：《潜在供应商清单》。

（三）供应商资质深审与现场考察

操作内容：

资质文件审核：对《潜在供应商清单》中的供应商，要求其提供近3年财务报表、产品/服务认证证书、客户案例、售后服务承诺等文件，采购部联合法务部、质量部审核文件真实性与有效性，形成《供应商资质审核报告》。

现场考察（必要时）：对金额较大（如单笔采购超50万元）或关键物料的供应商，组织跨部门考察小组（含采购、质量、技术、生产人员），实地考察其生产场地、工艺流程、质量控制体系、仓储物流能力等，填写《供应商现场考察评分表》，重点关注与成本控制相关的环节（如生产效率、废品率、能耗水平）。

责任岗位：采购部专员、法务部专员、质量部专员、技术部工程师、考察小组组长。

输出成果：《供应商资质审核报告》《供应商现场考察评分表》。

（四）询价/招标与成本数据收集

操作内容：

询价/招标方式确定：根据采购金额与品类，选择询价（小额/标准化产品）、竞争性谈判（复杂/非标产品）或公开招标（大额/关键设备）。

报价收集与整理：向通过资质审核的供应商发放《询价单》或《招标文件》，要求其注明报价有效期、详细成本构成（原材料、加工、物流、税费等）、付款条件、交货周期等。采购部收集报价后，整理形成《供应商报价对比表》，重点对比各供应商的成本结构与总价差异。

责任岗位：采购部专员、招标小组（含采购、财务、需求部门代表）。

输出成果：《询价单/招标文件》《供应商报价对比表》。

（五）供应商综合评估与选择

操作内容：

评估指标设定：建立多维度评估体系，包括：

价格成本（40%）：报价与目标成本的偏差率、成本构成的合理性；

质量保障（25%）：质量认证、过往合格率、客诉处理能力；

交付能力（20%）：交货期准时率、产能弹性、物流方案；

服务与协同（15%）：售后服务响应速度、技术支持、配合度。

综合评分与决策：由评估小组（采购、质量、技术、财务、需求部门）根据《供应商综合评估打分表》对候选供应商打分，得分最高者为推荐供应商。若价格占比过高导致质量/服务风险，需启动二次谈判或调整供应商组合。

责任岗位：评估小组组长、各部门评估代表。

输出成果：《供应商综合评估打分表》《供应商选择报告》。

（六）谈判与合同签订

操作内容：

成本谈判：与推荐供应商就价格、付款周期、批量折扣、成本优化措施（如共同改进工艺降低原材料损耗）等进行谈判，保证最终价格不高于目标成本，并达成成本控制承诺（如年度降价幅度）。

合同拟定与审批：法务部根据谈判结果拟定《采购合同》，明确标的物规格、价格、质量标准、交付条款、违约责任、成本调整机制（如原材料价格波动超过±5%时重新定价）等，经采购部经理、财务部经理、总经理*审批后签订。

责任岗位：采购部谈判专员、法务部专员、采购部经理、财务部经理、总经理。

输出成果：《采购谈判记录》《采购合同（最终版）》。

（七）采购执行与成本监控

操作内容：

订单下达：采购部根据合同签订结果，向供应商下达《采购订单》，同步抄送财务部、需求部门、仓库。

成本动态跟踪：在执行过程中，若出现原材料价格波动、汇率变化、供应商成本异常（如突然要求加价）等情况，采购部需及时启动成本预警，与供应商协商调整方案，并记录在《采购成本异常处理表》中。

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