企业行政物资采购计划及审批模板.docVIP

企业行政物资采购计划及审批模板

一、模板适用场景与对象

本模板适用于各类企业（含中小微企业、集团化企业）的行政物资采购管理场景，具体包括但不限于：

日常办公物资采购：如文具、纸张、办公耗材（打印机墨盒、硒鼓）、办公设备（电脑、打印机、投影仪）等；

行政后勤物资采购：如清洁用品、安防设备（监控、门禁）、绿植、饮用水、员工福利物资（节日礼品、劳保用品）等；

活动与会议物资采购：如年会、团建、培训、客户接待所需物料（背景板、礼品、餐饮等）；

紧急维修与维护物资采购：如办公设施（水电、空调）维修配件、网络设备故障替换件等。

适用对象：企业行政专员/主管、各部门物资需求申请人、采购部负责人、财务部负责人、分管行政/采购的副总经理及总经理等审批人员。

二、采购计划及审批全流程操作指引

（一）第一步：需求提出与初步审核

需求发起：各部门（含行政部自身）因工作需要采购行政物资时，由部门专员填写《行政物资需求申请表》（见表1），明确以下信息：

物资名称、规格型号、品牌（如有特殊要求）、数量、预估单价、总价；

需求用途（简要说明使用场景，如“行政部日常办公用”“销售部客户接待用”）；

需求日期（希望到货的时间）；

申请人及部门负责人签字。

部门初审：部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，重点确认：

是否为日常工作必需物资（非冗余、非非必要需求）；

数量是否匹配实际工作规模（如避免过量采购导致积压）；

预估单价是否符合市场常规（可参考历史采购价格或询价初步判断）。

审核通过后，部门负责人在《需求申请表》签字确认，提交至行政部。

（二）第二步：采购计划汇总与分类

需求汇总：行政专员在收到各部门《需求申请表》后，1个工作日内完成汇总，按“办公物资”“后勤物资”“活动物资”“维修物资”等类别分类整理，填写《行政物资采购计划汇总表》（见表2），内容包括：

各部门需求明细（物资名称、数量、预估总价）；

按类别统计的需求数量及总金额；

本月/季度采购总预算（如有预算需标注预算编号）。

预算核对：行政部负责人核对汇总后的采购总金额是否在部门预算范围内，若超预算，需在《汇总表》中标注“超预算说明”，并提前与财务部沟通预算调整事宜。

（三）第三步：采购计划审批

分级审批流程：根据采购金额及物资类型，按以下权限逐级审批（企业可根据自身规模调整审批层级）：

小额采购（单笔金额≤5000元）：部门负责人→行政部负责人→财务部负责人；

中等金额采购（5000元＜单笔金额≤20000元）：部门负责人→行政部负责人→财务部负责人→分管行政/采购的副总经理；

大额采购（单笔金额＞20000元）：部门负责人→行政部负责人→财务部负责人→分管行政/采购的副总经理→总经理。

审批要点：

审批人需重点关注“需求必要性”“预算匹配性”“规格型号合理性”；

对紧急采购（如突发维修需当天到货的物资），可启动“紧急审批流程”，由行政部负责人同步口头通知审批人，事后24小时内补签纸质审批单；

审批意见需明确“同意”“不同意”或“同意，但调整项”（如调整数量、降低规格等），并签字注明日期。

（四）第四步：采购执行与跟进

供应商选择：采购部根据审批通过的《采购计划汇总表》，按照“货比三家、质优价廉”原则选择供应商：

常规物资（如文具、清洁用品）：可从企业《合格供应商名录》中选择2-3家比价；

大额/特殊物资（如办公设备、定制礼品）：需组织询价（至少3家供应商），提供报价单及产品参数，由行政部、需求部门共同评审，确定最终供应商。

下单与合同签订：

小额采购可直接下单，采购专员填写《采购订单》（需注明供应商信息、物资明细、单价、交货期、付款方式等），经采购部负责人签字后发给供应商；

大额采购（＞20000元）需签订采购合同，合同需明确质量标准、交货时间、违约责任等条款，由法务部（如有）审核后，双方签字盖章。

进度跟踪：采购专员负责跟踪订单执行进度，保证物资按需求日期到货；若延迟到货，需及时与供应商沟通原因，并向行政部负责人及需求部门反馈预计到货时间。

（五）第五步：物资验收与入库

到货验收：物资到货后，由行政部专员、需求部门专员共同验收，重点检查：

物资名称、规格型号、数量是否与采购订单一致；

质量（如是否为正品、有无破损、功能是否正常）；

供应商资质（如发票、保修卡、合格证等是否齐全）。

入库登记：验收合格后，行政部专员填写《行政物资入库登记表》（见表3），登记物资名称、入库日期、数量、规格、存放位置、保管人等信息，并更新《行政物资台账》（电子+纸质）。

问题处理：若验收不合格（如数量不符、质量瑕疵），采购专员需在2个工作日内联系供应商退换货，保证需求部门正常使用。

（六）第六步：付款与档案归档

付款申请：采购专员凭《采购订单》《验收单》《发票》等原始凭证，填写《付款申请单》，按财务制度流程申请付款