销售合同评审及签署电子化平台.docVIP

销售合同评审及签署电子化平台通用工具模板类内容

一、适用业务场景

本电子化平台适用于企业销售合同全生命周期管理，具体场景包括：

内部合同评审协同：销售部门发起合同后，需法务、财务、业务负责人等多部门评审，通过平台实现并行审批、意见留痕，避免线下传递效率低、流程不透明问题。

跨区域客户签约：针对异地客户，支持通过平台进行电子签署（如手写签章、时间戳），无需纸质文件邮寄，缩短签约周期。

合同版本与进度跟踪：实时查看合同所处节点（草稿、评审中、待签署、已签署、已归档），避免因版本混乱导致的条款争议。

历史合同查询与追溯：已归档合同支持按合同编号、客户名称、签署时间等条件检索，便于后续审计或业务复盘。

二、平台操作流程

1.合同创建与信息录入

操作人：销售专员*

操作步骤：

（1）登录平台“合同管理”模块，“新建合同”，选择合同类型（如标准销售合同、定制化合同）。

（2）填写合同基础信息：合同编号（系统自动或按规则手动录入）、合同名称（需体现客户名称及核心标的，如“公司-产品采购合同”）、客户信息（名称、统一社会信用代码、联系人及电话）、合同金额（含大写）、签订日期、交付周期、付款方式等关键条款。

（3）合同附件：包括产品规格书、技术协议、报价单、双方资质文件等，支持PDF、Word、Excel格式，单个附件不超过50MB。

（4）保存草稿：若信息未完整填写，可“保存草稿”，后续继续编辑；确认信息无误后，“提交评审”。

2.多部门评审流程

操作人：法务专员、财务经理、业务负责人*

操作步骤：

（1）评审任务分配：销售专员提交后，系统根据预设规则自动分配评审节点（如法务→财务→业务负责人），或由销售手动指定评审人。

（2）法务评审：重点审核合同条款合法性、违约责任、知识产权、争议解决方式等。法务专员*在“评审意见”栏填写修改建议（如“建议增加不可抗力条款”），“通过”或“驳回”（驳回需注明原因，合同退回销售专员修改）。

（3）财务评审：审核合同金额与报价一致性、付款节点与公司财务政策匹配度、客户信用额度等。财务经理*确认无误后“通过”，若存在回款风险，可标注“需补充担保协议”并退回。

（4）业务负责人评审：核对交付能力、客户需求与合同条款一致性、业绩指标影响等。业务负责人*综合前两轮评审意见，最终确认“通过”或“终止”（终止需说明理由，同步通知销售专员）。

（5）评审汇总：所有评审节点通过后，系统《合同评审意见汇总表》，自动标记各环节评审结果及修改记录，同步给销售专员。

3.电子签署与生效

操作人：销售专员、客户授权代表

操作步骤：

（1）合同定稿：销售专员根据评审意见修改合同，确认最终版本后，“签署版”，系统自动添加平台电子水印（含合同编号、时间）。

（2）发起签署：选择签署方式（如“双方同时签署”或“我方先签”），填写客户方签署人信息（姓名、职务、手机号，用于接收签署），发送签署通知（短信或邮件，通知内容仅含签署及验证码，不泄露合同详情）。

（3）客户签署：客户授权代表*，通过人脸识别或手机验证码登录，在线查看合同全文，确认无误后使用手写签名或企业数字签章完成签署，系统自动带时间戳的《电子签署凭证》。

（4）我方签署：客户签署后，系统自动推送待办给销售专员*，由销售负责人或授权代表完成我方签署，签署状态更新为“已生效”。

4.合同归档与查询

操作人：销售专员、档案管理员

操作步骤：

（1）自动归档：合同生效后，系统自动将签署版合同、评审意见汇总表、电子签署凭证等文件打包，按“客户名称-合同编号-签署日期”规则存储至“合同档案库”。

（2）手动归档：若涉及线下补充协议，由销售专员扫描件，关联至主合同档案。

（3）权限查询：销售专员可查询本人负责的合同；档案管理员*拥有全库查询权限，支持按合同状态（待归档/已归档）、签署时间、客户名称等条件筛选，导出合同清单或关键信息。

三、核心模板表格

表1：销售合同评审流程跟踪表

合同编号

合同名称

客户名称

发起人

当前节点

法务评审（人/意见/时间）

财务评审（人/意见/时间）

业务评审（人/意见/时间）

状态

XS-2024-001

设备采购合同

A科技有限公司

*

已生效

*：通过（2024-03-0110:30）

*：通过（2024-03-0114:20）

赵六*：通过（2024-03-0116:00）

已签署

XS-2024-002

软件服务合同

B商贸有限公司

周七*

财务评审中

*：需修改付款周期（2024-03-0209:15）

——

——

评审中

表2：电子签署确认单

合同编号

合同名称

签署方

签署人

职务

签署时间

签署方式

电子签章编号

凭证编号

XS-2024-001

设备采购合同

甲方（我方）

吴八*

销售总监

2024-03-0309:00

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