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办公室文件归档与存储管理标准模板

一、适用范围与典型应用场景

日常办公文件：会议纪要、工作计划、请示报告、内部通知等需长期保存的常规文件；

专项工作文件：项目立项材料、实施方案、过程记录、结题报告等全周期项目文件；

人事管理文件：员工入职登记表、劳动合同、绩效考核记录、培训档案等人事档案；

制度规范文件：公司章程、管理制度、流程文件、修订记录等体系性文件；

历史档案整理：往年已办结文件、年度总结、审计报告等需系统性归档的历史资料。

二、文件归档与存储全流程操作指引

（一）文件收集：明确范围与责任主体

收集范围界定

按文件类型收集：包括但不限于正式公文（红头文件、便函）、业务单据、合同协议、会议记录、图表数据、电子文档（含邮件、扫描件、系统导出数据）等；

按时效性收集：日常工作中实时产生的文件需在3个工作日内完成初步整理，月末/季末/年末集中对当期文件进行全面梳理。

责任分工

文件形成部门为收集责任主体（如行政部负责会议纪要，项目部负责项目文件），指定专人（如部门文秘*）负责本部门文件收集；

档案管理员*负责统筹协调，定期提醒各部门按时提交文件，对收集不全的文件进行跟踪催办。

（二）文件分类：建立科学分类体系

一级分类：按部门/职能划分

例如：行政类、人事类、财务类（不含涉密财务数据）、项目类、业务支持类、综合管理类等。

二级分类：按文件性质/主题划分

以“行政类”为例：可分为“会议管理”“公文流转”“印章管理”“资产管理”等；

以“项目类”为例：可分为“立项审批”“过程管控”“验收结项”“成果归档”等。

三级分类：按时间/形式划分

按年度/季度/月度划分（如“2024年度行政类-会议管理”）；

按文件形式划分（如“纸质文件”“电子文件”“影像资料”）。

（三）文件编码：统一规则与唯一标识

编码结构

格式：部门代码-二级分类代码-年度-流水号；

示例：XZ-HY-2024-001（行政部-会议管理-2024年-第1号文件）。

代码规则说明

部门代码：用2位大写字母表示（如行政部“XZ”、人事部“RS”），由档案管理员*统一编制并公示；

二级分类代码：用2位大写字母表示（如会议管理“HY”、公文流转“GW”），各部门可结合实际需求制定，报档案管理员*备案；

年度：用4位数字表示（如“2024”）；

流水号：用3位阿拉伯数字表示，每年从“001”起重新编号。

编码标注

纸质文件：在文件首页右上角用铅笔标注编码，骑缝处加盖“归档章”（含编码、归档日期、责任人等信息）；

电子文件：在文件名首部添加编码（如“XZ-HY-2024-001_2024年度第一次行政工作会议纪要.docx”），并在文件属性中填写编码信息。

（四）文件整理：规范格式与装订要求

纸质文件整理

检查文件完整性：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，保证无缺页、无破损（破损文件需及时修复）；

统一格式：A4纸双面打印（特殊文件除外），页码用铅笔标注在右下角（单页文件不标注）；

装订方式：左侧胶装，厚度超过1cm的文件需拆分为多个分册并标注分册号（如“共2册第1册”）。

电子文件整理

格式规范：文字类文件优先保存为PDF格式（防止格式篡改），表格类文件保存为Excel或PDF，图片类文件保存为JPG/PNG（分辨率不低于300DPI）；

文件夹结构：按“编码-文件名称-日期”建立层级文件夹（如“XZ-HY-2024-001\2024年度第一次行政工作会议纪要）；

元数据填写：在电子文件中嵌入作者、创建日期、修改日期、编码等元数据信息，保证可追溯。

（五）文件存储：保障安全与便捷取用

纸质文件存储

存放位置：按部门-分类-年度顺序存入专用档案柜，档案柜张贴标签（如“行政类-会议管理-2024年”），标签字体统一为黑体、字号四号；

环境要求：档案室需保持干燥（湿度40%-60%）、通风（温度14-24℃），配备防火、防虫、防盗设施，定期检查（每月由档案管理员*记录检查情况）；

存放间距：文件与柜壁间距≥5cm，层间距≥10cm，避免挤压变形。

电子文件存储

本地存储：部门内部文件存储在指定服务器文件夹，设置读写权限（仅部门负责人及档案管理员可修改）；

备份要求：电子文件需定期备份，每日增量备份、每周全量备份，备份介质（移动硬盘、云盘）由档案管理员*统一管理，异地备份存放；

权限管理：根据文件密级设置访问权限（如公开级、内部级、保密级），保密级文件需加密存储，仅授权人员可查阅。

（六）文件借阅：规范流程与责任追溯

借阅申请

内部借阅：填写《文件借阅登记表》（见模板1），注明借阅人、部门、文件编码、借阅事由、借阅期限（最长不超过7个工作日），经部门负责人审批后提交档案管理员；

外部借阅：需额外注明借阅单位、用途，并经公司分管领导*审批，必要时签订《文件保密协议》。